客先常駐型PM（プロジェクトマネージャー）の業務効率化を実現した、要員管理ツール活用のコツと導入事例

• 利益増の為の客先常駐案件の体制の拡大
• PM（プロジェクトマネージャー）の業務工数の削減
• Excelでの管理をやめたい

という悩みを、客先常駐をされているシステム開発企業様から多くご相談されています。
今回は株式会社NSIT様の事例をもとに、スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi導入前はどんな問題・課題を抱えていたのか、そして導入することで体感したシステム開発企業での要員管理ツール導入事例や活用のコツをご紹介します。

【要員管理ツール導入前の課題】Excel管理での要員管理・要員計画の限界

-fapi導入前には、どのような課題がありましたか。

「客先常駐での契約が多いため、Excelでの要員管理・要員計画（アサイン管理）が課題でした。理由は、いくつかあり例えば、
・客先の端末（PC）なのでそこで自社ネットワークにアクセスできず業務経歴表（スキルシート）を更新できない。

・お客様の業務時間内になるので、業務経歴表（スキルシート）更新作業できない。

・更新依頼メールに更新内容を記載して、営業担当者が、業務経歴表（スキルシート）を更新していた。

・客先で必要な書類なども営業担当者がメールで共有していた。

・社内情報（要員計画・要員配置・アサイン管理）などは社内の人間しか把握できない状態。

といった具合でした。
このように、客先常駐で作業をおこなっているプロジェクトマネージャーやSEが業務経歴表（スキルシート）更新作業や要員計画・要員配置（アサイン管理）をExcelで行っていたことでその情報を全く活用することができない状況でした。」

【要員管理ツール導入後のメリット】Excel管理からクラウド管理への乗り換えで客先常駐では難しい要員管理・要員計画（アサイン管理）の効率化が実現

ーfapiを導入したことで、どのようなメリットを感じていらっしゃいますか。

「業務経歴書（スキルシート）・要員計画・要員配置（アサイン管理）がExcelとファイルサーバーでの管理ではなく、クラウド管理に変わったことで、客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）・システムエンジニア（SE）との情報の共有や連携がスムーズになりムダな業務を大幅に削減する事ができました。

そのため、客先常駐の現場であっても、プロジェクトマネージャーが要員管理・要員計画・要員配置（アサイン管理）といった要員配置状況を常に把握し、営業担当者とストレスなくコミュニケーションが取れる為、他社よりも速く営業提案ができるようになったと強く実感しています。

更に、fapiから客先常駐のSEに対して業務経歴書（スキルシート）更新依頼を行えるので、常に最新スキルレベルや業務経歴・アサイン状況などの要員情報を把握できる事も大きな魅力のひとつです。」

【要員管理ツール導入前と導入後の業務工数比較】要員管理・要員計画・要員配置（アサイン管理）の工数・管理が大幅に削減

ー客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）、エンジニア（SE）の業務経歴表（スキルシート）や要員計画（アサイン管理）更新などの業務工数は、具体的にどのような変化があったのでしょうか。

「Excelの運用管理では出来なかった事が出来るようになり、会社全体で工数が大幅に改善されました。

例えば、
・客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）が他の現場の状況を把握できる

・案件の体制を拡大させる為の提案を客先か可能に

・各部署・案件ごとのプロジェクトマネージャー（PM）の属人化による管理の脱却

・営業と客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）、エンジニア（SE）と営業担当者の連携

・現場の管理職・プロジェクトマネージャー（PM）などの生産性向上の為の意識改革

といったところです。
要員情報や要員配置の状況がクラウドで確認できるため、客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）が自社の状況を話す材料（データ）として要員管理ツールを活用することができます。
その結果、現場でお客様に案件の体制拡大・エンジニア（SE）の増員などを提案し、利益増・エンジニア（SE）の増員を実現しています。

【まとめ】客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）の業務効率化！

いかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した事例をまとめます。

・脱Excel化でアサイン検討（要員管理・要員計画・要員配置など）をスムーズに

・案件の体制・エンジニア（SE）増員の為の提案ツールとして客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）が活用

・営業担当者・社内とクラウド経由での情報の共有

・連携で工数を大幅に削減

以上が、脱Excel化を実現して客先常駐のプロジェクトマネージャー（PM）の業務効率化を可能にした、株式会社NSIT様の導入事例についてでした。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

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（取材日：2023年5月）※インタビューの内容は取材時のものになります。