脱Excel！リソース管理とは？プロジェクトを完遂する方法や厳選ITツール8選

プロジェクトを効果的かつ効率的に進めるには、適切なリソース管理が欠かせません。
特に「人材」は経営リソースの中で唯一発言や行動を起こせることから、リソース管理でもっとも重要な要素です。
この記事ではITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのリソース管理を25年経験してきて効率化し、リソース管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がリソース管理で重視すべき5つの要素と、PMBOK人的資源マネジメントの活用方法について解説します。
リソース管理を効率化してプロジェクトを達成する、おすすめの「リソース管理ツール8選」もまとめました。

リソース管理とは？リソース不足が招くリスク

リソース管理はプロジェクトを円滑に進めるため「ヒト」「モノ」「カネ」といったリソースを、適切に配置・管理することです。
リソースには「情報」や「知的財産」、「時間」といった目に見えない無形資産も含みます。
経営リソースの中でももっとも重要度が高いのが「ヒト」です。
「ヒト」はモノやカネ、知的財産など、経営リソースのすべてに関わる要素です。
さらに、他のリソースと違って発想や発言、行動を起こすこともできます。
リソース管理ではプロジェクトの達成や利益を最大化するためにリソース配分を熟考し、効率的・効果的に戦略を立てる必要があります。

リソース管理不足が招くリスク

業務が集中して生産性が低下する恐れ

会社がリソース不足の場合、一人の従業員に業務が集中する恐れがあります。
人材やスケジュールに余裕のないリソース管理は、業務過多になり生産性を低下する可能性が高いです。
仕事の押し付けが長い間続いてしまうと、やり方が属人化して周りの人がサポートしにくくなることも考えられます。

急なトラブルに対応できない

リソース管理が不十分では、急なトラブルに対応できません。
例えばプロジェクト進行中に急なタスクが追加されると、人材や機械が足りないという事態に陥るでしょう。
その結果スケジュールを大幅に修正したり、成果物のクオリティが低下してしまったりすることが考えられます。
不足の事態に対処できるように、リソース管理で「ヒト」や「時間」などを把握しておくことが大切です。

プロジェクト管理において管理すべきリソース5種類

リソース管理は、おもに以下の5つの要素で構成されています。

「ヒト」のマネジメント

前述した通り、ヒトは経営リソースの中で最も重要な存在です。
リソース管理やプロジェクト管理を行うのはヒトであり、的確な管理が求められます。
社員・エンジニアのスキルやキャパシティを考慮し、スケジュールに余裕のあるアサインを実施してください。

「モノ」のマネジメント

モノは機械や材料、サーバーに車などあらゆる「有形資産」が該当します。
モノは必要なときにすぐ利用できる状態にしておき、欠品しないようにマネジメントする必要があります。

「カネ」のマネジメント

会社をしっかり経営するため、カネのマネジメントは適切かつ正確に行なってください。
人材の雇用や開発資金、原材料の購入など、さまざまな場面でカネは必要となります。
カネには株式や債券、融資などもリソース管理に含まれています。

「情報」のマネジメント

情報リソースは売上情報や顧客データ、製造のためのマニュアルなどを意味します。
情報は簡単にアクセスできたり最新の状態に更新したりして、社内でデータを共有しましょう。
また、情報のプロセスもしっかりと管理を行い、信頼性を高めて効率的にプロジェクトを進めてください。

「時間」のマネジメント

時間のマネジメントでは優先順位や時間配分を考え、業務時間を最大限に活用することが目的です。
どんなプロジェクトにも必ず期限があります。
期限内に達成するためにも、優先順位の低い仕事を後回しにするなど、適切なリソース管理が求められます。

PMBOK人的資源マネジメントの活用方法

PMBOKの「人的資源マネジメント」には、プロジェクト管理に必要な知識や手順が体系的にまとめられています。
人的資源マネジメントは4つのプロセスで構成されます。

なお、PMBOKの人的資源マネジメントでは、顧客やスポンサーといったステークホルダーを「人的リソース」に含んでいます。
プロジェクトの達成目的は、ステークホルダーのニーズを満たすこととも言えるのです。
真のニーズを掴むためにも、ステークホルダーの力も借りてプロジェクトの達成を目指してください。
人的資源マネジメントを効率化するには、WBSやガントチャート、一元管理ツールを活用する方法があります。
要員のスキルや作業量、チーム全体の進捗などを「全員」で共有し、効率的にマネジメントを行なってください。

【無料あり】リソース管理の最適化・生産性を向上するツール8選

ここではリソース管理の最適化・生産性を向上する、おすすめのリソース管理ツール8選を紹介します。

fapi

要員のスキルの把握や他部署との連携によって、最適なリソース管理・配置ができるリソース管理ツールです。
稼働予実やアサイン調整機能に優れており、Excelが直面する問題を解決できます。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

Backlog

IT業界以外に製造業や行政でも活用される、リソース管理ツールです。
ガントチャート機能に優れ、プロジェクトの進捗や成果物の達成度を可視化できるメリットがあります。

Microsoft project

プロジェクトにおけるチームのスケジュールやタスクを管理できます。
他のシステムにはない魅力が、エクセルやワードと簡単に連携できる点でしょう。
ロードマップを作成すればプロジェクトの進め方をわかりやすく表示できるので、思い違いなどのトラブルを回避できます。

monday.com

親しみやすいデザインと操作性を持ち、190カ国以上、12.7万以上の顧客に利用されています。
無制限で作成管理できるワークスペースにAPP構築のプラットフォームなど、より効率的でスムーズな作業フローを実現します。

Resource Guru

「人」「機材」「会議室」を一元管理して、迅速かつ柔軟にスケジュールが組めるリソース管理システム。
リアルタイムで稼働率を把握することで業務過多を回避し、より正確な予測・予算策定ができます。

GoodDay

プロジェクト管理から資源管理、アジャイル開発まで企業の幅広い悩みを解決します。
ソフトウェア開発やバグ追跡、ウォーターフォール開発など多くのテンプレートを取り揃えています。

Asana

単純作業や反復作業を自動化するプログラムが便利な、リソース管理システムです。
ビュー機能（タイムライン、ボード、リスト）により、プロジェクトやタスクのリソース管理を把握・合理化できます。

Jira

高いカスタマイズ性と柔軟性を持ち合わせ、アジャイル開発向きのリソース管理ツールです。
ガントチャート機能でスケジュールを可視化したり作業工数を計算したりと、プロジェクトを計画的に進行できます。

まとめ

プロジェクト成功の秘訣は、正確なリソース管理とマネジメントの実施です。
そのためには「ヒト」「モノ」「カネ」といったデータを一元管理して、リアルタイムでの可視化が求められます。
クラウド型のリソース管理ルールを活用すれば、要員のスキルや作業量、チーム全体の進捗などを簡単に把握できます。