- アサイン・要員検討時の属人化をやめたい
- ITエンジニア（SE）の正確なアサイン・要員状況を把握したい・共有したい
- Excelでのアサイン表の管理をやめたい
という悩みを、ITソフトウェア開発をされている企業様から多くご相談されています。
今回は常磐システムエンジニアリング株式会社様の事例をもとに、どんな問題・課題を抱えていたのか、そして『スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi』を導入することで体感したITソフトウェア開発企業での導入事例をご紹介します。
アサイン・要員検討の属人化による人的ミスの改善
ーfapi導入前にはどのような課題があったのでしょうか。
「社内では、Excelでのアサイン・要員管理に限界を感じる場面が増えており、会議でもその課題が繰り返し議題に上がっていました。
プロジェクトメンバーの選定を検討（アサイン）する際には、各営業担当者・プロジェクトマネージャー（PM）が自分の頭の中で把握している稼働状況を元に、アサインの大枠を検討していました。その後、各エンジニア情報が保管されているファイルサーバーにアクセスし、記憶をもとにExcelの業務経歴表（スキルシート）を参照しながら、アサイン業務を行うといった流れです。
実際、最新のエンジニア情報をリアルタイムで把握できないことから、工数超過の発生や、アサイン漏れによる待機エンジニアの発生など、さまざまな問題が起きていました。
そのような課題を解決するために、基幹システムの内製構築に加え、SFAツールやタレントマネジメントツールの導入も検討していました。
しかし、基幹システムを構築する時間も工数もなく、加えて、ソフトウェア開発企業ならではのスキルやアサインを柔軟に管理できる既存のシステムも見当たらなかったため、最終的には従来どおりExcelによる管理を続けざるを得ない状況が続いていました。」
【アサイン管理ツール導入後のメリット】Excel管理からクラウド管理への乗り換えでアサイン検討・管理が最適化！
ーfapiを導入したことによるメリットは、ありますでしょうか。
「導入による最も大きな変化は、生産性を大幅に改善できたことです。
エンジニア情報とプロジェクト情報がデータベース化されたことで、従来課題となっていた、営業担当やプロジェクトマネージャーごとの属人的な管理から脱却することができました。
これにより、システムエンジニア（SE）一人ひとりの状況をリアルタイムで把握しながら、的確なアサインを検討・実行できるようになりました。
他にも…
・ファイルサーバーを経由せず、どこからでも経歴表に情報を登録・情報の閲覧ができるようになったこと
・空き要員をすぐに把握できること
・スキル項目の統一管理が可能になったこと (言語、スキルの表現が全社統一になった)
は、メリットですよね。
さらに、fapiでは管理項目をすべて自由に設定できるため、自社独自の運用に合わせた柔軟な管理が可能である点も、大きな魅力のひとつです。」
【アサイン管理ツール導入前と導入後の業務工数比較】Excelでは難しい情報の横断検索が可能になり最適なアサインメンバーを選定できるためアサイン検討・スキル管理の必須ツールに。
ー導入前と比較して、具体的に業務工数には変化はありましたか。
「最も大きいのは、お客様へのエンジニア提案にかかる時間が、従来の約8時間から1時間へと大幅に短縮されたことです。
これまでは、営業担当が情報更新を依頼し、それに対する更新作業と完了報告を待つ必要があったため、提案作業に丸一日かかっていました。
Excel表で管理していた頃は、業務経歴表（スキルシート）が社内システムに保管されており、閲覧権限は管理職にのみ与えられていました。そのため、管理者が社内システムから業務経歴表（スキルシート）を取り出し、該当者にメールで送付しなくてはなりませんでした。対象のエンジニアはスキル情報・業務経歴を更新の上、管理者に返送して、承認を得るという流れです。営業担当者は常に連絡待ちの状態でした。
しかし、fapiでは、権限設定を柔軟にカスタマイズできるため、スキル項目の編集権限をエンジニア自身に付与し、リアルタイムで情報を更新できるようにしました。
その結果、営業担当者が更新を依頼する必要がなくなり、待ち時間のロスが解消されました。
しかも、社内の既存の承認フローはそのままで対応できたため、運用上の負担も最小限に抑えることができました。
他にも助かっている場面は沢山あります。(後述させていただきました！)
Excel管理からの脱却で属人化になっている管理方法をやめ、情報の横断検索を実現したことで会社全体の底上げにつながっています。」
その他の活用シーン
・アサイン検討の会義での活用
アサイン情報の登録で、SE（システムエンジニア）の空き要員情報が確認できる。
月1の営業会議(今後のアサイン検討の場)でデータを確認しながら議論ができるように。
（スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiを導入前は、チーム責任者が空き要員情報をExcelで報告していました。）
・業務経歴表（スキルシート）の自動更新
アサイン情報を登録することで業務経歴表（スキルシート）に自動登録される事で、更新の手間が大幅に省ける。
・社内の強み、保有スキルの可視化
レポートとして情報をまとめ出力できるため、客観的な数値を見ることができる。
課題や強みを把握することができるようになった。(どの業種が強い？言語が強い？どこでの業務が多い？)
活用場面は多岐に広がり、会社案内(採用)、調査票提出、fapiから抽出されたデータを会社案内資料へ反映することもあります。
（スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi導入前は、集計ができず、人事に保有スキルを確認していました。）
【まとめ】アサイン管理ツール活用で業務効率化！
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例をまとめます。
・Excel管理からの脱却でエンジニア情報・プロジェクト情報・アサイン状況の共有を実現
・営業提案やアサイン検討の業務工数の大幅削減
・エンジニア情報の管理・スキル管理の見直しでスキルの可視化を実現
以上が、属人化したアサイン管理をやめる事で業務工数を大幅に改善した、常磐システムエンジニアリング株式会社様の導入事例についてでした。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
| 企業名 | 常磐システムエンジニアリング株式会社 |
| 設立 | 1981年 2月 9日 |
| 従業員数 | 101名（2021年4月） |
| 事業内容 | ・ソフトウェア開発事業 ・ITコンサルテーション事業 ・商品販売事業 ・システム運用・保守事業 |
（取材日：2022年10月）※インタビューの内容は取材時のものになります。
