要員管理ツールとは？200名の要員管理に成功したSES事業者が解説

東京・茨城の2拠点、関東を中心に約200名の要員を擁する弊社には、要員管理や要員管理ツールの活用に関するご相談が数多く寄せられています。

製造業における現場の要員不足対策や代替要員の補填、適正な要員計画・要員戦略の策定をはじめ、SES事業におけるExcel（エクセル）での要員管理からの脱却や、案件先へのエンジニア追加提案といった高度な管理手法まで、抱える課題は様々です。

本記事では、特にご相談の多い以下の方々に向けて、Excel管理の限界と要員管理ツールを活用した課題解決策をわかりやすく解説します。

• 製造業の経営者・管理職の方（現場の人手不足対応・要員計画の適正化にお悩みの方）
• SES事業の経営者・営業責任者の方（エンジニアの稼働可視化・追加アサインの提案にお悩みの方）

現場でよく寄せられる具体的なお悩みやご相談内容から、解決のポイントを見ていきましょう。

現場から寄せられる「要員管理」の2大課題

1. リソース計画の形骸化と調整難度「要員計画通りに要員調整が進まず、要員ヒストグラム（山積み表）で見ると年間を通じて『過剰割り当て』か『遊休（手すき）状態』の二極化が起きている。スムーズに要員調整を行える要員管理ツールを導入したい。」
2. Excel管理の限界と工数の肥大化「エンジニアが100名を超えたあたりから、Excelでのスキルシート更新・修正作業が限界を迎えた。SE（技術者）のスキルマップや稼働状況をクラウドで一元化し、可視化できるSaaS型の要員管理システムを探している。」

25年以上のSES事業実績に基づき「要員管理ツールの選び方・解決策」を解説

弊社（株式会社エフ・ディー・シー）は1997年の創業以来、25年以上にわたりSE要員の適正配置・可視化を推進し、SES事業を成長させてまいりました（※東京・茨城の2拠点、グループ社員数約200名体制）。

本記事では、自社での実務経験と数多くの企業様のご相談対応から得た知見をもとに、要員体制の課題を根本から解決するための「要員管理ツールの選び方と活用法」についてわかりやすく弊社佐々木舞美が解説いたします。

要員管理とは？

要員管理とは、プロジェクトの成功に向けて、必要なスキルや経験を持つ適切なメンバーを選定し、配置（アサイン）する一連のマネジメント業務のことです。

プロジェクトマネジメントの世界基準である「PMBOK（ピンボック）」において、プロジェクトの最大の目的はQCD（高品質・低コスト・納期厳守）の達成とされています。

要員管理は、PMBOKが定める10の知識エリアの中でも、特に以下の5つの領域と密接に関連しており、プロジェクトの成果を左右する極めて重要な要素です。

PMBOKにおける要員管理が影響を与える5つの領域

• 資源マネジメント（旧：人的資源マネジメント）： 最適なプロジェクト組織の編成・育成・人員配置を行う
• 調達マネジメント： 外部から必要なITエンジニアや専門人材を選定・契約・調達する
• コストマネジメント： 人件費や稼働工数を適正化し、予算内でプロジェクトを完了させる
• 品質マネジメント： 適切なスキルを持つ要員を割り当て、目標とする成果物の品質を担保する
• リスクマネジメント： 人員の不足・スキルのミスマッチによる遅延や炎上といった不確実性を防ぐ

大規模プロジェクトや要員数の多い現場を継続して黒字化させている優秀なPM・PL・PMOの多くは、直感やExcelだけに頼らず、要員管理ツールを活用してこれら5つの領域をシステム上で効率的に可視化・コントロールしています。

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要員管理を行う目的

要員管理の最大の目的は、事業内で進行する各プロジェクトの目標（QCD：品質・コスト・納期）を確実に達成することです。

プロジェクト管理ツールに「要員管理機能」が標準的・オプションとして搭載されているケースが多いのも、プロジェクトの成功には「人的資源」「調達」「コスト」「品質」「リスク」という主要な領域をコントロールする要員管理が不可欠だからです。

効率的な要員管理を行うことで、リソースの過不足を防ぎ、プロジェクトの遅延やコストオーバーのリスクを未然に回避できます。

「要員管理」と「人員管理」の違いとは？

「要員管理」と似た言葉に「人員管理」がありますが、両者は「目的・対象範囲・主担当者」が明確に異なります。

比較項目	要員管理	人員管理
主な目的	個別のプロジェクト目標（QCD）の達成	企業・事業全体の目標達成と組織維持
対象範囲	案件・プロジェクト単位の短期〜中期リソース	企業全体の中長期的な人材構成・配置
主な担当者	プロジェクトマネージャー（PM/PL）、SES営業責任者	人事部、経営層、人事採用担当者
主な管理内容	スキルマッチング、アサイン調整、稼働率の可視化	採用・配置転換、人事評価、組織マネジメント

一言で言えば、「プロジェクト単位の最適化を図るのが要員管理」であり、「企業全体の組織構築を図るのが人員管理」という違いがあります。

実務においては、直感や複雑なExcelに頼るのではなく、適切な要員管理ツールを活用してプロジェクトごとの要員状況を可視化することが、現場の混乱を防ぎプロジェクトを成功へ導く鍵となります。

プロジェクトの要員戦略・要員計画がうまくいかない主な原因

要員戦略や要員計画が計画通りに進まない最大の原因は、「使用している要員管理ツール（管理手法）が、現場の課題にマッチしていないこと」にあります。

特に多くのSES企業では、日々膨大な案件情報を収集しているにもかかわらず、従来の要員管理システムやExcel運用では「空き要員（遊休状態のエンジニア）をリアルタイムに把握し、保有スキルに合致する案件へ迅速にアサインする機会」を逃してしまっています。

要員計画が破綻してしまう具体的な失敗パターンとして、まず挙げられるのが「Excel（エクセル）による要員管理」です。

要員計画の失敗事例①：Excel（無料テンプレート）での要員管理

結論から申し上げると、要員数（エンジニア数）が100名以上の企業において、Excelだけで要員計画を正しく運用・成功させているケースはほぼありません。

本来、要員管理の目的は「プロジェクトの目標達成（黒字化や品質維持）」であるはずです。しかし、要員計画で失敗している企業の多くは、管理手法の選定基準が「コストをかけず無料のExcelでなんとかする」という手段の目的化に陥ってしまっています。

Excel管理が引き起こす主な弊害

• マクロや関数の複雑化（ブラックボックス化）： 無料のテンプレートや関数を無理にカスタマイズして運用するため、ファイルを作成・管理する特定の担当者しか扱えなくなる
• リアルタイム性の欠如： 手作業による更新遅れが発生し、最新のスキル情報や稼働予定が関係者間で共有されない
• 膨大な工数の無駄（現場の疲弊）： 100名以上のスキル・稼働調整を手入力で行うため、担当者の業務負担が爆発的に増加する

無料のExcel運用にこだわり続ける状態は、変化の激しいIT業界において「いまだにガラケーやポケベルで複雑な業務連絡を行わせている」ようなものであり、生産性の大幅な低下を招く大きな要因となっています。

無料Excelテンプレートで作成した要員管理の5大デメリット（非効率の連鎖）

無料のExcelテンプレートを独自カスタマイズして作った要員管理シートの運用は、以下のように営業現場で無数の「ムダな工数」を発生させます。

1. ファイル共有の工数： 複数いる営業マンや経営層へ、最新のExcelファイルを毎回手動で配布・共有する
2. スキル照合の工数： 案件要件とエンジニアの保有スキルをExcel内で一つひとつ目視で照合する
3. 個別打ち合わせの工数： 各営業マンと個別に電話や会議で空き要員状況を確認・調整する
4. 提案資料作成の工数： スキルシートから手動で転記し、クライアント向け提案資料を作成する
5. 進捗確認の工数： 並行提案（進捗状況）を把握するため、再度集まって打ち合わせを行う

非効率な営業業務が招く「最悪の末路」

こうしたアナログで非効率な営業フローを繰り返した結果、クライアントから「他社で要員が確定しました」という連絡が届き、気づけば新しい月を迎えてまた1人、空き要員（遊休エンジニア）が増えてしまう……という悪循環に陥ります。

さらに深刻なのが「営業業務の属人化」です。

システム開発・SES業界に身を置きながら自社の業務がクラウド化されていない企業では、案件・要員情報が担当営業の「頭の中」や「個人のExcel」に閉じたままになりがちです。その結果、担当営業の退職によって情報がブラックボックス化し、会社全体が緊急事態に陥るというケースも少なくありません。

実際に弊社へお問い合わせいただくSES企業の経営者様からも、「もうこのような苦い体験は繰り返したくない」「早急に要員管理ツールを導入してクラウド化したい」という切実なご相談を多数いただいております。

以上が、「要員計画の失敗事例①：Excelでの要員管理ツール運用による疲弊と限界」です。

要員計画の失敗事例②：Salesforce（汎用SFA）での要員管理

「クラウドDXで業務効率化」といった広告コピーに惹かれ、自社の業務課題に合わないツールを選定してしまうケースも、要員計画における典型的な失敗パターンです。

特に、知名度の高いSalesforce（セールスフォース）などの一般的な営業支援ツール（SFA）を「要員管理ツール」として導入し、運用に行き詰まるケースが非常に多く見られます。

なぜ汎用SFA（営業支援ツール）では要員管理がうまくいかないのか？

最大の理由は、汎用SFAが「IT・システム開発業界（SES）や製造業特有の、ニッチで複雑な要員管理の仕組み」に特化していないためです。

一般的な営業支援ツール（SFA）、顧客管理ツール（CRM）、タレントマネジメントツールは、案件（パイプライン）や顧客情報、社内人事の管理を目的として設計されています。一方で、SES営業やプロジェクトアサインにおける要員管理では、管理・分析すべき対象が大きく異なります。

汎用SFAと専用ツールの違い（管理対象・項目の比較）

• 一般的なSFA/CRM： 「顧客・商談・売上予測・案件進捗」を中心に管理
• 特化型・要員管理ツール： 「技術者のスキル・稼働状況（空き状況）・案件とのマッチング度・並行営業の進捗」を中心に管理

汎用ツールを無理にカスタマイズした結果招く弊害

1. カスタマイズコストの高騰： 要員管理に必要な独自項目を追加・改修する費用と手間が膨らむ
2. 求めるデータの出力不可： 「〇月に空きが出る特定スキルのエンジニア一覧」など、現場が本当に欲しい情報をスムーズに出力できない
3. 現場の運用定着率低下： 入力項目が複雑化し、かえって業務効率が低下して使われなくなる

自社のビジネスモデルに合わない汎用ツールを導入してしまうと、要員計画の精度が上がるどころか、かえって現場の生産性を落とす結果になります。要員管理においては、「営業支援ツール」ではなく「要員管理・アサインに特化した専用ツール」を選ぶことが成功への最短ルートです。

要員計画の失敗事例③：目的別の「ツールの使い分け」ができていない

プロジェクトを円滑に進行し、要員計画を成功させるためには、要員管理ツールだけでなく、目的に合わせた適切なITツール（プロジェクト管理・コミュニケーションツール）を組み合わせ・使い分けることが不可欠です。

各ツールの得意領域や役割を理解せず、「1つのツールで全てを完結させようとする」または「ツールごとの役割分担が曖昧なまま運用する」ことが、要員計画の失敗につながる大きな原因となっています。

PMBOK知識エリアに見る「各ツールの役割分担」比較表

プロジェクト管理の世界的標準である「PMBOK」の知識エリアに照らし合わせると、各ツールがカバーすべき領域は以下のように明確に分かれます。

管理領域（PMBOK知識エリア）	主な役割・管理内容	代表的なツール・手法
人的資源・アサイン管理	スキル一元管理、空き要員の可視化、最適アサイン	要員管理ツール（専用SaaS）
スコープ・タイム管理	WBS・ガントチャート作成、作業工程・納期の進捗管理	Backlog、Redmine、Asana など
コミュニケーション管理	チーム内の情報共有、チャット連絡、課題報告	Slack、Chatwork、LINE WORKS など

WBSツールやチャットツールだけでは「要員管理」ができない理由

• WBS（ガントチャート）ツールの限界： BacklogやRedmineなどのプロジェクト管理ツールは、「すでに決まったプロジェクトの作業工程やスケジュール（スコープ・タイム）」を管理するのには最適です。しかし、「社内やSESの誰が・いつ・どんなスキルを持って空いているか」という組織横断的な要員の稼働状況（人的資源）を把握・調整する機能としては不十分です。
• コミュニケーションツールの限界： SlackやChatworkなどは情報共有を円滑にします（コミュニケーション管理）。しかし、流れていくチャットのやり取りだけで要員計画やアサイン調整を行うと、言った言わないのトラブルや集計漏れが発生します。

要員計画の失敗を回避し改善するための「2つの必須条件」

要員計画の失敗（Excel運用での疲弊、汎用SFAのミスマッチ、ツールの使い分け不全）を解消し、プロジェクトで成果を上げるための解決策は明確です。

それは、「成果を出すための2つの条件を満たした要員管理ツールを導入し、適切な要員戦略のもと要員計画を実行すること」です。

システム開発（SES）や製造業が導入すべき要員管理ツールには、以下の2つの絶対条件が存在します。

条件1：クラウド型で「要員の可視化」と「一元管理」が可能であること

クラウド型の要員管理ツールの導入は、失敗を防ぐために絶対譲れない条件です。

• なぜクラウド型が必要なのか？
  • リアルタイムでの情報共有： 社員や外部パートナーの最新スキル・稼働状況が常に更新・可視化されるため、手動ファイル配布のムダ工数がゼロになる
  • 大規模・多プロジェクトへの対応： 管理対象の要員数やプロジェクト数が増加するほど、クラウド化による作業効率化と可視化のメリットは飛躍的に大きくなる
  • 属人化の防止： 担当者の頭の中や個人PCだけに閉じていたアサイン情報を組織全体へ共有・資産化できる

条件2：業界特有のニッチなアサイン・スキル管理に対応していること

一般的なSFA（営業支援）やCRM（顧客管理）ではなく、「エンジニアのスキル検索・空き状況マッチング」に特化した専用機能を持つツールであることが必要です。

• なぜ特化型が必要なのか？
  • 案件の技術要求とエンジニアの保有スキルを瞬時に照合できる
  • 月単位・プロジェクト単位での稼働率予測（空き要員の可視化）がスムーズに行える
  • 無駄なカスタマイズ費用をかけず、現場の運用に即座に定着する

上記の条件を満たす要員管理ツールを軸として要員戦略を再構築することで、従来の非効率なアサイン業務から脱却し、プロジェクトの成功率と企業の利益率を最大化することが可能になります。

自社に合わせた「自由なカスタマイズ性」を備えていること

絶対条件は、自社の業務プロセスや評価基準に合わせて、管理項目・登録データ・データ集計ルールを自由に設定・カスタマイズできることです。

25年以上にわたりIT・製造業、SES・受託開発の現場課題を解決してきた経験から言えば、自由な設定カスタマイズができない要員管理ツールは導入する意味がないと断言できます。

なぜなら、企業によって「管理したいエンジニアのスキル項目」「重視するプロジェクトの条件」「集計・分析したいデータ」は全く異なるためです。固定されたフォーマットしか使えないツールでは、現場の運用に合わなくなり、最終的に使われなくなってしまいます。

【導入事例】200名規模の要員管理と業務効率化を達成した成功パターン

実際に、「クラウド型」かつ「自由なカスタマイズ性」を備えた要員管理ツールを導入することで、大規模な組織でも劇的な効果を上げています。

• 200名規模の要員管理に成功したSES事業者の事例： クラウド上で100名以上のエンジニアのスキルや稼働状況を一元化。自社独自の集計ルールを組み込むことで、複雑なアサイン調整と要員計画の精度向上を両立。

「クラウドによるリアルタイム可視化」と「柔軟な設定カスタマイズ」の2つの条件を満たすことで、200名を超える組織であっても要員管理・アサインの属人化を排除し、プロジェクトの成功率を高めることができます。

【実際の導入事例・活用ノウハウはこちら】

詳しい活用例や導入効果については、[こちらの導入事例ページ]にて分かりやすくご紹介しています。200名規模のアサイン管理を成功させた具体的なコツをぜひご覧ください。

スキル管理・アサイン支援ツール「fapi」のご紹介

当社のスキル管理・アサイン支援ツール「fapi」は、まさにこれら2つの絶対条件をクリアした要員管理ツールです。

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自社の運用に合わせた要員管理の効率化に、ぜひ「fapi」をお役立てください。

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まとめ：適切な要員管理ツールの導入がプロジェクト成功の鍵

本記事では、IT・製造業やSES企業における要員管理の重要性から、要員計画の失敗原因、そして課題を解決する要員管理ツールの選び方・活用法までを解説しました。

本記事のポイントおさらい

• 要員管理の目的： プロジェクトに必要なスキルを持つ人材を最適にアサインし、事業目標・プロジェクト目標を達成すること（単なる労務管理である「人員管理」とは異なる）
• 要員計画の主な失敗事例：
  1. Excelでの運用： 手動更新による属人化・データの形骸化・入力ミスが発生
  2. 汎用SFA/CRM（Salesforce等）での代用： 案件管理には強いが、エンジニアのスキル検索や空きリソース管理には不向き
  3. ツールの使い分け不全： WBS（ガントチャート）やチャットツールだけでは、組織横断のアサイン管理ができない
• 要員計画を成功させるツールの「2つの絶対条件」：
  1. クラウド型で、リアルタイムな可視化と一元管理ができること
  2. 自由な設定カスタマイズが可能で、自社独自の管理項目や集計ルールに対応できること

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要員管理ツールに関するよくある質問（FAQ）

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基礎から学ぶ： 【要員管理とは？】要員計画との違いや目的、Excel管理の限界を徹底解説

実務の重要プロセス①： 要員計画表・要員管理表の作り方

実務の重要プロセス②： 要員提案の流れやおすすめの管理方法を解説

実務の重要プロセス③： 要員計画時の算出・計算方法

実務の重要プロセス④： 要員計画の立て方と必要性

要員管理の成功事例：要員管理ツールとは？200名の要員管理に成功したSES事業者が解説

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