【わかりやすく解説】要員計画の立て方と必要性、人員計画との違いを解説

企業における最重要リソースは「ヒト」です。

事業計画を達成するためには適切な要員計画が必要不可欠です。

要員計画を立てることで生産性向上やトラブルの回避、従業員の離職防止などさまざまなメリットがもたらされます。

この記事では要員計画の立て方と効果的な測定方法を、ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアの要員管理を25年以上経験してきて効率化し、要員管理ツールを開発・運用している弊社、佐々木舞美が解説しています。

人事戦略や人材育成を見直して、利益に結びつけたい方は参考にしてください。

詳細は弊社コーポレートサイトをご確認ください

要員計画とは企業の事業計画を達成するために、人員数や人員配置、人件費などの計画することです。

要員計画は「何人不足しているから何人補充する」という単純なものではありません。

「他の部署から社員を引っ張れないか」「採用するなら正社員か業務委託か」「人材育成を行うか」など、多角的に人事戦略を練ることになります。

要員計画の立て方は、具体的なプロセスを踏まえて経営陣や現場の声と照らし合わせて決定します。

要員計画の目的は「事業計画を達成して利益を生み出すこと」です。

したがって「人材採用計画」「人事異動」「能力開発」「人材配置」を、細かく策定する必要があります。

要員計画と混同されがちなのが「人員計画」と「採用計画」です。

要員計画と「人員計画」「採用計画」の違いについて、わかりやすく簡潔にお答えします。

人員計画は、要員計画に含まれる要素のひとつです。

要員計画をベースに「人材配置」「能力開発」などを、具体的に策定する流れとなります。

人員計画では「どのような人材が必要か」「必要なスキルは何か」といった人材の「質」を重視するのがポイントです。

採用計画は、人員計画に含まれる要素のひとつです。

要員計画と人員計画をベースに「どのように人材採用を進めるか」を策定します。

一般的に、計画の立て方では以下の項目を検討します。

• 採用人数
• 選考方法（どのように採用するか）
• 採用コスト
• 採用要件（どんな人材を採用するか）
• 採用スケジュール

なお、採用人数は部署ごとに必要人員を計算する「積み上げ方式」と、総額人件費や事業計画から必要人員を算出する「総枠方式」で決定します。

要員計画は適材適所の人員を配置できるため、生産性が向上します。

プロジェクト遂行に適正なスキルや人員数を見極められることから、効率的に業務を進められるでしょう。

自身の強みや要望を活かした人員配置は、業務スピードの向上や成果物の品質保持に期待できます。

要員計画では、現場のニーズや採用方針が明確になります。

要員計画に沿って採用や異動が行われれば「人員配置の過不足」「納期に間に合わない」といったトラブルを防げるでしょう。

また、採用条件を人材募集に盛り込むことで、応募者が適切な判断をして採用のミスマッチを防止できます。

トップダウン方式とは、人件費と採算を考慮して必要な人員数を決める方法です。

トップダウン方式の計算式は次のとおりです。

必要な人員数=（目標売上高×適正人件費率）÷1人あたりの人件費

「採算が取れるか」に焦点を当てて人員数を決めるため、自社の予算内での人員補充が可能となります。

ボトムアップ方式は、各部署の業務量から必要な人員数を決める方法です。

ボトムアップ方式の計算式は次のとおりです。

必要な人員数=総業務量÷（1人あたりの標準業務量×所定労働時間）

目標売上高を達成するために人員を多めに見積もる傾向があるため、人員数が膨れ上がらないように注意してください。

ここでは、要員計画の立て方を5ステップで解説します。

正しい要員計画の立て方には、自社の現状を把握することが大切です。

まずは各部署の在籍人数を確認して、従業員のスキルマップを作成しましょう。

スキルマップでは以下の項目を設定してください。

• 氏名
• 年齢
• 勤続年数
• スキル
• 業務経験
• 給与
• 婚姻状況
• 役職
• 部署

なお「タレントマネジメントシステム」で情報を一元管理すると、業務を飛躍的に効率化できます。

トップダウン方式とボトムアップ方式の両方を用いて、要員計画に必要なデータを集めてください。

ボトムアップ方式から検討すると必要な人員数が膨らみがちなので、トップダウン方式から始めるのがおすすめです。

予算から適正な人員数を調査するために、経営層にヒアリングを行います。

ヒアリング内容の例	目標利益・経費・売上高の見込みはどうか
	経営環境や労働市場に変化はあるか

各部署の責任者にニーズをヒアリングして、人員数を調査してください

ヒアリング内容の例	必要な人材の具体的なスキル
	いつまでに人員が必要か

次に、要員計画の立て方②で算出した要員を調整します。

要員数を比較して「数値は適切か」を確認し、発生したギャップを埋めていきましょう。

人員は新卒採用か中途採用か、現在の従業員は能力開発を進めるのか、など細かく検討を重ねてください。

要員計画の立て方で得た情報をもとに、要員計画書をまとめます。

その際、インターネット上にある「要員計画書要テンプレート」を活用すれば、一から作成せずに済みます。

テンプレートの種類も豊富なので、自社に合ったものが見つかりやすいはずです。

要員計画が完成したら、経営者や各部署の責任者から承認をもらってください。

要員計画の立て方の最後は、いよいよ計画の実行です。

運用中は現場と細かく連携を取り合い、進捗状況や事業計画から路線が外れていないかを確認します。

「業績が悪化した」「PMが休職した」など要員管理に大きな変化があったときは、事業計画と合わせて計画を策定し直す必要があります。

ここでは要員計画の立て方における、効果分析の方法を2つお伝えします。

人件費や業務負荷の変化を分析して、必要に応じて要員計画の練り直しをしてください。

定期的に人件費効率を確認することで、平均人件費の上昇や下降の変化に気づけます。

人件費効率分析=売上高や粗利など÷人件費

売上高の拡大にあわせて、1人当たりの業務負荷が増えていないかを確認する際に活用されます。

1人当たり生産性分析=売上高や粗利など÷人員

人員計画の立て方を効率化する、付加要素についてお伝えします。

休職・退職は要員計画に大きな影響をもたらします。

日頃から要員のマネジメント・ケアを行うことも、要員計画の立て方がうまくいくポイントの一つです。

特に既存社員の離職を防ぐためにも、メンタルケアはぜひ実施してください。

具体的なメンタルケアの策定は以下のとおりです。

• メンタルヘルスの相談窓口を設置する
• 定期的に健康診断・メンタル診断を実施する
• 仕事への満足度を調査する

近年、AIやIoTといったテクノロジーが急速に発達しており、IT人材を求める企業が増えています。

そのため中長期的な視点を持って、新規採用のみならず既存社員のスキルアップを進めることが重要となります。

「スキル管理ツール」を活用すれば、従業員一人ひとりのスキルを一元管理できるため、効率的なリスキリングや人材育成が可能です。

今回は事業計画の達成に必要な「要員計画」について解説しました。

要員計画の立て方では自社の現状を把握して、データ収集および分析から始めてください。

この記事を参考にしながら「スキルマップ」と「アサイン管理システム」を導入し、利益の確保を実現してください。