【無料フォーマット】要員計画表の作り方！システム開発会社向け

要員計画表の作成方法を教えてほしい、システム開発のIT企業や製造業・建設業の要員管理業務を効率化する要員計画表作成ツールについて情報を集めているけど自社の課題をどの要員計画表作成ツールが解決できるのか判断できない、というご相談が弊社によせられることがここ数年非常に多くなりました。
背景には、デジタル人材が不足していることの対策として東京都でも実践されているリスキリング、コロナによるリモートワークで加速した業務のDX化で要員計画の最適化へのニーズが増加したことなどが考えられています。

今回は、

・製造業の管理職
・IT企業のプロジェクトマネージャー
・システム開発会社の管理職

の中でも、特に既存ツールやエクセル表で要員計画業務に限界を感じている方向けに、組織の強みと弱みが一目で可視化し、組織の要員育成に使える、要員計画表の作り方に着目します。ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアの要員計画管理・更新を25年経験するうえで業務効率化しながらISO9001を取得している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美が解説いたします！

弊社の紹介は、企業情報ページをご確認ください。

要員計画とは？

要員計画とは、4つ「ヒト、モノ、カネ、情報」の経営資源（リソース）の1つである「ヒト」を管理する為の計画です。 要員計画を正確に行う事により、事業・プロジェクトの成功率をあげ、適材適所の人員配置を行う事で無駄な工数の削減や生産性の向上に役立てる事ができます。 技術者（エンジニア）を多く雇うシステム開発企業や製造業、他にも人材派遣・コンサルティング会社など要員計画の最適化がテーマとなっています。

要員計画 人員計画 違い

要員計画：経営計画・事業計画・プロジェクトごとに必要なリソース（人数等）を算出し、それに合致した採用やアサイン（配置）に関する計画
人員計画：経営計画・事業計画・プロジェクトごとに必要なスキル（経験や技術）にフォーカスし、それらにマッチした採用やアサイン（配置）に関する計画

要員計画 採用計画 違い

要員計画：経営計画・事業計画・プロジェクトごとに必要なリソース（人数等）を算出し、それに合致した採用やアサイン（配置）に関する計画
採用計画：要員計画で行われた採用の部分にフォーカスした人材採用のための計画

要員計画表を作るメリットとデメリット

要員計画は、経営計画・事業計画・プロジェクトを成功に導く為の重要な計画になります。
要員計画では、「人材採用」「人材配置」「人材育成」などを調整しながら企業の経営計画・事業計画・プロジェクトの成功・達成を目指します。

まず、要員計画を立てることで得られるメリットを3つ紹介します。

要員計画表を作るメリット①プロジェクトを成功に導く事ができる。

経営計画・事業計画・プロジェクトを成功に導く為の要員計画になります。
要員計画を立てる事で、目標と課題が明確になり、目標達成に向けた行動指針も明確化する事ができます。
行動指針が明確になる事で適格なPDCAを回す事が可能になります。
プロジェクトのアサイン（人員・要員配置）においても、目標と現状の可視化が出来る事で、目標達成の為の要員計画の見直しや新規プロジェクトの要員計画を立てる際に、前回の経験やナレッジがいかされる事で、より成功率の高いプロジェクトや効率的な要員計画を立てられるようになり生産性の向上につながります。

要員計画表を作るメリット②アサインメンバー（人員・要員）のミスマッチをなくす。

要員計画を立てることでプロジェクトを成功させる為にどのようなスキル・資格・経験のあるアサインメンバー（人員や要員）を選定すべきかが明確になります。
適材適所にアサインメンバー（人員・要員）が配置できる事で、アンマッチやミスマッチをなくす事ができます。
アサインメンバーのアンマッチやミスマッチが起きた場合、プロジェクトが炎上する可能性や、人材の離職のトリガーにもつながる可能性があります。、その為、要員計画はとても重要になります。

要員計画表を作るメリット③適材適所の要員配置によるアサインメンバーの生産性向上

要員計画を立てる事で、適材適所に要員配置されたアサインメンバーの生産性の向上も期待できます。
スキル・資格・業務経験をもとにどのくらいの工数で、そのくらいの人数が必要かを明確にすることで、無駄な要員配置などのアサインメンバーの最適化を図れるため、スキルマッチした要員配置は、業務スピードの向上にもつながります。

要員計画表を作るデメリット

要員計画表を作るメリットは多くありますがデメリットはありません。
懸念される事があるとすれば、要員計画表を誰が作成し、運用するかの社内ルールが明確になっていない場合や要員計画表をエクセル管理する場合は、管理方法や更新のタイミング、表計算の破損、共有が難しい、別シートで管理されてしまうなどのデメリットが考えられます。
要員計画表の作成はクラウドのサービスを利用することがベストではありますが費用が掛かる事がデメリットです。要員管理表の運用・管理をされるかたの工数と比較しながら自社にあう要員計画表を検討してみて下さい。

要員計画の立て方

要員計画 立て方は、以下の方法が一般的です。 トップダウン方式（マクロ的手法） ボトムアップ方式（ミクロ的手法） 各それぞれ、必要な要員を算出するための方程式があります。 効率良く要員計画を立てる手順もあわせて紹介致します。

トップダウン方式とは

要員計画におけるトップダウン方式とは、経営層や上層部が決定した内容を下部組織に落とし込み、現場は責任者の決定に基づいた行動を取るという管理方式です。 要員計画におけるトップダウン方式による一般的な指標は下記になります。
・売上高
・付加価値
・損益分岐
・人件費率
・労働分配率

ボトムアップ方式とは

要員計画におけるボトムアップ方式とは、現場の提案・意見を吸い上げ、経営層や上層部が意思決定する管理方式です。 要員計画におけるボトムアップ方式による一般的な指標は下記になります。
・各部署の工数
・現場意見
・要望の積み上げ
・予実の工数
・アサイン予定メンバーの予測値

要員計画をする際のトップダウン方式とボトムアップ方式のメリットとデメリット

要員計画をする際のトップダウン方式とボトムアップ方式のメリットとデメリットを以下の表にまとめました。
参考にしてください。

	メリット	デメリット
トップダウン方式	・意思決定が速い ・予算内での要員補充ができる ・大きく舵を切りやすい ・行動指針を統一しやすい	・現場の声を反映しずらい ・現場からの不満がおきる可能性がある ・よくもわるくもトップ次第になってしまう
ボトムアップ方式	・現場のリアルな状況が反映されやすい ・現場の要員が意見しやすくなる ・要員の成長に繋がる ・離職率の低下	・人件費が膨らむ ・意思決定の遅延・行動指針の一貫性がなくなる ・よくもわるくも現場の要員次第になってしまう

要員計画成功させる？トップダウンとボトムアップを柔軟に組み合わせる「トップダウンデモクラシー」

「トップダウンデモクラシー」とは、トップダウンとボトムアップの両者の良い所を組み合わせた意思決定する管理方式です。 経営層と現場に課題解決の方法を確認し、現場がプロジェクトを実行しながらで、経営層に解決策を共有しプロジェクトを成功に導きます。
基本意思決定は経営層・上層部がしますが、両者の良い所を組み合わせる為、現場の意見に耳を傾けているのが特徴です。 ただ難しい所は、経営層・上層部・現場が一貫して同じ情報を共有できるプラットフォームを構築する必要がある点です。 また、経営層・上層部が閲覧できる情報と現場までが閲覧できる情報を権限管理等で管理をする必要がでてきます。
その為最近では脱エクセルではないですが、エクセル管理では限界がある為、要員計画表の作成は経営層・上層部・現場が一貫して、 同じ情報を共有かつ必要な情報を権限設定で閲覧の制限のできるクラウドサービスの活用が増えています。

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要員計画を運用する際の注意事項

要員計画は売上計画・予算計画・要員の稼働状況・現場、顧客の要望など、多角度から計画する必要があります。
そして今後の予測も加味したものでなければなりません。
更にリスクマネジメントの観点から、プロジェクト・案件のトラブルや要員の休職、離職の想定も必要になります。
その際に、ヘルプに入れる要員がいればよいのですが、タイミングよく空いている確率の方が低いのではないでしょうか？ プロジェクトの概要から必要になるスキルを把握しながら、要員の教育・採用など中長期的な計画をする事が、要員計画をたてる上でのひとつおおきな注意点になります。
その他にも注意点がありますのでご紹介致します。

要員計画を運用する際の注意事項①スキルマップの更新・作成

スキルマップが最新でないと、求めているスキルを保有している要員を正確にアサインできる保証はありません。
その為最新の要員情報（スキルマップや業務経歴書など）あらかじめ過去に行った経験や実績、スキル・資格取得状況を集めておくことをおすすめします。

要員計画を運用する際の注意事項②リソースの不足がないか

要員（人員）は各取得スキルの経験年数や習熟度が異なるため、プロジェクトに対して必要スキルがマッチしていても得意・不得意な分野があります。
要員（人員）が得意としている業務への配置ができないと、本末転倒になります。
その為、取得スキルの経験値や業務経歴などを考慮したうえでプロジェクト成功にたいして本当にリソースが不足していなかを検討する必要があります。
またアサイン後（要員配置）後のPDACを回しながら目標達成までのリソースが不足していないかを把握し、要員計画表を更新していく事がポイントになります。

要員計画を運用する際の注意事項③将来を見据えた採用や教育をする為のメンバー選定ができているか

目先のプロジェクトの目標達成をゴールに設定をすると、優秀な要員（人員）への負荷工数が増えてしまいます。
企業として次の目標に到達する為にはどのような要員（人員）が何名在籍し、プレイングマネージャーとして業務のみでなく部下やメンバーの教育ができる要員計画がされているかが、 中長期的に考えると要員計画を立てるうえで見落としがちなので注意が必要です。

要員計画を運用する際の注意事項④アサインメンバーのフォローアップができる体制がつくれるか

退職や休暇などの計画と想定外の事態が起きるケースも考えられます。
このような事態に備えるために、重要なのは、アサインメンバーのフォローアップができる要員計画（体制）になっているかが重要です。
リスクヘッジの為にも少しでも早く情報をえる事や予測することで、マイナスの想定を最小限に抑える事ができる為です。

要員計画を運用する際の注意事項⑤オーバー工数の程度

予定と実績で工数の差が生まれることがあります。
要員計画を立てて終わりではなく、PDCAを回し何が原因なのかを分析する必要があります。
・スキルのミスマッチ
・要員の経験値不足
・要員不足など
プロジェクト内容によって原因や課題は異なるため、要員計画表と照らしあわせて課題や問題点を分析する必要があります。

要員調達のポイント

要員調達のポイントは4つです。 数か月前より要員計画が動き出す場合がほとんどになる為、下記4点をポイントに要員調達を計画する事をおススメします。

・プロジェクト開始時期の把握
・どのくらいの規模のプロジェクトなのか？
・どのようなスキルが必要か？
・要員のアサイン人数は何名必要なのか？

他にも、要員の契約形態の把握（正社員、非正規社員、外部パートナー社員）をする事で要員管理を予算内に収めるなど、 要員計画も必要になる場合があります。
その為、要員調達をスムーズの行う為にも要員管理と要員計画は一つのサービス内で管理する事をおススメ致します。

効率的に要員計画（人員計画）を進める方法

重要なのはプロジェクトの概要とスキルマップと業務経歴、現状の稼働状況になります。
プロジェクト概要を把握したうえで、それに沿った具体的な要員計画を立てます。
細かいプロジェクト概要の項目や数値などを管理し、マストの要員計画（人員計画）を立てる管理方法を紹介致します。

エクセルの活用

エクセルを使って要員計画（人員計画）を進める方法がおススメです。 理由は下記のような管理項目を自由に設定でき各企業に合わせた管理方法が可能な為です。

・プロジェクト名
・顧客名
・プロジェクト概要
・プロジェクト期間
・必要となるスキル
・アサインメンバー
・備考
など

要員計画ツールを活用する

複数プロジェクトで要員計画（人員計画）を行う際は、エクセルの管理では限界があります。
その際は、要員計画（人員計画）ツールの活用がもっとも効率的です。
要員計画（人員計画）ツールは要員の情報を登録する事ができるものもあり、最新のスキル取得情報、業務経歴などの参照をしながら、適材適所なアサイン（要員配置）を行えます。
更にリアルタイムで要員配置の状況や要員の過不足といった課題まで確認・把握できる為、要員計画・要員配置などのアサインのシミュレーションや利益予測まで行えます。 要員計画（人員計画）の作業工数を大幅に削減できる事や情報の共有がスムーズ行える為、要員計画を複数行う企業様はツールの活用がおススメです。

要員計画ツールの紹介

要員計画ツール（フリープラン・無料トライアルあり）3選

統合型プロジェクト管理ツール OBPM Neo― 株式会社システムインテグレータ

OBPMは、PMBOKの10の知識エリアを統合管理できるプロジェクト管理システムです。2008年11月に製品リリース後、さまざまなIT企業に導入を広げてきましたが、同時に各社のプロジェクト管理のノウハウを取り込みながら成長してきた完成度の高い製品です。

プロジェクト管理ツール　Time Krei― 株式会社テンダ

Time Krei（タイムクレイ）は、プロジェクトを効率よく回すための『プロジェクト管理ツール』です。経営者やマネージメント層の「知りたい」を「見える化」し、課題解決に導きます。カスタマイズで各種外部連携を可能としたり、グループウェア機能も使用することで予実管理をより効率化するなど、理想的な一元管理を実現します。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi　株式会社エフ・ディー・シー

スキル情報や要員計画表を一元管理・作成したい……という思いを実現するため、ソフトウェア開発会社が作成したツールです。 スキル、人材情報管理・アサイン、プロジェクト管理・案件管理の基本機能を備えており、各管理画面の項目は自由に設定できるため、Excelなどの利用中ツールからの移行もしやすくなっています。社員の保有スキルや業務経歴は、管理職または社員それぞれが更新可能で、それらの情報がfapiの中にすべて集約されるため、要員計画表の作成から作成時に案件にマッチした人材を効率よく探すスキルマップを作ることができます。

Excel（エクセル）で要員計画表の作り方・フォーマット【無料フォーマットDL】

横軸にプロジェクト名、顧客名、プロジェクト概要、プロジェクト期間、、、、、プロジェクトメンバー、期間、期間内工数、役割、担当フェーズ、、、、など管理したい項目を記載して作成します。
下記の画像のイメージで作成してみて下さい。

用途にあった選び方のご提案

品質マネジメントシステムの国際規格であるISO9001の厳しい要求を満たすために、社員の力量・スキル管理は会社の取り組みとして要員計画に予算がかけられない企業様や、管理したい項目を自由に決め（柔軟に追加変更）ながら、管理を希望される企業様はエクセルでの運用がおススメです。
管理したい項目を自由に決め（柔軟に追加変更）とあわせて要員情報（スキルマップ）とセットで管理したい場合は、弊社がご提供している、スキル管理アサイン管理支援ツールfapiなど要員計画表を作成できるクラウドサービスでの運用がおススメです。

その他にも、無料で利用可能なものが沢山ありましす。ただし、無料ツールでは利用可能なアカウントや機能に制限があることが多く、結局有料プランに移行することになった……というような事例が多くあります。

有料のツールを選ぶポイントとしては、「管理したい業務の種類」「利用ユーザー数」の多さを基準にするとよいでしょう。利用ユーザー数に関しては、数十名を超えるようであれば有料ツールを視野に入れて検討を開始して問題ないでしょう。
また、管理したい業務が多岐にわたる場合は、自社に合わせて長期的に利用が可能なように、カスタマイズが充実しており、自由度の高いツールを選ぶのがおすすめです。

導入後の工数削減率を意識（サポートは充実しているか）ポイントの一つです。
ツールを導入したものの、ツールの初期設定や利用方法を覚えるのに時間がかかってしまい、かえって工数がかさんでしまった……。というような事例も見られます。
そういった不安がある場合には、サポートの充実度を比較検討するとよいでしょう。
例えば、海外のツールは世界規模で利用者が存在するため、使い方をインターネット上で調べることは可能ではありますが、オンライン面談などを用いた直接のサポートは難しくなってきます。不明点や不具合のサポートを手厚く受けられるかどうかは、ツール利用初期の工数の削減に大きく関わってくるでしょう。

要員計画の学習におすすめの書籍

【まとめ】要員計画表の作り方を解説！システム開発会社向け

いかがでしたでしょうか？

要員計画表を活用する事で経営計画・事業計画・プロジェクトを成功に導く為の仕組みとして活用できます。

要員計画表の作り方も難しいものではなく、エクセルやWEB上にあるフォーマットを活用して無料で作る方法から、弊社サービスのスキル管理・アサイン管理効率化ツールfapiのような要員管理ツールを利用する方法など、各企業様の状況にあわせたかたちで要員計画表を作成する事ができるのではないでしょうか？

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

要員計画表を作成する事で、企業・組織全体の要員の稼働状況の可視化ができる為、効率よく経営計画・事業計画・プロジェクトを成功させる事ができるのではないでしょうか？

以上、要員計画表の作り方についてでした。