ITエンジニアや社員のスキル管理ツールfapi（ファピー）を提供する株式会社エフ・ディー・シーの佐々木舞美が、アサイン管理に関するよくある質問にお答えします。
1997年から25年以上にわたり、200名以上のエンジニアのアサイン管理を行ってきた実務経験をもとに、基本的な用語の意味からツールの選び方、他の管理手法との違いまでをわかりやすくまとめました。
アサイン管理の基本
Q. アサイン管理とは？
アサイン管理とは、メンバーのスキル・業務経験・稼働状況を一元管理し、プロジェクトに最適な人材を割り当てることです。「アサイン（assign）」は「割り当て」「任命する」を意味し、「あなたをAプロジェクトの業務にアサインする」のように使います。
Q. アサイン調整とは？
アサイン調整とは、プロジェクトに人材をアサインする際に発生するやりとり全般を指します。案件先やプロパーとの日程調整、スキルマッチングの確認などが含まれます。
Q. アサインの対義語は？
「リリースする」「担当から外す」「異動させる」「配属を取り下げる」が対義的な表現として使われています。
アサイン管理ツールに関するQ&A
Q. 無料で使えるアサイン管理ツールはありますか？
あります。例えば50名以下の組織であればExcelのテンプレートなどで無料で管理できます。50名以上の組織になると有料ツールの導入がおすすめです。業務効率が上がり、工数を大幅に削減できる可能性が高まるためです。弊社のアサイン管理ツールfapiも、1ヶ月の無料トライアルを実施しています。
Q. Excelはアサイン管理に適していますか？
タスク管理の一部としてExcelは適しています。ただし、50名以上の業務進捗管理をExcelで行うと生産性が低下しやすく、100名以上では脱Excelした人材リソース管理をおすすめします。関数やマクロが複雑化すると属人化し、担当者の退職時に使い方がわからなくなるリスクもあります。
Q. アサイン管理ツールの選び方は？
以下のポイントを比較・検討することをおすすめします。
| チェックポイント | 確認内容 |
|---|---|
| 業界特化 | SESに特化しているか、一般的なSFA（営業支援）なのか |
| システム形態 | リアルタイム把握が可能なクラウド型か、オンプレミス型か |
| 操作性 | UIは見やすいか、誰でも使いやすいか |
| 必要機能 | 業務効率化に必要な機能が揃っているか |
| サポート | 導入後のサポート体制は充実しているか |
| セキュリティ | 安心できるセキュリティ体制か |
| 導入実績 | 類似企業の導入事例で成功しているか |
| コスト | IT導入補助金で初期費用を抑えられるか |
| 事前検証 | 無料トライアルで事前に試せるか |
Q. ツール導入のメリットとデメリットは？
主なメリットとデメリットは以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 案件管理・整理の業務工数を大幅に削減 | 初期導入費用が発生する |
| スキルマップ管理（要員管理）の工数削減 | 運用定着まで一定期間が必要 |
| 会議に必要な資料・統計データの準備工数削減 | |
| アサイン業務を60分→5分に効率化した事例も |
デメリットの初期費用については、IT導入補助金を活用すれば50%のコストダウンが可能です。業務の生産性が向上すれば、スキルマッチングの機会が増え、売上や利益の向上も期待できます。
アサイン管理と他の管理手法の違い
アサイン管理と混同されやすい管理手法について、目的と範囲の違いを一覧表で整理しました。
| 管理手法 | 目的・範囲 | フォーカス |
|---|---|---|
| アサイン管理 | 複数プロジェクトに人的リソースを効率的に配置し利益を最大化 | スキル・経験・稼働状況 |
| プロジェクト管理 | 単体プロジェクトの予算・スケジュール管理 | 進捗・タスク・稼働実績 |
| SFA（営業支援） | 営業業務を仕組み化して営業活動を効率化 | 顧客・商談・売上 |
| 要員計画 | 事業計画に必要なリソース（人数）を算出 | 人数・採用計画 |
| リソース管理 | ヒト・モノ・カネ・時間・情報を効率的に管理 | 経営資源全般 |
| 人員配置 | 従業員の能力・特性を考慮した組織最適化 | 組織全体の適材適所 |
アサイン管理の特徴は「スキルや経験にフォーカスして、複数プロジェクトにまたがる人材配置を最適化する」点です。プロジェクト管理が単体案件の進捗を追うのに対し、アサイン管理は組織全体のリソース活用を横断的に管理します。
Q. SFA（営業支援）とアサイン管理ツールの違いは？
SFA（Sales Force Automation）は営業業務の効率化を目的としたシステムで、顧客管理や営業進捗の可視化が主な機能です。一方、アサイン管理システムはスキルや業務経験をもとにプロジェクトへの最適な要員配置を行うためのツールです。
SFAは「営業業務」向け、アサイン管理システムは「IT・ホテル・飲食業」などの業界で利用されています。両者を連携させることで営業力の強化も可能です。
Q. アサイン調整ツールとの違いは？
アサイン調整ツールは、プロジェクトにリソースを配置する際のやりとりを効率化するツールです。手作業で行っていた要員配置の調整を自動化し、リアルタイムでアサイン状況を共有します。
的確なアサイン調整には「的確なアサイン管理」が前提です。アサイン管理が不十分だとアサイン調整にも時間がかかるため、まずは管理体制の整備が重要になります。
Q. リソース管理・要員計画との違いは？
リソース管理は、ヒト・モノ・カネ・時間・情報といった経営資源全般を効率よく管理する手法です。要員計画はその中でも「ヒト」にフォーカスし、事業計画に必要な人数を算出して採用やアサインの計画を立てるものです。
これに対してアサイン管理は、必要なスキルや経験にフォーカスしてマッチングを行う点が違いです。要員計画が「何人必要か」を考えるのに対し、アサイン管理は「どんなスキルの人が必要か」を起点にします。
Q. 人員配置表との違いは？
人員配置とは従業員の能力や特性を考慮して、生産性の高い組織を実現するための人事マネジメントです。アサイン管理がプロジェクト単位での最適配置にフォーカスするのに対し、人員配置は組織全体の最適化を目的とする点が異なります。
アサイン管理の実務Q&A
Q. アサイン会議を短くするには？
アサイン会議を効率化するポイントは2つあります。
1つ目はExcelでのアサイン管理からの脱却です。Excelは手入力に時間がかかり、情報の共有・更新にも手間がかかります。アサイン管理ツールを導入すれば、ヒューマンエラーを防止しつつ常に最新の情報を確認できます。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
2つ目は属人化されたアサイン管理をやめることです。Excelの関数やマクロが複雑化すると担当者しか対応できない状態に陥ります。担当者の退職時にはアサイン会議自体が開けなくなるリスクもあるため、誰でも操作できるツールへの移行が有効です。
Q. アサイン管理表とは？
アサイン管理表とは、スムーズなプロジェクトアサインのために「稼働状況や保有スキルなどをExcelやクラウドツールで可視化して一元管理する表のこと」です。プロジェクトにマッチする人員を素早く見つけるために欠かせないツールです。
Q. SESの案件管理ツールとしても使えますか？
はい、ご利用可能です。特にSES企業では案件管理とエンジニア情報の管理を同時にできるため、ご好評いただいています。
アサイン管理ツールで業務効率化を実現
アサイン管理は、プロジェクトの成否と利益を左右する重要な業務です。Excelでの管理に限界を感じている方や、アサイン会議の効率化を図りたい方は、アサイン管理システムの導入を検討してみてください。
アサイン管理ツールを活用すれば、60分かかっていた「提案候補者の検討」を5分に短縮できるなど、劇的な業務効率化が期待できます。
アサイン管理システムの具体的な機能や導入メリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
