工務店が一元管理ツールを導入するメリット・デメリットやトラブル解決事例

人材不足に職人の高齢化、集客のほとんどがWeb中心になるなど、工務店を取り巻く環境は大きく変化しています。
少人数でムダなく効率的に仕事を回すために重要となるのが「一元管理システム」です。
一元管理システムは顧客管理や工事の進捗管理など、あらゆる業務を一箇所で管理して業務効率化につなげるシステム。
この記事では住宅業界・工務店における一元管理システムの重要性と、メリット・デメリットを解説します。
導入のポイントと注意点、解決できるトラブル事例もお伝えしますので、効率的な業務で利益を伸ばしたい方はぜひご覧ください。

弊社コーポレートサイトはこちらからご覧ください。

一元管理とは業務に関わるあらゆる情報やデータを、一つに統合して管理すること。
一元管理はただ統合するだけでなく、活用しやすいように「最適化」することに意味があります。
紙やExcelによる管理は抜けや漏れが多く、確認に時間がかかったり意見が食い違ったりするなど非効率な管理方法でした。
一元管理で一箇所に統合すれば全社員で情報やデータを共有でき、業務効率化や生産性の向上につながります。
さらに新規マーケティングに活かしたり適切な人員配置につなげたりするなど、応用の幅が広がるところも魅力的です。

住宅業界・工務店を取り巻く環境は激しく変化しており、早期の一元管理システムの導入が求められます。
一元管理できる工務店の業務には、以下のようなものがあります。

• 顧客管理
• スケジュール管理
• 従業員のスキルや勤怠管理
• 情報やデータ、ノウハウの管理
• 工事の進捗管理
• 予実管理
• 在庫管理
• 人材のアサイン管理

このように建設現場から事務作業まで、工務店に関わるすべての業務を一つのシステムで管理可能です。
人材不足や職人の高齢化、集客方法の変化など、経営の大きな岐路に立たされている建築業界。
業務の効率化やミス・ムダをなくすためにも、全社員で情報を共有して課題に立ち向かう姿勢が求められます。
一元管理システムを導入する場合は、場所や端末に縛られずに使用できる「クラウド型」を強くおすすめします。

リアルタイムで最新の情報を共有できる

クラウド上に情報やデータを保存しているので、工務店と工事現場双方で最新の情報が共有できます。
紙やExcelによる管理は工務店で確認したり人から話を聞いたりする必要があり、時間も手間もかかります。
クラウド上でいつでも確認できることで、時間や手間を大幅に節約できるのです。
また、建築工事の進捗状況をリアルタイムで把握することで、人員の補填やスケジュールの組み直し瞬時に行えます。

正確な予実管理が可能になる

データを一箇所にまとめることで集計や確認がスムーズになり、入力や転記ミスが起こりにくくなります。
「予実管理は勘やどんぶり勘定で行っていた」という工務店も多いのではないでしょうか。
Excelと違ってデータ量が多く「動作が重い」「処理中にフリーズする」といった問題も起こらず、効率的に業務を進められます。

最適なマーケティングを行える

一元管理した顧客管理情報を活用すれば、一人ひとりに向けて最適なマーケティングが施行できます。
なぜなら顧客の年齢や家族構成、工務店での購買履歴といった情報を収集・分析できるからです。
ムダのない適切なアプローチによって、顧客の信頼獲得や利益率アップに期待できます。

費用以外にもコストがかかる

一元管理システムは初期費用と維持費用以外に、操作方法を学んだりデータ移行を行ったりする時間が必要です。
すぐに使いこなせるように事前説明会への参加、資料を請求するなどシステムへの理解度を深めておきましょう。
また、PC作業が苦手という人のためにも、直感的に操作できる一元管理システムの導入が望まれます。

不必要な機能が備わっていることがある

工務店にもよりますが、一元管理システムのすべての機能を使うわけではありません。
不必要な機能が多くなると操作が複雑になって混乱したり、最悪の場合使われなくなることも考えられます。
使わない機能に使用料を払い続けるのは、非常にもったいないですよね。
あらかじめ工務店が解決したい業務を洗い出し、ツールが自社に合っているかを確認することが大切です。

顧客側の要望や工務店側の提案を残せるため、意見の食い違いをなくしクレームの減少にも期待できます。
顧客の情報や商談の進み具合を把握しておくことで、適切な提案ができますし話の混同を防げます。
良好な関係を築ければ将来的にリフォームの依頼をされたり、新規顧客を紹介されたりといったチャンスが生まれるでしょう。
住宅工事を受注すると必ず発生する「言った言わない問題」、一元管理システムを活用すれば未然に防ぐことが可能となります。

スケジュールの一元管理で各個人の予定が見える化すると、ダブルブッキングがなくなります。
営業は手帳、プライベートの予定はスマホなど、スケジュールを管理する場所が異なれば予定が混在しても無理はありません。
予定をきちんと把握できれば、確認する時間を減らして他の業務を進める時間に充てられるでしょう。

一元管理ツールを利用することで、工務店のアフターサービスの漏れを防ぎます。
工務店と顧客の関係は、住宅を引渡したら終わりというわけではありません。
引き渡し後には半年点検や1年点検、時候の挨拶にイベントなど、多くの業務が控えています。
一元管理ツールで数年先までのスケジュールを管理し、工務店全体でアフターケアについて情報を共有しておきましょう。

メリットが周知されていなければ、工務店内にツールが浸透する可能性は低いです。
特にパソコン作業が苦手な人にとっては、とっつきにくいと感じてしまうもの。
一元管理システムの導入で「どう良くなるか」「効率化できる業務は何か」など、改善事例を用いて具体的に説明する必要があります。
また、一時的に社員や現場担当者の負担が大きくなるため、業務過多にならないようにフォローを忘れないようにしてください。

流出リスクに備えるためには強固なセキュリティが欠かせません。
なぜなら情報やデータの中には、プライバシーに関連したものから工務店のノウハウまで、多くの知的財産が入っているからです。
例えば「ISO/IEC27001」を取得した一元管理システムは、情報リスクの低減に期待ができセキュリティ意識の高い企業であると認知できます。
セキュリティ対策が強固なツールを導入して、安心して運用を進めてください。

一元管理ツールは複数の料金プランが存在するため、工務店の予算に合わせて選択してください。
費用相場は月額料金が1ユーザーあたり5,000円〜、初期費用は100,000円〜になります。
無料プランもありますが機能に制限があったりサポート範囲が狭かったりするので、よく確認してから導入しましょう。
「IT導入補助金2023」を活用すれば、最大350万円までの導入補助が受けられます。
専用ページの説明に沿って簡単に申請を行えるので、ぜひ工務店でも活用してください。

今回は工務店における一元管理システムの重要性とメリット・デメリット、選び方のコツをお伝えしました。
工務店の一元管理は、出先でアクセスできて運用コストを抑えられる「クラウドツール」を選んでください。
工務店に特化したクラウドツールを導入することで、時間のかかっていた業務をムダなく効率的に進められます。
DX化で人材不足や業務過多といった課題を解消し、利益を伸ばせる工務店を目指してください。

弊社の工務店、住宅メーカー向けコミュニケーションアプリ『つながる家づくり-plantable- 』はお施主様とのコミュニケーション手段を切り替えることで、商談状況や顧客情報を一元管理でき、業務効率化をサポートします。お施主様とのトラブルを軽減し、「信頼の工務店」という付加価値を高めるとともに一棟当たりにかかる時間・コストを削減できます。新しく中小工務店向けの料金プランも誕生しているため、是非資料をご一読ください。