プロジェクトを円滑に遂行するためには、人材や資金など多くの経営リソースが必要です。
人材を例にすると、スキルや業務経験などの情報を把握した適切なリソース計画が必要となります。
ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのリソース管理を25年経験してきて効率化し、リソース管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部 佐々木舞美が、プロジェクトマネジメントの成功にリソース計画が重要な理由と、リソース計画表の作り方を解説します。
リソース計画を効率化できる、スキル管理・アサイン管理に特化したおすすめツールも紹介します。
リソース計画の意味とは？
リソース計画とはプロジェクトを成功させるために、あらゆる種類のリソースを適切に管理・割り当てること。
リソースは「ヒト」「モノ」「カネ」を表すビジネス用語です。
プロジェクト進行におけるリソースには「情報」「時間」「知的財産」という意味も追加されます。
プロジェクトマネジメントの概要と必要性とは
プロジェクトマネジメントとは納期から逆算してどのように進めると成功するのか、というプロセスを構築することです。
プロジェクトマネジメントには主に以下のスキルが要求されます。
- コミュニケーション能力
- QCDの管理能力
- 分析力
コミュニケーション能力
プロジェクトマネージャーは、各タスクを担当するメンバーとコミュニケーションをとる必要があります。
同じ目的に向かって仕事を進められるように、意見を聞いたりモチベーションを管理したりする力が求められます。
また、意見を言いやすい環境を作ることも、重要なスキルのひとつです。
QCDの管理能力
通常、プロジェクトはQuality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）が決まっています。
そのためプロジェクトマネジメントでは、QCDをムダなく効率的に管理・運用することが大切です。
プロジェクト進行中でも定期的にQCDを見直して、バランス調整や適切に再配分を行なう能力が求められます。
課題発見・問題解決力
プロジェクト起動後は欠員や機材トラブルなど、さまざまな問題が起こるもの。
プロジェクトマネジメントには問題発生時に原因を分析したり解決策を見出したりすることが必要です。
分析力を高めて行動に落とし込むことで、品質や効率をより高めることができます。
プロジェクトマネジメントで考えるべきポイントを確認
プロジェクトマネジメントで考えるべきポイントを以下にまとめました。
- 目標の定義
- 計画やスケジュールの作成
- 人員や資源の調達
- 予算の管理
- 進捗の管理
プロジェクトマネジメントが必要な理由は、限られたリソースを最大限に活用して効率的に業務を進行するためです。
常にプロジェクト全体を把握したり、メンバー一人ひとりの役割分担を明確にしたりする能力が求められます。
プロジェクトマネジメント成功にリソース計画が重要な理由
プロジェクトマネジメントの成功には、リソース計画の正確性が問われます。
なぜなら「ヒト」や「カネ」などの現状把握ができていないと、プロセスを構築できないからです。
仮にプロジェクトマネジメントを行っても納期遅れや業務過多などが起こり、プロジェクトを完遂できない可能性が高いです。
人的リソースはチームメンバーのスキルやスケジュールなど、正確な把握が必要となります。
リソース計画は、Excelで「リソース計画表」を作っている企業も多いかもしれません。
要員数が100人以上で手軽にリソース計画を行いたい企業は、リソース計画に特化した専用ツールも検討してください。
正確なリソース計画を元にマネジメントを行い、プロジェクトを成功に導きましょう。
プロジェクトを成功させるリソース計画表の作り方【IT企業向け】
プロジェクトを成功させるリソース計画表の作り方を紹介します。
- プロジェクトの目標を定義する
- メンバー間で共通認識を持つ
- 必要なリソースを選定する
- 使用できるリソースを把握する
- プロジェクト進行中も情報共有を行う
- プロジェクトの進捗状況の確認や課題解決を行う
まずはプロジェクトの目標を理解し、対象メンバー同士で情報共有を行います。
人材や資金、設備などのプロジェクト進行に必要なリソースをすべて洗い出します。
ツールの導入や人的リソースの追加には時間がかかるため、余裕を持ったスケジュール管理を心がけてください。
なお、プロジェクト進行中にコミュニケーションや情報共有は欠かせません。
メンバーをすぐに助けられるフォロー体制を整え、気軽に連絡が取れるツールを導入してみてください。
プロジェクトの進捗とメンバーの負担率などを考慮し、必要に応じて課題解決に努めましょう。
リソース管理計画をExcelで行う方法【無料テンプレートあり】
リソース計画の中心となるスケジュール管理、ここではリソース計画をExcelで行う3つの方法について紹介します。
リソース計画には、必要な要員を概算する「山積み表（リソースヒストグラム）」が便利です。
山積み表とは横軸に時間をとり、縦軸にその時間に割り当てるリソースを表示した統計グラフのことです。
WBSで作業を細分化する
Excelでリソース計画を立てるため、はじめにWBSを用意してください。
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で「作業分割構成図」を意味します。
- プロジェクトのゴールを明確にして、タスクをできるだけ細かく分割化
- 漏れのないように各タスクを洗い出し、必要な工数や時間を把握
WBS の作成は「タスク名」「担当者」「進捗情報」「期間」といった要素が必須です。
ガントチャートを作成する
ガントチャートはWBSで作成したタスク名とタスクの担当者を縦軸、日時を横軸に配置して作成します。
グラフ化することでタスクの流れが可視化され、スケジュールの把握が容易になるでしょう。
Excelでガントチャートを作成する方法は「手動でセルに色をつける」「条件付き書式を活用する」「グラフを活用する」の3つです。
効率的なガントチャートを作れますが、Excelに関する知識が求められます。
テンプレートを活用する
Excelでリソース計画表を作るときは、テンプレートを活用するのもおすすめです。
インターネット上にはシンプルなものから高機能なものまで、さまざまな種類のテンプレートがあります。
用途にあったテンプレートを選択すれば、手軽にリソース計画や管理が行えるでしょう。
ここではリソース計画に使える、無料Excelテンプレートを紹介します。
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20年以上数々のプロジェクトを完遂させてきたシステム専門家が開発したもので、リソース計画・管理を効率化できます。
プロジェクトマネジメントの成功の秘訣は、リソース計画の正確性。
なぜなら、リソースには限りがあるので、現状の把握とムダなく効率的なアサインが必要不可欠だからです。
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【まとめ】プロジェクトマネジメント成功の秘訣はリソース計画の正確性
プロジェクトマネジメント成功の秘訣は、リソース計画の正確性です。
そのためには「ヒト」「モノ」「カネ」「時間」といったデータを一元管理して、把握することが大切です。
要員数が少ない場合は、Excelテンプレートを活用してリソース計画表を作成してみてください。
要員数が100人を超えていたり属人化をなくしたりしたい方は、専用ツールの導入をおすすめします。
正確なリソース計画を元にマネジメントを行い、プロジェクトを成功に導きましょう。
