脱Excel化を実現してスピード感のあるSES営業提案を可能にした、SES企業様の活用のコツと導入事例

• スピード感のあるSES営業提案
• SES営業提案までの業務工数の削減
• Excelでの管理をやめたい

という悩みを、SES業務をされているSES企業様から多くご相談されています。
今回は株式会社アイティ・フォレスト様の事例をもとに、スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi導入前はどんな問題・課題を抱えていたのか、そして導入することで体感したSES企業での導入事例や活用のコツをご紹介します。

【SES営業ツール導入前の課題】SES営業提案までの準備工数の負担

-fapi導入前には、どのような課題がありましたか。

「営業提案までの業務工数の負荷が課題でした。以前は、システムエンジニア（SE）の業務経歴書（スキルシート）をExcelで個々が作成し、社内のファイルサーバーに保管していました。

それを、プロジェクトが立ち上がるタイミングで、各担当者がファイルサーバーから該当のシステムエンジニア（SE）の業務経歴書（スキルシート）を持ち出し提案していました。
実はこの運用方法ですが、提案まで多くの手間があり社内から運用を改善出来ないかという不満の声が多くあがっていました。

例えば、
・ファイルサーバー内でのエンジニア情報検索に時間がかかる・・・・

・個人情報の観点でのファイルサーバーへのアクセス権限があり管理者に問合せが必要。

・業務経歴書（スキルシート）が最新の情報か分からない・・・・

・業務経歴書のフォーマットがバラバラで修正が必要・・・・

・メール添付で最新版か確認または更新依頼が必要・・・・

・最新版の業務経歴書（スキルシート）をファイルサーバーへ再度保管しなおさないといけない・・・・

といった具合でした。このような作業時間がかかっていたため、スピード感のあるSES営業提案ができない状況でした。」

【SES営業ツール導入後のメリット】Excel管理からクラウド管理への乗り換えでSES営業のコツであるスピード感のある営業提案が可能に

ーfapiを導入したことで、どのようなメリットを感じていらっしゃいますか。

「業務経歴書（スキルシート）がExcelとファイルサーバーでの管理ではなく、クラウド管理に変わったことで、Excel管理では不可能だったエンジニア情報の共有が楽になりました。

そのため、リアルタイムでエンジニア（要員）の最新の情報をもとに、スムーズなアサイン検討ができています。それが、スピード感のある営業提案に繋がったと実感しています。

更に、fapiには業務経歴書（スキルシート）のExcel出力機能が搭載されているため、ボタン一つで最新の業務経歴書（スキルシート）をお客様に提出できる事も大きな魅力のひとつです。」

【SES営業ツール導入前と導入後の業務工数比較】SES営業の提案準備までの工数が大幅に削減

ー営業提案までの工数は、具体的にどのような変化があったのでしょうか。

「小さな工数の削減の積み重ねで、全体の工数が大幅に改善されました。

例えば、
・クラウド管理によるエンジニア（要員）の検索に時間がかからない。

・閲覧権限の設定でスムーズなエンジニア（要員）情報の確認。

・統一された業務経歴書（スキルシート）のフォーマットでのスキル管理。

・クラウド上からエンジニア（要員）へ更新依頼や全エンジニア（要因）への更新依頼。

・検索の条件設定で、空き要員一覧の出力。
といったところです。

SES営業提案準備までの工数が大幅に削減できたことで、大幅な業務のコストダウンを実現し、他社よりも速いSES営業提案で受注率の向上を実現しています。

【まとめ】SES営業ツール活用で業務効率化！

いかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した事例をまとめます。

・脱Excel化で常に最新のエンジニア（要因）情報の管理

・SES営業提案までの準備の業務工数の大幅削減

・スキル管理のクラウド化でスピード感のあるSES営業提案

以上が、脱Excel化を実現してスピード感のある営業提案を可能にした、株式会社アイティ・フォレスト様の導入事例についてでした。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

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（取材日：2022年11月）※インタビューの内容は取材時のものになります。