【建設業・工務店必見】図面管理方法のベストアンサーとは？【脱エクセル】

住宅メーカーや工務店は日々たくさんの図面を扱うことから、図面管理の大切さを痛感しているかと思います。
必要なときにすぐに取り出し、現場と本部でスムーズにやりとりを行えることが理想的です。
図面は企業にとって重要な資産であり、適切に管理・運用する「体制づくり」が欠かせません。
本記事では図面管理におけるトラブルや課題をあぶり出し、図面管理方法のベストアンサーをお伝えします。
紙やCADデータを取り込んだエクセルでの管理が非効率と感じている方は、ぜひ参考にしてください。
図面管理を効率化する「図面管理システム」についても、具体例を添えて解説します。

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図面管理とは設計図や建築図面といった設計資料を、保存・管理することです。
住宅業界・工務店では非常に多くの書類を取り扱うことから、適切な図面管理を行う必要があります。
膨大な図面の管理が疎かにすると「探すのに時間がかかる」「古い設計図によって設計ミスが起こる」など、重大な問題が生じるでしょう

設計資料は会社の大切な知的財産であり、住宅の品質は顧客からの信用度に大きく関わるのです。
なお、法律により建設業は15年、製造業の場合は10年と図面データの保存期間が定められています。
設計資料の保存場所を明確にするためにも、図面管理は非常に重要となります。

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膨大な設計資料のなかから、目的の図面を探し出すのは大変です。
図面が見つからないと同じ図面を製図し直すなど、時間がムダになる可能性が否めません。
図面の保管にはコストがかかり、仕事の進行にも影響するため、すぐに見つけられるようにしておくことが大切です。
また、図面を紙で管理している場合、持ち出された際に見られなくなる点もマイナスです。

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図面のバージョン管理を怠ると、外注先に旧版を送ってしまうことがあります。
送った設計図やCADデータが古かった場合は、廃盤の建築材を使用していたり規格外の設計だったりするため、注意が必要です。
会社の信用度にも深く関わりますので、従業員同士でバージョン管理する体制が求められます。

図面管理を特定の人が担当しているという企業は、多いのではないでしょうか。
「どの図面がどこにあるか当人しか知らない」という状態を、属人化と呼びます。
担当者が急に転職してしまったり休んでしまったりすると、図面を見つけられず作業に支障をきたす恐れがあります。

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一般的に、住宅業界や工務店は以下の方法で図面管理を行なっています。

紙の図面をファイリングしたりCADデータをエクセルに取り込んだりする管理方法は、広く認知されていることでしょう。
他にはCADデータやPDFファイルを、社内のデータベースに保存する方法もあります。
共有フォルダに保管する場合は、ファイル名を統一して内容を理解しやすくすることが重要です。
例えばファイル名を「名称_種類_日付」に統一すれば、検索でヒットしやすくなり時間や手間を抑えられます。

図面管理の方法で、もっともおすすめできるのが「図面管理システム」です。
図面管理システムとは設計図や建築図面などの電子データを、PC上で一元管理するツールです。
設計資料をCADデータに取り込んで、システムで管理することもできます。
なお、図面管理システムにはフリーソフト（無料システム）もありますが、機能に制限があるので有料プランから選択することをおすすめします。

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図面管理システムの一番のメリットが、社内の設計資料をシステム内で一元管理できることです。
最新の図面データをいつでも呼び出せますし、膨大なフォルダの中からファイルを探す手間もありません。
更新履歴を確認すれば最新版と旧版を見分けられるので、二重製図という事態も起こらないでしょう。
ペーパーレス化により用紙代やインク代の節約、管理スペースの削減効果もあります。
なお、図面管理システムは初期費用を抑えられて外出先でも操作できる「クラウド型」をおすすめします。

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図面管理システムは、図面データの保管・管理に関する機能が豊富です。

上記は図面管理システムにおける機能の一例ですが、作業者の負担を減らしたり業務工数をカットしたりするなど、生産性の向上に貢献します。

紙や社内サーバーで管理している設計資料は、持ち出しや盗用のリスクがあります。
不正利用を防ぐためにも、セキュリティ面で心配のない図面管理システムを導入してください。
セキュリティが充実している図面管理システムは、アクセス制限やデータの暗号化、SSL通信などが可能です。
特に「アクセス制限機能」は特定の担当者に閲覧・編集の権限を与えることで、不用意なデータの流出を防ぐことができます。

工務店や建築現場で、外国人労働者が働いているケースも珍しくありません。
図面管理システムは英語や中国語など複数の言語に対応しているので、安心して業務を任せられます。
外国人労働者はこれから増加が見込まれるため、早めにシステムに慣れてもらうことで育成や引き継ぎの負担を軽減できます。

企業のDX化やAI化が進み、図面管理システムで「AI」が活躍する機会が増えています。
AIが搭載されたシステムでは、類似する図面を見つけてくれたり図面の比較をしてくれたりします。
膨大な図面データから目的の図面を探すのは大変ですが、AIの検索機能のおかげで業務負担を大きく軽減できるでしょう。
ちなみに、AIは学習機能を備えていて、利用するたびにより精度の高い結果を表示してくれるようになります。

図面管理システムがスマホ・タブレットに対応していると、外出先でも図面を確認できます。
紙の図面を何十枚も持ち出す必要がありませんし、探す手間がかからないところもメリットです。
図面にはコメントを書き込んで、複数人で情報共有できる点も優れています。
現場と工務店間の認識のズレをなくし、設計ミスの起こりにくいスムーズな工事進捗を実現します。

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『plantable』は施主と工務店の新しいコミュニケーションを提供する、工務店向けのメッセンジャーアプリです。

25年以上数々のプロジェクトを成功に導いてきた「株式会社エフ・ディー・シー」が、工務店の悩みや課題と向き合いながら共同開発したものです。

plantableでは住宅の図面をアプリ上で共有しながら、コメントや要望、写真などを用いて話題を展開します。
例えば施主側が「建具を開き戸から引き戸に変えたい」とコメントを残すことで、工務店側はいつでもどこでも気軽にコメントを返すことができます。
その都度紙やエクセルから目的の図面を探し出す手間がありませんし、対面で打ち合わせする必要もありません。
業務を大幅に効率化できることに加えて、通知機能のおかげで確認漏れや返信のし忘れが起こらない点もメリットです。

図面管理とコメント機能を連動し、工務店と施主間の「言った言わない問題」を解決したい方は、ぜひ導入を検討してみてください。

建設業や住宅業界の方向けに、図面管理の重要性と課題、図面管理システムのメリットについてお伝えしました。
膨大な設計資料を紙やエクセルで管理するのは難しいことが、ご理解いただけたかと思います。
図面管理システムで図面をデータ化・一元管理することで、検索性が高まり業務効率を飛躍的に改善できます。

弊社工務店、住宅メーカー向けコミュニケーションアプリ『つながる家づくり-plantable- 』は、お施主様とのつながりをより強いものに、理想の家づくりの打合せをひとつのtableを囲んでお話しするように気軽に、工務店、住宅メーカー様に寄り添い課題解決をお手伝いします。お気軽にご相談ください。