プロジェクト管理やチーム運営において、要員管理は企業の生産性を左右する重要な業務です。ITエンジニアや社員のスキル管理ツールfapi(ファピ)を提供する(株)FDCの佐々木舞美が、要員管理ツールの選び方から、無料・有料それぞれのおすすめツールまで、2025年最新の情報をもとに徹底解説いたします。要員管理、ツール、おすすめというキーワードで検索されている方に、実務で本当に役立つ情報をお届けします。
要員管理ツールとは？導入するメリット
要員管理ツールとは、プロジェクトに必要な人材の配置や稼働状況を可視化・管理するためのシステムです。従来のExcelやスプレッドシートでの管理では、同時編集での操作の重さやフォーマット崩れ、情報の属人化といった課題がありました。
専用ツールを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
- リアルタイムでの稼働状況の可視化
- スキルや経験に基づいた適切な人材配置
- プロジェクト間のリソース調整の効率化
- チーム全体での情報共有の円滑化
- レポート作成や資料作成の工数削減
特に、50名以上のエンジニアを抱える企業では、要員管理の複雑さが増すため、専用ツールの導入効果が顕著に現れます。
要員管理ツールの選び方のポイント
自社の業務フローに合った機能があるか
要員管理ツールには、基本的なアサイン管理機能に加えて、スキル管理、工数管理、プロジェクト収支管理など、さまざまな機能が搭載されています。自社の業務フローを整理し、必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。
操作性と導入のしやすさ
どれだけ高機能なツールでも、現場のメンバーが使いこなせなければ意味がありません。直感的なUIや、Excel感覚で操作できるツールは定着率が高くなります。また、無料トライアルやデモが用意されているツールを選ぶことで、導入前に操作感を確認できます。
外部システムとの連携性
既存の勤怠管理システムやSFA(営業支援システム)、工数管理ツールとの連携ができるかも重要なポイントです。データの二重入力を避け、業務効率を最大化するためには、システム間のスムーズなデータ連携が不可欠です。
コストと予算のバランス
要員管理ツールの料金体系は、ユーザー数による従量課金や固定料金などさまざまです。初期費用や月額費用だけでなく、カスタマイズ費用やサポート費用も含めた総コストを検討しましょう。
無料で使える要員管理ツール3選
まずは、コストをかけずに要員管理を始めたい企業向けに、無料プランが充実しているツールを3つご紹介します。
Trello(トレロ) – カンバン方式で直感的に管理
Trelloは、カンバンボード形式でタスクやプロジェクトを視覚的に管理できるツールです。ドラッグ&ドロップの直感的な操作が特徴で、要員管理の初心者でも扱いやすい設計になっています。
- 無料プランでは10名まで利用可能
- 10個までのボードを作成可能
- 無制限のカード作成
- 基本的なタスク管理機能を搭載
- モバイルアプリも提供
Trelloの無料プランは、小規模チームや個人事業主に最適です。ただし、ガントチャートや高度な自動化機能は有料プランでのみ利用できる点に注意が必要です。
Asana(アサナ) – タスクとプロジェクトの一元管理
Asanaは、世界中で利用されているプロジェクト管理ツールで、要員管理にも活用できる多機能なプラットフォームです。タスクの作成から進捗管理まで、一元的に管理できます。
- 無料プランでは10名まで利用可能
- 複数のビュー形式(リスト、ボード、カレンダー)で表示
- 基本的なレポート機能
- 外部ツールとの連携が豊富
- タスクの優先順位設定
無料プランでも基本的なプロジェクト管理は可能ですが、ガントチャートやタイムライン機能、高度なレポート機能は有料プランでのみ提供されています。企業での本格的な要員管理には有料プランの検討をおすすめします。
Notion(ノーション) – 柔軟性の高いオールインワンツール
Notionは、ドキュメント作成からプロジェクト管理まで、あらゆる業務を一つのプラットフォームで行える万能型ツールです。カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた要員管理システムを構築できます。
- 個人利用なら完全無料
- データベース機能で柔軟な情報管理
- テンプレートが豊富
- ドキュメントとタスク管理の統合
- AIアシスタント機能(一部有料)
Notionは自由度が高い反面、初期設定に時間がかかるという特徴があります。テンプレートを活用することで、スムーズに要員管理を始められます。
無料ツールの横比較表
| ツール名 | 無料プラン利用人数 | 主な機能 | おすすめ用途 |
| Trello | 10名まで | カンバンボード、タスク管理、基本的な自動化 | 小規模チーム、シンプルな管理 |
| Asana | 10名まで | タスク管理、複数ビュー、基本レポート | 中小規模プロジェクト |
| Notion | 個人なら無制限 | データベース、ドキュメント、カスタマイズ | 柔軟な管理体制を構築したい企業 |
有料のおすすめ要員管理ツール3選
次に、本格的な要員管理機能を備えた有料ツールを3つご紹介します。これらのツールは、大規模なプロジェクトや複雑なリソース管理に対応できる機能を搭載しています。
fapi(ファピ) – スキル管理とアサイン管理を強力にサポート
fapiは、株式会社エフ・ディー・シーが提供するスキル管理・アサイン管理支援ツールです。エンジニアのスキルを体系的に管理し、プロジェクトへの最適なアサインを支援することに特化しています。
- エンジニアのスキル情報をツリー形式で体系的に管理
- リアルタイムのアサイン状況把握
- スキルとアサイン状況に基づく候補者検索
- 業務経歴表の自動生成(Excel形式)
- スキルマップやレポートの作成
- ISO9001認証取得の品質マネジメント体制
fapiは、SES事業や受託開発を行う企業が抱える「誰がどのスキルを持っているか分からない」「最適な人材をすぐに見つけられない」といった課題を解決するために開発されました。ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2022を受賞するなど、社会的にも評価されています。
fapiの料金プラン
| プラン | 料金 | 最低契約人数 | 主な特徴 |
| Minimum | 300円/月・人 | 制限なし | QAサポート年6回、標準設定の一部連携機能 |
| Standard | 400円/月・人 | 100名 | QAサポート無制限、標準設定の項目間連携 |
| Premium | 800円/月・人 | 100名 | オリジナル設定可、高度なカスタマイズ |
※初期費用:500,000円(全プラン共通)
※料金は税別表示です。詳細は公式サイトにてご確認ください。
Co-Assign(コーアサイン) – アサイン業務に特化した脱Excel
Co-Assignは、株式会社アイリッジが提供するアサイン管理に特化したクラウドツールです。Excelでの管理に限界を感じている企業に最適なソリューションを提供しています。
- 要員計画をリアルタイムに集約・可視化
- 人軸・プロジェクト軸での情報共有
- プロジェクト収支管理機能
- 外部システム(Salesforce、ERPなど)との連携
- チャットによるリアルタイムサポート
- 30日間の無料トライアル
Co-Assignは、情報の解像度を高め、全員が同じ目線で議論できる環境を提供します。開発人材の配置最適化を実現し、100社以上の企業に導入されています。
Co-Assignの料金
- 初期費用:0円
- 月額費用:30,000円〜(1人〜39人まで)
- 登録ユーザー数による従量課金
- 30日間の無料トライアル期間あり
※詳細な料金は登録ユーザー数により変動します。正確な情報は公式サイトにお問い合わせください。
Time Krei(タイムクレイ) – 工事進行基準対応の本格的なプロジェクト管理
Time Kreiは、株式会社テンダが提供するプロジェクト管理ツールで、要員管理から費用分析まで幅広くカバーしています。工事進行基準に対応しており、建設業やIT業界で多く採用されています。
- プロジェクト管理から費用分析まで一元管理
- 全従業員の残業・出勤状況を可視化
- 期間別・部署別・従業員単位での稼働状況管理
- 工事進行基準対応の原価管理
- クラウド版とシングルテナント版を用意
Time Kreiの料金プラン
| プラン | 料金 | 最小ユーザー数 | 特徴 |
| トライアル | 無料(1ヶ月) | 1名 | 基本機能を試用可能 |
| クラウド | 29,800円/月(10名まで) 追加1名ごとに2,980円 |
10名 | サーバー不要、最新機能を利用 |
| シングルテナント | 要問い合わせ | 50名 | カスタマイズ可能、専用環境 |
※料金は税別表示です。最新の料金情報は公式サイトにてご確認ください。
有料ツールの横比較表
| ツール名 | 月額料金目安 | 初期費用 | 主な強み | おすすめ企業 |
| fapi | 300円〜/人 | 500,000円 | スキル管理とアサイン管理の統合 | SES、受託開発企業 |
| Co-Assign | 30,000円〜 | 0円 | アサイン管理の脱Excel、収支管理 | 開発会社、IT企業 |
| Time Krei | 29,800円〜(10名) | 要問い合わせ | 工事進行基準対応、費用分析 | 建設業、大規模プロジェクト |
※料金は2025年12月時点の情報です。正確な料金や詳細については、各社の公式サイトにお問い合わせください。
要員管理ツール導入時の注意点
現場メンバーの意見を取り入れる
要員管理ツールは、経営層やマネージャーだけでなく、実際にツールを使用する現場メンバーの意見を聞くことが重要です。操作性や使い勝手について現場の声を反映することで、導入後の定着率が大きく向上します。
段階的な導入を検討する
いきなり全社的に導入するのではなく、まずは小規模なチームや部署でテスト運用を行い、課題を洗い出してから本格導入を進める方法がおすすめです。無料トライアルやデモを活用して、実際の業務フローでの使い勝手を確認しましょう。
データ移行の準備を入念に行う
既存のExcelやスプレッドシートからのデータ移行は、想像以上に時間がかかる作業です。データの整理や形式の統一など、移行前の準備作業をしっかり行うことで、スムーズな導入が可能になります。
運用ルールを明確にする
ツールを導入しても、運用ルールが曖昧だと効果が半減します。誰がいつ情報を更新するのか、どのような基準でアサインを判断するのかなど、明確な運用ルールを策定し、全員に周知することが大切です。
まとめ
要員管理ツールは、プロジェクトの成功と企業の生産性向上に欠かせないツールです。無料ツールは小規模チームやシンプルな管理に適しており、有料ツールは大規模プロジェクトや複雑なリソース管理に対応できます。
選定のポイントとしては、自社の業務フロー、操作性、外部連携、コストの4つの観点から総合的に判断することが重要です。特に、SES事業や受託開発を行う企業では、スキル管理とアサイン管理を統合的に行えるfapiのようなツールが効果を発揮します。
まずは無料トライアルやデモを活用して、実際の業務での使い勝手を確認してから導入を検討することをおすすめします。適切なツール選定と運用により、要員管理業務の効率化と組織全体の生産性向上を実現しましょう。
