人事管理・労務管理は企業運営の根幹的な部分ですが、給与計算や人事評価といった業務は煩雑になりがちです。
特に中小企業では、紙やExcelでの管理に限界を感じている方は多いかもしれません。
そんな中、業務効率化や法改正にも備えられるのが、人事管理ソフトです。
この記事では人事管理ソフトの基本機能や導入するメリット、選び方のポイントを解説します。
自社にマッチするソフトを見つけて煩雑な業務から解放されたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
人事管理ソフトとは？
人事管理ソフトとは人事に関わる業務を効率化するソフトで、人事管理システムや人事システムとも呼ばれます。
主にシステムで取り扱う管理項目は、次のとおりです。
- 勤怠管理
- 労務管理
- 従業員情報の管理
- 人事評価
- 給与計算
- 採用管理
従業員の情報は一元管理され迅速かつ効果的な人事戦略を立案したり、精度の高い分析を行ったりできます。
昨今の人事管理ソフトはクラウド型が主流になっていて、スタートアップから大手まで幅広い企業で導入および運用されています。
人事管理におけるよくある課題
人事管理では日々扱うデータ量や対応範囲の広さが多岐にわたることから、管理手法に課題を抱える企業も少なくありません。
- 紙・Excelでの情報管理に限界がある
- 属人化・情報分散のリスクがある
- テレワークに対応しづらい
ここでは企業が直面しやすい課題の中で、それぞれが業務に与える影響について解説します。
紙・Excelによる情報管理に限界がある
紙・Excelを中心に人事情報を管理していると、データの蓄積や共有、検索に多くの手間がかかります。
例えば過去の勤怠記録を確認する際には複数のファイルや書類を見直す必要があり、作業効率が大きく低下してしまいます。
また、ミスが発生しても気づきにくく、給与計算の間違いや提出期限が過ぎてしまうリスクも懸念点です。
属人化・情報が分散するリスクがある
業務が一部の担当者に集中する「属人化」も、企業が抱えるリスクの1つです。
担当者しかわからないExcelの数式や処理ルールが存在すると、担当者が不在になった際に誰も対応できないでしょう。
労務情報や人材育成記録、評価データなどを別々のツールで管理すれば、情報の連携性も損なわれてしまいます。
テレワークに対応しづらい
テレワーク環境における紙・Excelの管理は、リアルタイムの状況把握が難しいのが現状です。
例えば労働時間とプライベートの区別が判別しにくかったり、勤務態度が目に見えず人事評価がしにくかったりします。
テレワークに馴染めず企業の対応が後手後手になると、企業間同士の競争力に影響を及ぼすことがあります。
導入目的別におすすめのソフトのタイプ
ここでは導入目的別に、人事管理ソフトのおすすめのタイプを3つ紹介します。
- 人事業務を総合的にカバーするタイプ（ERP）
- 人事情報の一元管理に特化したタイプ
- タレントマネジメント・人事評価に特化したタイプ
ソフトを導入する前に、自社が解決したい課題と導入して「何を達成したいか」を明確にしておくことが大切です。
人事管理・労務管理を総合的にカバーするタイプ（ERP）
人事管理・労務管理に特化したシステムは、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなどを効率化できるのがメリットです。
従業員の入社・退社が多く、契約手続きが多くなりやすい企業には特におすすめできます。
また「働き方改革」や「年5日の有休取得義務」など、労働関連の法改正にも迅速に対応でき、担当者の負担を軽減します。
| 代表的な人事管理ソフト | OBIC7、POSITIVE、One人事 |
人事情報の一元管理に特化したタイプ
人事情報を集約して、一元的に管理するソフトもあります。
これまで従業員情報や評価データなどをバラバラに管理していても、一つのデータベースで管理すれば人事部門の負担を大きく軽減できます。
ファイルを探す手間も省けるうえ、連携したソフトへの転記ミスにもつながるでしょう。
| 代表的な人事管理ソフト | freee人事労務、総務人事奉行クラウド、PCA人事管理 |
タレントマネジメント・人事評価に特化したタイプ
従業員育成や人事評価、人材配置を効果的に行いたい企業は、タレントマネジメントシステムがおすすめです。
従業員のスキルはもちろん、目標設定やキャリア志向などあらゆる情報を一元管理できます。
「将来を見据えて従業員を育成したい」「公平な人事評価で従業員のエンゲージメントを高めたい」という方は、導入を検討してみてください。
| 代表的な人事管理ソフト | タレントマネジメントシステム、SmartHR、カオナビ |
人事管理ソフトを導入するメリット
ここでは、人事管理ソフトを導入して得られるメリットを紹介します。
- 人事労務手付きを簡略化・効率化できる
- 従業員・組織情報を一元管理できる
- 公平な人事評価をくだせる
人事管理ソフトは単なる業務効率化に留まらず、企業の人事戦略そのものまで変えられる可能性を持っています。
人事労務手付きを簡略化・効率化できる
人材を採用する際には、社会保険手続きや雇用契約書の交付など多くの手続き・書類作成が発生します。
人事管理ソフトを導入すれば、人材の採用から退職に至るまで、関わる人事労務業務を大幅に簡略化・効率化できます。
一例を挙げるなら応募者の情報管理やスケジュール調整、給与の自動計算などでしょう。
また、オンライン化で手作業によるミスを防いだり、ペーパーレス化でコストを削減できたりする点もメリットです。
従業員・組織情報を一元管理できる
人事管理ソフトでは従業員のプロフィールやスキルセット、異動履歴といった重要な情報をデータベース上で一元管理します。
必要な情報はすぐに取り出せるうえ、データの一貫性と精度が担保されます。
また一元管理した人材情報をもとに、効果的な人材配置や効率的な人材育成につなげることも可能です。
公平な人事評価を行える
従来の人事評価は従業員自身が目標設定・自己評価を行い、上司がフィードバックをするというものでした。
人事管理ソフトを導入すれば評価プロセスは自動化され、評価基準のばらつきが解消されます。
評価の透明性が高まることで、納得感のある報酬や昇進決定につながるでしょう。
また実績にもとづく確かな報酬体系は、従業員のモチベーションアップとエンゲージメントの向上に寄与します。
システムの選び方と比較ポイント
人事管理ソフトを導入する前に、以下のポイントを確認しましょう。
- 外部システムとの連携の可否を確認する
- サポート体制・無料トライアルを確認する
外部システムとの連携の可否を確認する
人事管理ソフトは、自社が利用しているシステムや外部サービスと連携できるかを確認します。
給与計算や勤怠管理などがすでに自動化されている場合は、新たに人事管理ソフトと連携することでデータの二重入力を防げるのです。
なお連携にはAPI連携とCSV連携がありますが、自動的にデータを連携したい場合はAPI連携に対応しているソフトを選びます。
サポート体制・無料トライアルを確認する
人事管理ソフトを導入しても、自社スタッフが使いこなせなければ形骸化するリスクがあります。
そのため、サポート体制の充実度や無料トライアルの有無を確認するのは、非常に重要になります。
初期段階の設定やカスタマイズはその後の運用に大きく影響するため、自社に合わせたサポートが欠かせません。
無料トライアルでは複数の運用担当者に直接操作性や管理画面を確認してもらい、システム選びの精度を高めるようにします。
まとめ
テレワークが主流で出退勤管理や申請業務をスムーズに行いたい場合は、クラウド型の人事管理ソフトがおすすめです。
人事管理ソフトは人事管理・労務管理の効率化だけでなく、人材育成や組織力の強化など中長期的な成果にもつながります。
社内のDXを推進するためにも自社の課題や成長フェーズに合わせて、必要な機能を組み合わせることも大切です。
段階的に活用範囲を広げながら、自社にフィットする仕組みを定着させていきましょう。
