属人化したアサイン・要員管理をやめる事でプロジェクトマネージャー（PM）の業務工数を大幅に改善・最適化した、ITソフトウェア開発企業様の導入事例

• アサイン・要員検討時の属人化をやめたい
• ITエンジニア（SE）の正確なアサイン・要員状況を把握したい・共有したい
• Excelでのアサイン表の管理をやめたい

という悩みを、ITソフトウェア開発をされている企業様から多くご相談されています。
今回は常磐システムエンジニアリング株式会社様の事例をもとに、スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi導入前はどんな問題・課題を抱えていたのか、そして導入することで体感したITソフトウェア開発企業での導入事例をご紹介します。

【アサイン管理ツールの導入前の課題】アサイン・要員検討の属人化による人的ミスの改善

ーfapi導入前にはどのような課題があったのでしょうか。

「社内会議でExcel表でのアサインや要員を管理する事が限界（非効率）だという話が度々議題に上がっていました。
プロジェクトメンバーの選定を検討（アサイン）する際には、各営業担当者・プロジェクトマネージャー（PM）が自分の頭の中で把握している稼働状況を元に、アサインの大枠を検討していました。その後、各エンジニア情報が保管されているファイルサーバーにアクセスし、記憶をもとにExcelの業務経歴表（スキルシート）を参照しながら、アサイン業務を行うといった流れです。

そのため、エンジニア（SE）の情報が最新でなかったり、実はエンジニア（SE）の工数がオーバー工数、アサインされていないエンジニア（SE）がいたりと、多くの課題がありました。内製で基幹システムの構築やSFAツール、タレントマネジメントツールの導入の検討もしていました。

しかし、基幹システムを構築する時間も工数もなく、ましてソフトウェア開発企業独特のスキル・要員管理・アサイン管理・アサイン面談の出来るシステムもなかったので、現状のExcel表での管理を仕方なく運用するしかない状況でした。」

【アサイン管理ツール導入後のメリット】Excel管理からクラウド管理への乗り換えでアサイン検討・管理が最適化！

ーfapiを導入したことによるメリットは、ありますでしょうか。

「生産性を大幅改善できたことです。エンジニア情報とプロジェクト情報がデータベース化され、課題としていた各営業担当（SES）、プロジェクトマネージャー（PM）の属人化の管理方法から脱却することができました。システムエンジニア（SE）一人一人の状況をリアルタイムで確認しながら、適格なアサインの検討が可能になりました。

他にも…
・ファイルサーバーを経由せず、どこからでも経歴表に情報を登録・情報の閲覧ができるようになったこと

・空き要員をすぐに把握できること

・スキル項目の統一管理が可能になったこと (言語、スキルの表現が全社統一になった)

は、メリットですよね。
また、fapiで管理できる項目はすべて自由に設定できる、自社独自の管理が実現できることも、大きな魅力のひとつです。」

【アサイン管理ツール導入前と導入後の業務工数比較】Excelでは難しい情報の横断検索が可能になり最適なアサインメンバーを選定できるためアサイン検討・スキル管理の必須ツールに。

ー導入前と比較して、具体的に業務工数には変化はありましたか。

「最も大きいのは、お客様へのエンジニア提案の時間が8時間から１時間に短縮されたことです。営業の方の情報更新依頼から更新完了報告まで約１日かかっていました。

業務経歴表（スキルシート）は社内システムに保管されており、閲覧権限は管理職のみに与えられていた。その為、管理者が社内システムから業務経歴表（スキルシート）を取り出し、該当者にメールで送付しなくてはなりませんでした。対象のエンジニアはスキル情報・業務経歴を更新の上、管理者に返送し承認を得るという流れです。

営業担当者は常に連絡待ちの状態でした。

しかし、fapiは権限付与の体制を多様の設定できるので、スキル項目の編集は各々に権限を与えるようにし、営業担当者の待ちの時間がなくなりました。社内の承認体制を変えずに対応できたことは良かったです。

他にも助かっている場面は沢山あります(後述させていただきました！)。

Excel管理からの脱却で属人化になっている管理方法をやめ、情報の横断検索を実現したことで会社全体の底上げにつながっています。」

・アサイン検討の会義での活用

アサイン情報の登録で、SE（システムエンジニア）の空き要員情報が確認できる。

月1の営業会議(今後のアサイン検討の場)でデータを確認しながら議論ができるように。

スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiを導入前は、チーム責任者が空き要員情報をエクセルにて報告

・業務経歴表（スキルシート）の自動更新

アサイン情報を登録することで業務経歴表（スキルシート）に自動登録される事で、更新の手間が大幅に省ける。

・社内の強み、保有スキルの可視化

レポートとして情報をまとめ出力できるため、客観的な数値を見ることができる。

課題や強みを把握することができるようになった。(どの業種が強い？言語が強い？どこでの業務が多い？)

活用場面は多岐に広がり、会社案内(採用)、調査票提出、fapiから抽出されたデータを会社案内資料に反映など
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi導入前は、集計が不可。人事に保有スキルを確認していた。

【まとめ】アサイン管理ツール活用で業務効率化！

いかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した事例をまとめます。

・Excel管理からの脱却でエンジニア情報・プロジェクト情報・アサイン状況の共有を実現

・営業提案やアサイン検討の業務工数の大幅削減

・エンジニア情報の管理・スキル管理の見直しでスキルの可視化を実現

以上が、属人化したアサイン管理をやめる事で業務工数を大幅に改善した、常磐システムエンジニアリング株式会社様の導入事例についてでした。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

（取材日：2022年10月）※インタビューの内容は取材時のものになります。