【Excel】リソース管理表の作り方7ステップ！必要項目と効率的な運用ノウハウ

プロジェクトを計画通り円滑に進めるためには、メンバーの稼働状況や人的リソースの適切な管理が不可欠です。

本記事では、スキル管理・アサイン管理支援ツール『fapi』を提供する株式会社FDCの佐々木舞美が、Excel（エクセル）を使ったリソース管理表の具体的な作成手順や必須項目、現場で使える効率的な運用ノウハウを詳しく解説します。

「エクセルで手軽にリソース管理を始めたい」「管理表の作り方や項目の決め方に悩んでいる」というプロジェクト管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

リソース管理表とは？

リソース管理表とは、プロジェクトに必要な人的リソース、時間、スキル、稼働状況などを一元管理する表のことです。企業活動において「ヒト・モノ・カネ・時間・知的財産」といった経営資源を効率的に活用するために必要不可欠なツールとなっています。

特に人的リソースの管理は重要性が高く、適切なスキルを持つメンバーを適切なタイミングでプロジェクトにアサインすることで、プロジェクトの成功率が大きく向上します。エクセルでのリソース管理表は、コストをかけずに始められる点が最大のメリットです。

エクセルでリソース管理表を作成するメリット

エクセルでリソース管理を行うことには、以下のような明確なメリットがあります。

初期コストがかからず導入しやすい

多くの企業ではすでにMicrosoft Officeが導入されているため、追加のライセンス費用が不要です。新たなツール導入に比べて、社内稟議も通りやすく、すぐに運用を開始できます。

豊富なテンプレートを活用できる

インターネット上には無料で利用できる様々なリソース管理表のテンプレートが公開されています。自社の業務に合わせてカスタマイズすることで、イチから作成する手間を省けます。

自社の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズ

エクセルは高い自由度を持つため、必要な項目の追加や削除、計算式の設定、見た目の調整など、自社固有の管理方法に合わせた調整が容易です。専用ツールでは実現できない細かなニーズにも対応できます。

既存のエクセルスキルを活用できる

多くのビジネスパーソンがエクセルの基本操作に習熟しているため、新しいシステムの学習コストが発生しません。既存のスキルセットをそのまま活用できる点は、組織全体での運用を考える上で大きなアドバンテージとなります。

リソース管理表に必要な基本項目

効果的なリソース管理表を作成するためには、適切な項目設定が重要です。以下に、基本的な必須項目をご紹介します。

項目名	説明	重要度
社員番号・社員名	リソースの識別に必要な基本情報	必須
所属部署	組織構造の把握とアサイン調整に活用	必須
スキル・保有資格	プロジェクトへの適性判断に使用	必須
現在のアサイン状況	稼働中のプロジェクトと稼働率を記録	必須
稼働期間(開始日・終了日)	リソースの空き状況を把握	必須
稼働率(%)	工数配分の最適化に活用	推奨
単価・コスト情報	プロジェクト予算管理に使用	推奨
経験年数	スキルレベルの目安として活用	推奨
業務経歴	過去のプロジェクト実績を記録	任意
備考・特記事項	個別の事情や注意点を記載	任意

人的リソース情報の詳細項目

人的リソースを効果的に管理するためには、以下のような詳細情報も含めることが推奨されます。

• スキルレベル：初級・中級・上級などのランク付け
• 開発言語・技術スタック：Java、Python、AWSなどの具体的な技術
• 業務分野：金融系、製造業、ECサイトなど得意領域
• マネジメント経験：PMやリーダー経験の有無
• クライアント常駐可否：勤務形態の制約情報

エクセルでのリソース管理表の作り方【ステップバイステップ】

実際にエクセルでリソース管理表を作成する手順を、段階的に解説いたします。

ステップ1：管理目的と必要項目の明確化

まず、何のためにリソース管理表を作成するのかを明確にします。プロジェクトへのアサイン検討、スキルの可視化、稼働率の把握など、目的によって必要な項目が変わります。

目的を明確にしたら、前述の基本項目を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。この段階で管理者や現場担当者の意見を聞き、実務に即した項目設計を行うことが重要です。

ステップ2：シートのレイアウト設計

エクセルで新規ブックを作成し、以下のようなシート構成を準備します。

• リソース一覧シート：全社員の基本情報とスキルを管理
• アサイン状況シート：現在の稼働状況を時系列で管理
• プロジェクト一覧シート：案件情報と必要スキルを記録
• 集計・分析シート：データを可視化しレポート化

列見出しには管理項目を配置し、1行目に項目名、2行目以降にデータを入力する基本構造を作成します。見やすさを考慮して、見出し行には背景色を設定し、固定表示にすることをおすすめします。

ステップ3：データ入力ルールの設定

データの一貫性を保つため、以下のような入力ルールを設定します。

• ドロップダウンリスト：所属部署、スキルレベル、ステータスなど選択式項目に活用
• データの入力規則：日付形式、数値範囲などの制限を設定
• 条件付き書式：稼働率100%超過時に赤色表示するなど視覚的な警告
• 数式の設定：稼働率の自動計算、期間の自動算出など

ステップ4：スキル情報の体系的な整理

スキル情報は階層構造で管理すると検索性が向上します。例えば、「開発言語＞Java＞Spring Framework」のように、大分類から小分類へと細分化します。

各スキルには習熟度を設定し、1～5段階評価や、初級・中級・上級といった明確な基準を設けることで、プロジェクトへのマッチング精度が向上します。

ステップ5：アサイン状況の可視化

横軸に時間軸(月単位または週単位)、縦軸にリソース名を配置したガントチャート形式で、アサイン状況を視覚的に管理します。

稼働状況は色分けで表現すると分かりやすくなります。

• 稼働中：青色
• 稼働予定：緑色
• アサイン候補：黄色
• 空き：白色
• 稼働率100%超過：赤色

ステップ6：検索・フィルタ機能の実装

エクセルの標準機能である「フィルタ」「並び替え」を活用し、必要なリソースを素早く検索できるようにします。例えば、「Java経験3年以上」「来月からアサイン可能」といった条件で絞り込めるようにします。

大規模なデータの場合は、VLOOKUP関数やINDEX・MATCH関数を使った検索シートを別途作成すると便利です。

ステップ7：集計・レポート機能の追加

ピボットテーブルを活用して、以下のような集計を行います。

• 部署別の平均稼働率
• スキル別の人数分布
• 月別のアサイン人数推移
• プロジェクト別のコスト集計

集計結果はグラフで可視化することで、経営層への報告資料としても活用できます。

リソース管理表の効果的な運用方法

リソース管理表を作成しただけでは効果は得られません。継続的な運用と改善が重要です。

定期的な更新サイクルの確立

リソース情報は常に変化するため、定期的な更新が不可欠です。週次または月次でアサイン状況を更新し、四半期ごとにスキル情報の棚卸しを行うといった、明確な更新サイクルを設定しましょう。

権限管理とセキュリティ対策

リソース管理表には個人情報や単価情報など機密性の高い情報が含まれます。シートの保護機能やパスワード設定を活用し、閲覧・編集権限を適切に管理します。

関係者間での情報共有体制

OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージに保存し、関係者がリアルタイムで情報を確認できる環境を整えます。ただし、同時編集によるデータ競合には注意が必要です。

エクセルでのリソース管理における課題と対策

エクセルは便利なツールですが、規模が大きくなると以下のような課題が顕在化します。

データ量増加によるパフォーマンス低下

管理人数が100名を超えると、ファイルサイズが大きくなり動作が重くなります。不要なデータの削除、シートの分割、数式の最適化などで対応できますが、限界があります。

複数人での同時編集の難しさ

エクセルの同時編集機能は制限が多く、複雑な管理表では競合やデータ消失のリスクがあります。編集担当者を限定する、編集時間を分けるなどの運用ルールが必要です。

バージョン管理の複雑さ

複数のバージョンが作成されると、どれが最新版か分からなくなる問題が発生します。ファイル名に日付を入れる、共有フォルダで一元管理するなどの対策が必要です。

属人化のリスク

特定の担当者しか管理表の構造を理解していない状態は、業務継続リスクとなります。管理表の使い方マニュアルを作成し、複数名で運用できる体制を構築しましょう。

専門ツール活用の検討ポイント

管理人数が増加し、エクセルでの運用に限界を感じた場合は、専門のリソース管理ツールの導入を検討する時期です。

ツール導入を検討すべきタイミング

• 管理対象が100名以上になった
• 複数部署・複数拠点での管理が必要になった
• エクセルファイルの動作が著しく遅くなった
• リアルタイムでの情報共有が求められるようになった
• 高度な分析やレポーティングが必要になった

スキル管理・アサイン管理ツール「fapi」の特徴

スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiは、エクセルでの管理限界を解決する専門ツールです。ITエンジニアのスキル情報を体系的に管理し、プロジェクトへの最適なアサインを支援します。

fapiの主な特徴として、以下の機能があります。

• スキル情報のツリー形式管理：技術体系に沿った階層的なスキル登録
• リアルタイムなアサイン状況把握：誰がいつまで稼働中か一目で確認
• 高度な要員検索機能：スキル・経験・稼働状況での横断検索
• 業務経歴表の自動生成：アサイン情報から経歴書を自動作成
• 権限設定とセキュリティ：項目ごとの細かい閲覧・編集権限設定
• データ分析・レポート機能：スキル分布やアサイン動向の可視化

実際の導入企業では、エクセル比で85%の工数削減を実現した事例もあり、管理業務の大幅な効率化が可能です。無料トライアルも提供されているため、エクセルとの比較検討に活用できます。

まとめ：リソース管理表のExcel運用に限界を感じたらツールの活用も検討しよう

本記事では、Excel（エクセル）を活用したリソース管理表の作成7ステップや、効率的な運用ノウハウについて解説しました。

適切にリソース管理を行うことで、現場の稼働状況やスキルの偏りを可視化し、プロジェクトを計画通り円滑に推進できるようになります。

一方で、管理するメンバー数やプロジェクト規模が拡大すると、Excelによるリソース管理表の運用には以下のような限界が生じやすくなります。

• 手動更新の手間と入力ミス（リアルタイム性の低下）
• ファイルの重重化や先祖返り（複数人での同時編集の難しさ）
• 最新スキルや稼働状況の把握漏れ（アサイン調整の遅れ）

「Excel管理の負担を減らしたい」「要員配置やスキル管理をさらに効率化したい」とお悩みの場合は、アサイン管理・スキル管理に特化した専用ツール（fapiなど）の導入をあわせて検討してみるのがおすすめです。

リソース管理表のExcel運用に関するよくある質問（FAQ）

リソース管理の関連記事・おすすめツール紹介

次の記事では、自社に最適なツールを選定できるようにおすすめのリソース管理ツール6選を詳しく紹介しています。各ツールの特徴や料金プラン、失敗しない選び方を徹底比較していますので、ぜひ参考にしてください。

• 関連記事： 【無料で使える】最新おすすめリソース管理ツール6選と選び方を解説

リソース管理の理解を深めるおすすめ関連記事

組織のリソース管理をより深く理解し、現場の実務や生産性向上に役立つ関連記事を体系別にピックアップしました。目的に合わせて参考にしてください。

1. リソース管理の基礎知識・全体像を学ぶ

• 基礎から学ぶ①： リソース管理とは？重要性と効率的なやり方を解説
• 基礎から学ぶ②： リソース計画とは？プロジェクトマネジメントを成功させる手順とコツ
• 基礎から学ぶ③： リソースマネジメントとは？プロジェクト管理における重要性
• 基礎から学ぶ④： HRM（人的資源管理）とは？基礎知識と人材マネジメントのポイント
• 基礎から学ぶ⑤： リソース管理とプロジェクト管理の違いとは？使い分けを解説
• 基礎から学ぶ⑥： 社内リソースの重要性と効率的な管理の実践ノウハウ

2. 実務で使えるリソース管理表の作成・運用ノウハウ

• 実務プロセス①： リソース管理表に必須の12項目と効果的な作り方を徹底解説
• 実務プロセス②： 【Excel】リソース管理表の作り方7ステップ！必要項目と効率的な運用ノウハウ