「ビジネス用語がわからずアサイン会議についていけない」
「アサイン会議にいつも時間と労力がかかる」
「アサイン管理を今すぐ改善したい！」
こういった悩みはありませんか？
ビジネス用語の正しい理解は仕事相手との共通認識を高め、業務をスムーズに進めます。
この記事では「アサイン」の意味や業界ごとの使い方、アサイン会議を最適化する方法をお伝えします。
属人化されたアサイン管理を脱却して、業務効率化と利益率の向上を図りましょう。
弊社は、クラウド版のアサイン管理・スキル管理ツールに関するご相談に対して、1997年から25年以上数々のプロジェクトアサインを積み重ねてきたシステム開発の専門企業です。
実際に150名以上のスキル管理を最適化してきたアサイン管理について私、DXサービス事業推進部 佐々木舞美がこの機会に解説いたします。
※現在弊社は、東京と茨城の2拠点で社員数194名という状況です。
アサイン会議とは？用語の意味や使い方
アサイン会議とは「誰をどのプロジェクトに割り当てるか」を検討するための会議です。
アサインには「任命する」「割り当てる」「選任する」「指名する」といった意味があります。
英語の「assign（アサイン）」が元になっていて、意味もほとんど変わりません。
アサイン会議では人材のアサイン状況を把握し、スキルや業務経験を参考にしながら配置を検討していく流れが一般的です。
なお、アサイン会議で使われるビジネス用語には「ジョイン」「アサインメント」「アグリー」「アジェンダ」「エビデンス」もあります。
| ジョイン | 提携すること、合同で作業すること |
| アサインメント | アサインの名詞形で割り当て、任命を意味する |
| アグリー | 同意する |
| アジェンダ | 会議の議題と目的 |
| エビデンス | 根拠、証拠 |
意味や違いを理解することで、業務中やアサイン会議中に相手との共通認識を高められます。
アサインの例文と使い方について【業界ごとの違い】
「アサイン」はIT業界、ホテル業界、システム開発業界、人材業界など、あらゆるシーンで使われるビジネス用語。
業界ごとの意味の違いを例文にして解説します。
| 例文1：IT業界 | Aさんをプロジェクトメンバーにアサインしたよ |
| 例文2：ホテル業界 | 眺めの良い部屋にアサインしてね |
| 例文3：システム開発業界 | F3キーにコピー機能をアサインする |
| 例文4：人材業界 | 社内リソースを管理するアサインマネージャー |
意味や使い方は業界によってさまざまです。
注意点として、相手がビジネス用語に詳しくない場合は、言葉を日本語に置き換えて話す必要があります。
ビジネス用語の多くがカタカナ用語であり、意味がわからなければ会話も成り立ちません。
相手の目線に立って、意味が伝わるように話す配慮が求められます。
ビジネスシーンでアサイン検討が必要な理由
アサイン会議では「ヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産」といった経営資源（リソース）の使い方を考えます。
アサイン会議で人材リソースを検討する場合は、スキルや業務経験を十分に考慮したうえで業務・プロジェクトに配置してください。
なぜなら、業務・プロジェクトが成功するかどうかは、人員配置によって大きく変わるからです。
スキルや業務経験、アサイン状況をかんたんに把握できれば、アサイン会議はスムーズに進行します。
アサイン会議に労力・時間がかかる理由とは
アサイン会議に労力や時間がかかる理由は以下のとおりです。
- 人材のスケジュール調整
- 相手の意見や希望を考慮する必要がある
- 他部署のリソースがわかりにくく、メールや対面の手間がかかる
このように、アサイン会議に労力や時間がかかる理由は「現状把握とリソース確認に時間と手間がかかる」からです。
また、ほとんどの会社では、人材リソースの管理にエクセルが利用されています。
エクセルで人材のスキルや稼働状況を確認する場合は、とても時間がかかり非効率と言えます。
会議・アサイントメントを簡単に最適化する方法
ここでは、アサイン会議をかんたんに終わらせる方法を2つ紹介します。
Excelでのアサイン管理の脱却
エクセルは手入力する時間をはじめ情報の共有・更新に手間がかかるため、早期に脱却することが望ましいです。
部署によって管理方法やフォーマットが異なると、集計・分析は困難を極めるでしょう。
エクセルは、導入している会社も多く使いやすいところがメリットですが、大人数に対応しにくいことがデメリットです。
「アサイン管理ツール」を導入すれば、入力や確認で起こるヒューマンエラーを防止してアサイン会議の効率化を図れます。
更新の遅延も発生せず、常に最新の情報を確認できるところも見逃せません。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
属人化されたアサイン管理をやめる
属人化されたアサイン管理はアサイン会議を大幅に遅らせます。
エクセルでリソースを管理している場合、関数やマクロを複雑にすると担当者しか対応できない事態に陥ります。
担当者が休んだり退職したりしてしまうと、エクセルの使い方がわからずアサイン会議を開けない可能性もあるでしょう。
また長い目で見ると、引き継ぎや人材研修に多くの時間を割くことになります。
アサイン会議で抱える課題を解決して、スピーディーに業務提案を行いたいときは「アサイン管理ツール」がおすすめです。
「アサイン管理ツール」の使い方はかんたんで、誰でも手軽に操作できて属人化を防げます。
人材リソース管理を常に情報共有できる環境にしよう
前述したとおり、アサイン会議をかんたんにして人材リソースを最適化するには「アサイン管理ツール」がおすすめです。
アサイン管理ツールでは人材リソースやプロジェクトの最新情報を一元管理して、共有・更新ができます。
頻雑なエクセル操作も必要ないため、属人化の心配もありません。
アサイン管理ツールを導入すれば、以下のようなことが実現します。
- 企業・組織・部署・部門ごとの全体像の可視化
- プロジェクトへの適切な人材配置
- 脱エクセル管理による属人化の回避
- ムダなアサイン会議をなくして業務効率や利益率の向上
- リスクマネジメント管理
クラウド型ならリアルタイムで最新の情報を共有・更新でき、時間の浪費や提案機会を失うこともありません。
正しく使うことで、アサイン会議や業務全般を劇的に改善できるのです。
アサイン管理ツール「fapi」でアサイン会議やアサインメントを激変
ここでは、アサイン会議やアサインメントを劇的に改善する「fapi」についてお伝えします。
fapiは25年以上あらゆるIT業務を効率化してきた、株式会社エフ・ディー・シーが提供するスキル管理・アサイン管理ツールです。
人材リソース管理やプロジェクトのアサイン管理・検討に必要な機能を搭載し、アサイン会議の効率化を図ります。
アサイン管理の脱エクセル化により全体工数を85%もカット、提案のスピードと精度向上に寄与します。
業務における具体的な改善例は以下のとおりです。
| 業務内容 | 今まで | fapi導入後 | 改善率 |
| エンジニア情報の更新 | 30分 | 10分 | 67%削減！ |
| 提案候補者の検討 | 60分 | 5分 | 92%削減！ |
fapiでは人材リソースの基本情報、保有スキル、業務経歴の最新情報をリアルタイムで把握。
アサイン状況の見える化で、マッチング機会を損失せず人材稼働率100%を目指せます。
fapiの最大の特徴は、管理項目の柔軟性です。
管理したいデータに合わせて自由にカスタマイズでき、業務経歴表に載せていない情報も追加できます。
エクセル管理のものと同様の項目を反映させられるので、使い方で悩むことも少ないはずです。
また「管理工数低減、情報セキュリティリスク低減、事務作業の品質改善」として、ISMS/PMSから高評価を獲得。
社会に有益なクラウドサービスとして「ASPIC Iot・AI・クラウドアワード2022」も受賞しました。
1ヶ月間の無料トライアルがありますので、アサイン会議の負担を減らし業務効率化・利益率向上を狙いたい方はお気軽にお試しください。
【まとめ】無駄なアサイン会議をやめる方法
この記事ではビジネス用語のアサインの意味や使い方、アサイン会議を最適化する方法をお伝えしました。
結論から言うと、無駄なアサイン会議をやめるには「スキル管理・アサイン管理ツール」の導入がおすすめです。
スキル管理ツールは人材リソースに関わるあらゆる情報を一元管理して、提案業務の効率化や利益率の向上が図れます。
導入する際は、政府からの補助が受けられる「IT導入補助金（2023年）」を活用しましょう。
fapiでは最大50万円の導入コスト削減ができますので、ぜひいっしょに検討してみてください。
