「メンバー稼働率が100%にならない」「エンジニア選定に時間がかかる」という悩みを抱えながら、エクセルによるリソース管理をやめられない企業は多いことでしょう。
この記事ではエクセルでのリソース管理に限界がある理由から、専用のツールを導入するメリット・デメリットまでを解説します。
おすすめのリソース管理ツール5選も紹介するので、今度こそ脱エクセルしたい方はぜひご覧ください。
エクセルでリソースを管理するメリット・デメリット
エクセルは、ほとんどの企業で導入されている表計算ソフトです。
ここでは、エクセルでリソース管理するメリット・デメリットについて深掘りします。
エクセルでリソース管理するメリット
- 導入コストを抑えられる
- 関数が使える
- 無料テンプレートが豊富に用意されている
エクセルでリソース管理する一番のメリットは、豊富なテンプレートを活用できる点です。
リソース管理のフォーマットをイチから作成する手間がなく、自社の業務にあわせて項目を変更することもできます。
エクセルでリソース管理するデメリット
- 属人化の恐れがある
- 複数人で同時編集ができない
- 入力ミスが起こりやすい
- 本格的なガントチャートを作成できない
- 複数プロジェクトを同時に管理するのが難しい
リソース管理に限らず、エクセルで複雑な関数処理をおこなうと属人化の原因になります。
特に近年は育児休暇を長く取得する人や、こまめに転職する人が増えています。
属人化されたリソース管理は、業務の停滞や利益損失につながる恐れがあるので注意が必要です。
エクセルでリソースを管理するのは限界がある？
エクセルは操作に慣れているメンバーが多く、手軽に扱えるというメリットがあります。
しかしながら、エクセルでリソース管理・プロジェクト管理を行うのは限界があります。
特にエンジニア数やプロジェクト数が多いと、複数人で同時編集できないといったエクセルのデメリットが際立ち、現場の業務負担が大きくなるのです。
リソース管理ではヒト以外にカネ・情報なども管理対象になることから、現状把握に膨大な時間・人的コストを要するからです。
エクセル以外でリソースを管理する方法の一つに、リソース管理ツールがあります。
後ほどリソース管理ツールを導入するメリットを紹介するので、ぜひ目を通してみてください。
リソース管理におすすめのツール5選
ここでは、リソース管理におすすめのクラウドツール5選を紹介します。
- スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi
- Trello
- Asana
- Lychee Redmine
- Microsoft Teams
エクセルのリソース管理から脱却したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi
fapiはIT業務やSES業務を25年以上支援してきた、スキル管理・アサイン管理支援ツールです。
管理画面の項目は自由に設定できるため、エクセルなどのツールからでも移行しやすい特長があります。
| 料金 | 300円/月・人～(無料トライアルあり) |
Trello
Trelloはタスクやアイデアを付箋のように表示する、機能性の高さが人気を集めるリソース管理ツールです。
タスクの作成や割り当て、カンバンボードで情報共有するなど、工数管理ツールの機能も兼ね備えています。
| 料金 | 0円（FREEプラン） |
Asana
Asanaのビュー機能（タイムライン、ボード、リスト）を使えば、プロジェクト・タスクのリソース管理を効率化できます。
公式サイトでは「タスク時間34%削減」「プロジェクトの期間内完遂度38%向上」と、確かな導入効果を公開しています。
| 料金 | 1,200円〜/1ユーザー（無料プランあり） |
Lychee Redmine
Lychee Redmineはガントチャートにおける使用感で、満足度No.1に選ばれたリソース管理システムです。
導入企業は7,000社を超えていて30日間の無料トライアルもあるので、機能性や操作性を確認してみると良いでしょう。
| 料金 | 900円〜/1ユーザー |
Microsoft Teams
Microsoft Teams は、Office 365を利用している企業なら追加料金なしですぐに使うことができます。
Microsoft Projectと連携すれば、Teamsのタスク管理をガントチャート化することが可能です。
| 料金 | 599円/月・1ユーザー（Microsoft Teams Essentials） |
リソース管理ツールを導入するメリット・デメリット
結論からいうと、リソース管理ツールを導入するメリットは非常に大きいです。
とはいえデメリットもあるので、導入前にきちんと確認しておくことをおすすめします。
リソース管理ツールを導入するメリット
- 属人化の心配がなく業務が停滞しない
- 業務工数を大幅に削減できる
- チームマネジメント・リスクマネジメントを強化できる
- 他ツールと連携できる
リソース管理ツールは、エクセルと違ってフォーマットが統一されていて、属人化の心配がありません。
またリソースの稼働状況やタスクの進捗が把握しやすく、適切なタイミングでリソースの追加・変更がおこなえます。
リソース管理ツールを導入するデメリット
- 機能を使いこなすには時間がかかる
- 有料プランはコストがかかる
リソース管理ツールが複数の機能を搭載していても、使いこなせない可能性があります。
自社に本当に必要な機能を見極めれば、育成コストや導入費用を抑えられるでしょう。
リソース管理とプロジェクト管理の違い
リソース管理とプロジェクト管理の違いは、目的と範囲にあります。
| 管理の区別 | 目的 | 範囲 |
| リソース管理 | リソース（ヒト・モノ・カネ）を効率的に割り当てて、最大限に活用すること | 複数のプロジェクト |
| プロジェクト管理 | 期限日までに予算内で達成すること | 単体のプロジェクト |
リソース管理は限られたリソースで、どのようにプロジェクトを進めるかを管理します。
一方のプロジェクト管理は、細かいタスクをどう進めていくかを管理する、というのが違いです。
【無料ダウンロード】リソース管理エクセルテンプレート（プロジェクト・アサイン管理台帳）※FDCで用意
システム・ソフトウェア開発会社の株式会社エフ・ディー・シーでは、リソース管理Excelテンプレートを公開しています。
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiでデザインした「プロジェクト・アサイン管理台帳」で、無料でダウンロードすることが可能です。
「プロジェクト・アサイン管理台帳」の特徴はプロジェクトごとのアサイン工数管理に対応し、選択肢作成用のサンプルマスターデータなどを備える点です。
Excelですぐに利用できるため、「今すぐプロジェクト情報を管理する台帳がほしい」という方は、ぜひご確認ください。
【現場の声を実装】スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiとは？
fapiは「メンバー稼働率100%を実現したい」「エンジニアの選定に時間がかかる」といった、現場の課題解決のために開発された、スキル管理・アサイン管理ツールです。
エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサイン管理に必要な諸機能を搭載し、スキル管理や営業提案業務の効率化、生産性・利益率の向上に貢献します。
ここではエンジニア数150人、エクセルで業務経歴およびスキル管理をしていたA社が、fapiの導入で業務改善した事例を見ていきましょう。
| 業務 | 従来工数 | 導入後工数 | 年間削減工数 |
| スキル情報更新 | 30分 | 10分 | 0.3人月 |
| 提案候補者の初期検討 | 1時間 | 5分 | 1.0人月 |
| 提案用業務経歴表の作成・整形 | 30分 | 5分 | 0.5人月 |
| アサインリスト作成 | 20分 | 3分 | 0.1人月 |
| 取引先調査票情報収集 | 2時間 | 10分 | 0.2人月 |
結論から伝えると、年間削減工数は「2.1人月」という業務効率化を実現しています。
一元管理された高精度な情報をもとに、顧客の案件にフィットした提案で受注角度を高めたい方は、ぜひ1ヶ月間の無料トライアルからお試しください。
まとめ
エクセルは「複数人で同時編集ができない」「属人化しやすい」といった理由から、リソース管理には不向きです。
一方でリソース管理ツールは属人化の心配がなく、業務工数を大幅に削減して受注確度・利益向上につなげます。
無料トライアルもうまく活用しながら、今度こそ脱エクセルを実現しましょう。
