【Excelテンプレート付】要員計画表・要員管理表の作り方！ツール選定まで解説

近年、弊社には「要員計画表の作成方法を知りたい」「IT企業や製造業・建設業の要員管理業務を効率化したいが、自社の課題をどの要員計画表作成ツールで解決できるのか判断できない」といったご相談が急増しています。

背景には、デジタル人材不足の対策として東京都などでも推進される「リスキリング（学び直し）」の加速や、リモートワーク普及に伴う業務のDX化により、「要員計画の最適化・可視化」へのニーズが高まっていることが挙げられます。

そこで今回は、以下のような方に向けて「組織の強み・弱みを一目で可視化し、要員育成に活用できる要員計画表の作り方」を詳しく解説します。

• 製造業の管理職の方
• IT企業のプロジェクトマネージャー（PM）の方
• システム開発会社の管理職の方
• 特に、既存ツールやExcel（エクセル）管理表での要員計画業務に限界を感じている方

ITエンジニア200名以上を抱え、25年にわたり要員計画の管理・更新を業務効率化しながらISO9001を取得・維持してきたノウハウをもとに、DXサービス事業推進部 佐々木舞美が分かりやすく解説いたします。

Excel（エクセル）で要員計画表の作り方・フォーマット【無料フォーマットDL】

Excel（エクセル）での要員計画表の作り方と作成フォーマット

Excelを使って要員計画表を作成する場合、「プロジェクト（案件）情報」と「参画メンバー（アサイン）情報」を整理し、タイムラインに沿って工数を可視化する構造が基本となります。

自社で作成する際は、以下の構成要素をベースに作成してみてください。

1. 要員計画表の基本レイアウト（構成イメージ）

表の左側に「プロジェクト基本情報」、中央に「アサインメンバーの詳細情報」、右側に「期間別の稼働工数」を配置することで、1シートで全体像を把握しやすくなります。

プロジェクト名	顧客名	概要	期間	メンバー	役割	担当フェーズ	期間内工数	1月	2月	3月	4月	備考
○○システム構築	A社	Webシステム開発	2026/1〜4	佐藤	PM	要件定義〜設計	1.0人月	100%	100%	50%	20%	メイン担当
				鈴木	SE	開発〜テスト	2.5人月	–	50%	100%	100%	バックエンド
△△アプリ改修	B社	スマホアプリ改修	2026/2〜3	高橋	SE	設計〜開発	1.0人月	–	50%	50%	–	兼務（稼働50%）

2. 要員計画表に含めるべき主な管理項目

• プロジェクト基本情報： プロジェクト名、顧客名、プロジェクト概要、プロジェクト期間（開始〜終了）
• メンバーアサイン情報： アサインメンバー名、役割（PM/PL/SE/PGなど）、担当フェーズ（要件定義/設計/開発/テストなど）
• 工数・スケジュール情報： 期間内総工数（人月・時間）、月別（または週別）の稼働率（%）または予定工数、備考

3. エクセルで作成する際の3つの使いやすくするコツ

1. ドロップダウンリストの設定（入力規則）「役割」「担当フェーズ」などは直接入力させず、選択式にすることで表記揺れ（「PM」と「プロジェクトマネージャー」など）を防ぎます。
2. 条件付き書式で過密アサインを色分け同一メンバーが複数案件にアサインされ、月間稼働率が100%（または1.0人月）を超えた場合にセルを赤く自動点灯させる設定をしておくと、オーバーワークやプロジェクトの炎上を未然に防げます。
3. 「1案件＝複数行」で展開できるようにする1つのプロジェクトに複数のメンバーが参画するため、プロジェクト情報を「セル結合」または「行のグループ化」を用いて見やすく整理するのがポイントです。

要員計画とは？

要員計画とは、経営の4大資源（ヒト・モノ・カネ・情報）のうち「ヒト」を最適に管理・配置するための計画です。

正確な要員計画を行うことで、事業やプロジェクトの成功率を高めるとともに、適材適所の人員配置によって不要な工数を削減し、生産性の向上に貢献します。特に多くの技術者を抱えるシステム開発企業や製造業、人材派遣、コンサルティング会社などにおいて、要員計画の最適化は重要な経営課題となっています。

要員計画と「人員計画」の違い

要員計画と人員計画の主な違いは、「人数（量）」に焦点を当てるか、「スキル（質）」に焦点を当てるかにあります。

項目	定義・特徴	フォーカスするポイント
要員計画	経営・事業計画やプロジェクトに必要なリソースを把握し、配置・採用を行う計画	「人数（ headcount ）・量の確保」
人員計画	経営・事業計画やプロジェクトに必要な「スキル・経験・技術」を考慮し、配置・採用を行う計画	「スキル・能力・質のマッチング」

要員計画 採用計画 違い

要員計画と採用計画は、「全体像（配置・育成を含む）」と「採用活動への特化」という包含関係にあります。

採用計画（実行手段）： 要員計画によって明確になった「不足人員」を社外から獲得するために、具体化された人材採用に特化した計画のこと

要員計画（全体像）： 経営やプロジェクトに必要なリソース（人数や時期）を算出し、社内での配置転換やアサインを含めて計画すること

要員計画表を作成する3つのメリット

要員計画は、経営計画・事業計画やプロジェクトを成功に導くための基盤です。「人材配置」「人材採用」「人材育成」を適切にコントロールすることで、以下のメリットが得られます。

1. プロジェクトの成功率と生産性の向上

要員計画表によって目標と現状のリソースが可視化され、明確な行動指針（PDCAサイクル）を回すことが可能になります。また、過去の要員計画やアサイン実績がナレッジとして蓄積されるため、新規プロジェクト立ち上げ時にも再現性の高い計画を立てられ、組織全体の生産性向上につながります。

2. アサインメンバーのミスマッチ・炎上防止

プロジェクトの達成に必要なスキルや経験、資格が明確になるため、要員のミスマッチを防ぐことができます。ミスマッチによる業務の停滞やプロジェクトの炎上リスク、過度な負担による人材の離職リスクを大幅に軽減できます。

3. 適材適所のアサインによる業務効率化と工数最適化

個々のスキルや経験値をもとに必要工数・人数を正しく試算することで、無駄な人員配置を削減できます。自分の得意分野や適性に合った業務を担当することで、現場の作業スピードとパフォーマンスが最大化します。

要員計画表作成のデメリットと懸念点

要員計画表を作成すること自体に本質的なデメリットはありません。ただし、運用面において以下のような課題や懸念が生じるケースがあります。

• Excel（エクセル）管理による運用リスク 作成担当者や運用ルールが不明確な場合、データの不整合が起きやすくなります。また、Excel管理では「ファイルの破損」「同時編集の難しさ」「バージョン表記揺れ（別シート・別ファイルでの管理）」といった問題が発生します。
• クラウドツール導入時のコスト 運用効率を高めるにはクラウド型ツール（要員計画・アサイン管理システム）の導入が最適ですが、月額運用コストが発生します。

導入にあたっては、担当者の管理工数やExcel管理でのリスク（炎上・離職・集計ロス）とツール導入コストを天秤にかけ、自社の規模や課題に合った手法を選定することが大切です。

要員計画の立て方（2つの基本アプローチ）

要員計画を策定するアプローチには、大きく分けて「トップダウン方式（マクロ的手法）」と「ボトムアップ方式（ミクロ的手法）」の2つがあります。

1. トップダウン方式（マクロ的手法）

経営層や上層部が決定した事業計画・予算枠をもとに、必要な人員数を下部組織へ落とし込む管理方式です。

• 主な算出指標： 売上高、付加価値、損益分岐点、人件費率、労働分配率

2. ボトムアップ方式（ミクロ的手法）

現場の各部署やプロジェクトから上がってくる工数見積もり・要望を積み上げ、経営層が最終的な人員計画を判断する管理方式です。

• 主な算出指標： 各部署の必要工数、現場からの人員要望、予実工数、アサイン予定メンバーの稼働予測値

トップダウン方式とボトムアップ方式のメリット・デメリット比較

方式	メリット	デメリット
トップダウン方式	・意思決定のスピードが速い ・予算内での人件費コントロールが容易 ・組織全体で大きく舵を切りやすい ・行動指針を統一しやすい	・現場のリアルな課題や負担が反映されにくい ・現場の不満やモチベーション低下につながる ・トップの判断精度に依存する
ボトムアップ方式	・現場の実態に即した計画が立てやすい ・現場の意見が通りやすく離職防止につながる ・現場の管理職やメンバーの成長を促す	・現場の要望を積み上げると人件費が膨らむ ・全体調整に時間がかかり意思決定が遅れる ・組織全体の方針が一貫しにくくなる

要員計画を成功させる鍵：「トップダウンデモクラシー」の展開

要員計画を成功させるには、トップダウンとボトムアップそれぞれの強みを組み合わせた「トップダウンデモクラシー」という意思決定プロセスが有効です。

最終的な意思決定や全体方針は経営層・上層部が主導しつつも、現場のリアルな情報や課題感に耳を傾けながら柔軟にアサインや計画を調整します。

トップダウンデモクラシー実践の壁と解決策

トップダウンデモクラシーを実践する上で最大の課題となるのが、「経営層と現場がリアルタイムで同じデータを共有・把握できる環境作り」です。

• 情報のリアルタイム共有： 経営層は予算・全社リソースを、現場PMは案件ごとの詳細工数を同一プラットフォームで確認できる状態を作る
• 適切な権限管理： 経営情報（単価・人件費など）と現場の管理情報（スキル・稼働率など）をロール（役職）ごとに閲覧制限する

そのため、情報共有や権限設定に限界のある「Excel（エクセル）管理」からの脱却を進め、経営層と現場が同一画面で最新リソースを把握できるクラウド型要員計画ツールの活用が急速に広がっています。

要員計画を運用する5つの注意事項

要員計画は一度作成して終わりではなく、売上目標・予算・現場や顧客の要望・現在の稼働状況など多角的な視点と、将来の予測を加味した運用が必要です。

特にプロジェクトの遅延、要員の突発的な休職・離職といったリスクに備え、単に「空いている要員を穴埋めする」のではなく、中長期的なスキルの把握・教育・採用を連動させた計画が求められます。

要員計画を安定して運用するための具体的なポイントは以下の5点です。

① スキルマップ・業務経歴書を常に最新化する

要員情報が古いと、プロジェクトが求めるスキルを持つ人材を正確にアサインできません。過去の経験・実績・保有資格・最新の担当工程などを集約し、スキルマップや業務経歴書を定期的に更新・集計しておくことが不可欠です。

② 経験値・習熟度まで考慮し、本当のリソース不足を防ぐ

同じスキルや資格を所有していても、エンジニアによって習熟度や得意・不得意の分野は異なります。「必要スキルを持っているか」だけでなく、過去の業務経験値を考慮して実質的なリソース不足が発生しないか精査する必要があります。配置後もPDCAを回し、プロジェクト成功に必要なリソース量を継続して把握・調整しましょう。

③ 目先のプロジェクト完了だけでなく「育成・採用」を見据える

目先の目標達成だけを追うと、特定の優秀なプレイヤーへ業務負荷が集中してしまいます。中長期的な組織成長を実現するためには、「プレイングマネージャーとしてメンバーを育成できる人材」や「将来のリーダー候補」を適切に配置・育成する要員計画を立てることが重要です。

④ メンバーの離職・欠員に備えるフォローアップ体制を構築する

急な退職や体調不良、休暇など、想定外の欠員リスクに備えるためのバックアップ体制が必要です。アサインメンバーの状況をリアルタイムで把握できる体制を整え、早期に予兆を察知することで、プロジェクトへのマイナス影響を最小限に抑えられます。

⑤ 予定と実績の乖離（オーバー工数）を分析・改善する

計画に対する工数オーバーが発生した場合は、要員計画表と照らし合わせて原因を分析します。

• スキルのミスマッチが発生していないか
• 要員の経験値・習熟度不足による手戻りはないか
• 絶対的な要員数（人月）が不足していないか

課題を明確にし、次回の要員計画や再アサインへとフィードバック（PDCA）していくことが運用成功のポイントです。

要員調達をスムーズに進める4つのポイント

要員計画は通常、プロジェクト開始の数か月前から動き始めます。スムーズかつタイムリーに要員調達を行うためには、あらかじめ以下の4つのポイントを明確にしておくことが不可欠です。

• 1. プロジェクト開始時期（タイミング）の把握： いつから要員が必要になるか、参画スケジュールを特定する
• 2. プロジェクト規模の把握： 開発の規模感や全体工数（人月・人時）を正確に見積もる
• 3. 必要なスキルの要件定義： 求められる技術スタック、担当工程、習熟度レベルを明確にする
• 4. 必要要員数の算出： 各工程・期間ごとに何名のアサインが必要かを割り出す

契約形態の把握と「要員管理×要員計画」の一体管理

要員調達を予算内に収めるためには、正社員だけでなく、契約社員・フリーランス・外部パートナー（SES・協力会社）といった契約形態ごとのコスト構造や調達リードタイムを把握しておくことも重要です。

自社リソース（要員管理）と調達・採用（要員計画）を個別に管理すると情報の不整合が生じやすいため、要員管理と要員計画をひとつのクラウドサービス（同一ツール）内で統合・一元管理することをおすすめします。リアルタイムな空き状況と調達計画が可視化され、無駄のない最適な要員配置が可能になります。

効率的に要員計画（人員計画）を進める方法

要員計画（人員計画）を効率よく精度高く進めるために重要なのは、「①プロジェクトの概要」「②スキルマップ・業務経歴」「③現状の稼働状況」の3つを正確に把握・連携させることです。

具体的な案件概要や必要スキル・数値を細かく管理し、最適な要員計画を立てる主な手法として「Excel（エクセル）の活用」と「専用ツールの活用」の2つがあります。

1. Excel（エクセル）を活用した管理

自社の運用に合わせて自由に管理項目を設定・変更できる点が、Excelを活用する最大のメリットです。

【Excelでの主な管理項目例】

• プロジェクト名／顧客名
• プロジェクト概要／期間（開始日〜終了日）
• 必要とされるスキル・資格・経験
• アサインメンバー名／担当役割／必要工数（人月など）
• 備考（注意点や補足事項）

しかし、複数のプロジェクトが並行して動く場合や、対象メンバーが数十名を超える場合は、Excel管理では情報のリアルタイム性や検索性に限界が生じます。

2. 要員計画（人員計画）ツールの活用【推奨】

複数プロジェクトの同時進行や、組織規模が大きい企業においては、専用ツールの導入が最も効率的です。

要員計画ツールを活用することで、以下のような大きなメリットが得られます。

• 適材適所のアサインを実現： メンバーの最新スキルや業務経歴を参照しながら、条件に合致する最適な人材を即座に抽出できる
• リアルタイムでの課題把握： 各案件の要員配置状況や人員の過不足（ボトルネック）をリアルタイムで可視化できる
• シミュレーション・利益予測： 事前のアサインシミュレーションを行うことで、案件ごとの利益率や稼働率の予測精度が高まる
• 作業工数の削減と情報共有の円滑化： 全社で最新の同一データを取り扱えるため、転記ミスや共有漏れの手間を大幅に削減できる

複数案件のアサイン調整や要員計画をスムーズに行い、管理工数を最小限に抑えたい企業には、専用の要員計画・アサイン管理ツールの活用を強くおすすめします。

自社のフェーズ・課題に合わせた要員計画表ツールの選び方

1. Excel（エクセル）管理が向いている企業

品質マネジメントシステムの国際規格であるISO9001の要求事項（社員の力量・スキル管理）を満たしつつ、以下のような状況にある企業はExcelでの運用が適しています。

• 要員計画・管理のための予算確保が難しい
• 管理したい項目を自社のルールに合わせて自由に追加・変更したい

2. クラウドサービス（専用ツール）管理が向いている企業

管理項目の柔軟性に加え、要員情報（スキルマップ）と案件のアサイン状況を連動させて一元管理したい場合は、弊社が提供するスキル管理・アサイン管理支援ツール「fapi」などのクラウドサービスの活用がおすすめです。

無料ツールを検討する際の注意点

要員計画やスキル管理に使える無料ツールも多く存在しますが、利用可能なアカウント数や機能に厳しい制限が設けられているケースがほとんどです。

組織の成長に伴い「メンバーを追加できない」「機能が不足して業務が回らない」といった状態になり、結局有料プランへ移行せざるを得なくなる事例も多いため、あらかじめ将来的な拡張性を確認しておくことが重要です。

有料ツール（専用システム）を選ぶ際の4つのポイント

有料ツールを検討・比較する際は、以下の4つの軸をもとに選定することをおすすめします。

① 利用ユーザー数（目安：30名〜数十名以上）

管理対象のメンバー数が数十名を超える場合や、複数部署・プロジェクトで共同管理する場合は、Excel管理を脱却して有料ツールの検討を開始する適切なタイミングです。

② カスタマイズ性と自由度の高さ

管理したい業務領域が多岐にわたる場合は、自社の運用フローの変化に合わせて長期的に利用できるよう、項目の追加や画面のカスタマイズが自由にできるツールを選びましょう。

③ 導入・初期設定サポートの充実度

「ツールを導入したものの初期設定や操作習得に時間がかかり、かえって業務工数が増えてしまった」という失敗事例は少なくありません。初期構築の伴走支援や導入サポートの手厚さを必ずチェックしましょう。

④ 日本語での直接サポート体制（オンライン面談など）

海外製ツールはWeb上に情報が多い反面、日本語による個別のオンライン面談や素早いサポートが受けにくい傾向があります。不明点や不具合発生時に迅速かつ手厚いサポートを受けられるかどうかは、導入初期の立ち上げ工数を削減する上で非常に重要なポイントです。

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【まとめ】要員計画表で組織の稼働率と生産性を最大化しよう

要員計画表の作成は決して難しいものではありません。自社のフェーズや予算状況に合わせて、Web上の無料テンプレートを活用したExcel（エクセル）管理からスタートする方法もあれば、弊社が提供するスキル管理・アサイン管理支援ツール「fapi」のような専用クラウドツールを活用して脱・属人化を図る方法もあります。

要員計画表によって企業・組織全体のリソースや要員の稼働状況を可視化できれば、適材適所のアサインが可能となり、経営計画・事業計画・プロジェクトの成功率を大幅に高めることができます。ぜひ自社の現状に最適な運用スタイルを見つけ、要員管理・アサイン業務の効率化にお役立てください。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

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