【記事の執筆者】DXサービス事業推進部 佐々木 舞美（ささき まいみ） ITエンジニアを200名以上擁するIT企業にて、25年以上にわたり現場エンジニアの要員管理・アサイン業務に従事。現場のリアルな課題感（Excel管理の限界や属人化、炎上リスク）を熟知し、数多くのプロジェクトリソース最適化を牽引。現在は、その現場ノウハウを結集して開発・運用するスキル管理・アサイン支援ツール「fapi」の事業推進を担当。
要員管理とは、プロジェクトや組織の目的を達成するために、従業員のスキル・経験・稼働状況を把握し、最適な人員配置（アサイン）を行う管理手法です。
システム開発（SIer・SES・受託開発）をはじめとするIT企業において、プロジェクトの納期遵守や品質確保、利益率向上に不可欠な業務プロセスとなります。
要員管理と「要員計画」の違い
要員管理と混同されやすい言葉に「要員計画」があります。両者の違いは目的と対象とする期間（時間軸）にあります。
| 項目 | 要員管理 | 要員計画 |
| 主な目的 | 既存メンバーの適材適所なアサイン・稼働率の最適化 | 組織に必要な人員数の算定・採用/異動の計画 |
| 時間軸 | 短期〜日常的（現在〜数か月先） | 中長期（半期・年度・数年先） |
| 主務部署 | 現場のPM（プロジェクトマネージャー）・開発部門 | 人事部・経営企画部 |
- 要員計画：事業目標を達成するために「何人・どんな人材が必要か」を計画すること
- 要員管理：確定した要員計画や既存リソースをもとに「現場のプロジェクトへどう配置するか」を管理すること
システム開発企業で「要員管理」が重要な理由
ITエンジニアを200名以上抱え、25年にわたり要員管理の効率化を行ってきたノウハウをもとに、要員管理が不可欠である2つの理由を解説します。
1. エンジニアのスキル・保有能力が見える化できるため
開発プロジェクトでは、メンバーごとにプログラミング言語や担当工程の習熟度が異なります。要員管理によって保有スキルを数値化・可視化することで、感覚に頼らない客観的な適材適所のアサインが可能になります。
2. 急なプロジェクト追加や調達の基準になるため
スキル状況が一覧化されていれば、急な案件追加や欠員が発生した際も「プログラミングスキルが高く、来月空きが出るエンジニア」などを即座に検索・確保できます。
要員管理を行う3つのメリット
要員管理を最適化することで、企業経営および現場の双方に大きなメリットをもたらします。
- 【メリット1】適材適所のアサインでプロジェクト品質・生産性が向上するメンバーの得意分野や経験値を活かせるプロジェクトに配置することで、パフォーマンスが最大化し、成果物の品質向上と納期遅延の防止につながります。
- 【メリット2】無駄な人件費（空き工数）を抑え、粗利率を高められるエンジニアの稼働率（アサイン率）を可視化することで、無駄な待機時間（アサイン漏れ）を防止。人件費のロスを減らし、案件ごとの利益率を改善できます。
- 【メリット3】モチベーション向上と離職防止（炎上防止）につながる特定のエンジニアへの業務集中（過密稼働）を防ぎ、業務負荷を平準化します。適性に応じたタスク割り当てにより、ストレス軽減とモチベーション維持を実現します。
要員管理の注意点
- 定期的な「再配置（リコンストラクション）」を計画する一度配置したら終わりではなく、進捗の遅れや業務内容の変更に合わせて定期的に見直し・調整を行います。
- 従業員へ目的を説明し、理解を得る単なる「監視」や「強制的な異動」と捉えられないよう、スキルアップや負担軽減を目的としている旨を丁寧に共有しましょう。
PMBOKに基づく要員管理の始め方（4ステップ）
プロジェクトマネジメント知識体系「PMBOK」における「プロジェクト資源マネジメント（旧：人的資源マネジメント）」では、以下の4ステップで管理を進めます。
- 資源マネジメント計画（人的資源マネジメント計画）プロジェクトに必要な役割、スキル、要員数、調達タイミング（要員ヒストグラム）を可視化・計画します。
- プロジェクト・チームの獲得（編成）必要なスキルを持つ人材を社内・社外（SES・協力会社）から調達し、チームを編成します。
- プロジェクト・チームの育成OJTや研修などを通じて、チーム全体のスキルアップやコミュニケーションの円滑化を図ります。
- プロジェクト・チームのマネジメント進捗状況や個人のパフォーマンスを監視し、問題が発生した場合は配置転換やタスク調整を行います。
要員管理を最適化する方法：Excel vs 専用ツール
要員管理を実行する方法には「Excel（スプレッドシート）」と「専用ツール」の2つがあります。組織の規模に合わせて選定することが成功のポイントです。
1. Excel（エクセル）で要員管理する
ガントチャートテンプレート等を用いて「縦軸：担当者・スキル」「横軸：案件・工程・期間」を設定して管理します。
- メリット： 導入コストがかからず、誰でも使い始めやすい
- デメリット： 同時編集によるファイル破損、最新版の形骸化、属人化が起きやすい
- 適用規模の目安： 〜30名・プロジェクト数数件程度まで（100名を超えると更新作業が限界を迎えます）
2. 専用ツール（クラウドシステム）で要員管理する
エンジニアのスキルデータと案件の稼働状況をリアルタイムでデータベース化・共有します。
- メリット： 稼働状況が一目で把握でき、検索やアサイン会議が円滑になる。社外常駐（SES）のスキルシート管理も効率化
- デメリット： 月額利用料などのコストが発生する
- 適用規模の目安： 30名以上の組織、または案件数が多岐にわたる企業
要員管理を最適化するおすすめツール3選
1. スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi（ファピー）
エンジニアのスキル管理・アサイン管理に特化した要員管理支援ツールです。Excel管理で起きがちな「情報の最新化漏れ」を解消し、スキルマップ化と案件提案のスピード向上を両立します。
- 費用： ミニマム 300円〜/月（1ユーザー）※1ヶ月無料トライアルあり
2. カオナビ
導入実績豊富なタレントマネジメントシステムです。社内に眠るスキルを発掘し、人材ポートフォリオの作成から中長期的な育成計画の実行までを幅広くカバーします。
- 費用： 要問い合わせ
3. ようかん
Salesforce基盤で動作するクラウド型リソース管理ツールです。稼働率や売上情報を一元管理でき、SES営業に必要な技術経歴書（スキルシート）の作成も強力にサポートします。
- 費用： 月額 7,000円/ユーザー（初期費用 30,000円〜）
まとめ
システム開発企業において、要員管理はプロジェクトの成功（QCD確保）と利益率向上を実現するための核心です。
管理対象が30名〜50名を超え、Excelでの更新遅延や属人化に限界を感じている場合は、リアルタイムで可視化できる要員管理ツールの導入を検討してみましょう。まずは無料トライアルなどを活用し、自社の運用に合わせた最適な管理体制を構築してください。
要員管理に関するよくある質問（FAQ）
- Q要員管理とプロジェクト管理の違いは何ですか？
- A
要員管理： 「人（メンバー）」軸で管理します。社内人材の保有スキル、現在の稼働率、今後の空き状況を可視化し、適切な案件へのアサインや組織全体のパフォーマンス最適化を目指します。
プロジェクト管理： 「案件（タスク）」軸で管理します。WBSやガントチャートを用いて、特定のプロジェクトにおける進捗状況、タスクの納期、成果物の品質管理を行います。
- Q要員管理を怠るとどのようなリスクがありますか？
- A
プロジェクトの「炎上」や「業績低下」につながるリスクがあります。 具体的には、以下の3つのような悪影響が発生しやすくなります。
- スキルのミスマッチ： 要求仕様に合わないメンバー配置による「納期遅延」や「品質低下」
- 特定のメンバーへの負荷集中： 業務の過密化による「離職率の上昇」や「属人化」
- 稼働率の低下： 不要な待機期間（アサイン漏れ）の発生による「人件費ロス（利益率の低下）」
- QExcel（エクセル）での要員管理は何名くらいまでが限界ですか？
- A
メンバー数「30名〜50名程度」が限界の目安となります。 Excelは手軽に始められる反面、手作業による更新漏れ、同時編集時のファイル破損、複雑なスキル検索の限界といった課題が生じます。特に要員数が50名を超えたり、複数プロジェクトが並行して動く環境では、リアルタイムで一元管理できるクラウド型の「要員管理ツール」への移行を推奨します。
- Q要員管理ツールを選ぶ際、どのような点をチェックすればよいですか？
- A
「操作性の高さ（誰でも更新できるか）」と「既存データ（Excel等）からの移行のしやすさ」です。 特に現場のPMや営業担当が日常的に入力・参照するため、直感的に操作できるUIであることが定着の鍵です。また、現在Excelなどで管理しているエンジニアのスキル情報や案件データをスムーズに取り込めるか（データ移行サポートがあるか）を確認しておくと、導入初期の負担を大幅に軽減できます。
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基礎から学ぶ： 【要員管理とは？】要員計画との違いや目的、Excel管理の限界を徹底解説
実務の重要プロセス①： 要員計画表・要員管理表の作り方
実務の重要プロセス②： 要員提案の流れやおすすめの管理方法を解説
実務の重要プロセス③： 要員計画時の算出・計算方法
実務の重要プロセス④： 要員計画の立て方と必要性
要員管理の成功事例：要員管理ツールとは？200名の要員管理に成功したSES事業者が解説
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