「スキルマップは誰が作成するべきですか？」と思う方も多いでしょう。
スキルマップは組織全体の強み・弱みを把握し、業務の改善や効率化に欠かせないツールです。
この記事ではスキルマップの導入目的から作成の適任者、メリット・デメリットまでを解説します。
スキルマップの作成方法や自動化に役立つツールも紹介するので、導入を検討している方はぜひご確認ください。
スキルマップはどうして必要？
スキルマップは人材配置や人材育成の効果を高め、業務工数を削減できることから、多くの業界で導入が進んでいます。
特に従業員数が多い製造業や保有するスキル・資格が多いIT業界では、導入に前向きな会社が多いです。
ここでは、スキルマップが必要とされる理由を4つ紹介します。
組織全体の強み・弱みを把握できるから
従業員一人ひとりのスキル・経験などが可視化されることで、組織全体の強み・弱みを把握できます。
そのため、スキルに応じた適材適所の人材配置、弱点を補うための研修・採用活動と、具体的に検討ができるようになるのです。
公平かつ正確な社員評価が可能になるから
スキルマップではスキル評価を「1〜4」「A〜D」などと、明確に定量化します。
これまでの社員評価では、上司の主観や社員の勤続年数などを頼りにするのが一般的でした。
スキルマップは公平かつ正確な社員評価が可能になるだけではなく、評価担当者の業務工数削減にも貢献します。
従業員のモチベーションがアップするから
スキルマップを作成すると、従業員自身が自分のスキルを確認できるようになります。
スキルの有無やレベルを客観視できるので、スキルを習得するモチベーションにつながりやすいです。
また、得意な仕事を任せられたり公平な評価を得られたりする機会も多くなります。
結果として自発的に行動する従業員が増えて、組織全体のパフォーマンスがアップするのです。
スキルマップは誰が作成するべきですか？
「スキルマップは誰が作成するべきですか？」と思う方も多いでしょう。
スキルマップは経営層や上司、現場社員、人事・育成担当者が、連携して作成するのがおすすめです。
一般的に、スキルマップは職場の上司が作成するケースが多いです。
しかしながら、上司が現場の状況を把握していないと、求めるスキルに乖離や隔たりが起こる恐れがあります。
スキルマップ作成には、客観的な視点が必要です。
全従業員で作成する意識を高めることが、効果的なスキルマップを作成するコツといえるでしょう。
スキルマップは誰が評価するの？
スキルマップは上司やマネージャーだけでなく、他部署の上司が評価する方法もあります。
直属でない上司を評価者に加えると、見えにくかったスキルレベルが明らかになり、多面的な評価が可能になるでしょう。
なお、スキルマップだけでは、従業員の勤務態度や周囲からの信頼はわかりません。
そのため「評価者は従業員を総合的に評価する」ということを、忘れないようにしましょう。
スキルマップ構築の基本
目的に沿った項目を設定する
スキルマップでは自社の業務に合わせて、スキル項目の粒度を揃えることが重要になります。
粒度が細かすぎると管理が複雑になりますし、荒すぎると次に取るべきアクションが見えにくくなるからです。
また、従業員が理解できないような項目設定では、スキルマップが形骸化する恐れがあるので注意が必要です。
スキルマップの活用方法を考えておく
スキルマップを有効活用するために、人材育成も一緒に考えていきます。
具体的には、不足しているスキルを補う研修会を実施したり、強みを活かしたりして組織全体の生産性向上を図ります。
スキルマップの活用方法は、作成する前に話し合っておくことが重要です。
スキルマップのデメリット
スキル項目の洗い出しに時間がかかる
スキルマップのデメリットは、スキル項目の洗い出しに時間がかかることです。
特に、社員数が多かったり一度も作成した経験がなかったりする場合、かなりの時間を要するでしょう。
スキルは明確に定義付けされていない場合もあるので、スキルマップの作成者同士で認識を統一しておくことが重要になります。
社員が不満を抱える恐れがある
「評価基準が公平でない」「監視されているようで嫌だ」など、社員から不満の声が漏れることもあるでしょう。
スキルが足りない社員は評価が下がるのを不安に感じ、仕事へのモチベーションが低下する可能性もあります。
場合によっては、業務の停滞につながるリスクもあるため注意が必要です。
不満を持つ社員をフォローする環境と、適切なコミュニケーションが必要になります。
導入効果を実感するまで時間がかかる
スキルマップの効果は、導入後すぐに実感できるわけではありません。
適切な人材配置による生産性・利益率の効果、社員のOJTやリスキリングの効果などは、徐々に数字で明らかになります。
「スキルマップはすぐに効果が出るものではない」という意識を全社員で共有し、長期的な視点を持って取り組んでいきましょう。
スキルマップの作り方の手順は？
スキルマップはどのように作成するべきでしょうか。
ここでは基本的な作成手順を、簡単に紹介します。
- スキルマップ導入の目的を明確にする
- スキル項目を洗い出す
- スキル項目体系の分類・階層を決める
- スキルの評価基準・評価段階を決める
- スキルマップを作成する
- 運用後も定期的な見直し・更新を行う
スキルマップの作成に利用できるテンプレート
厚生労働省のテンプレート
厚生労働省では職業能力の自己評価やスキル学習に役立つ資料として、テンプレートが公開されています。
チェック形式の評価シートを採用していて、事務職や電気通信事業、ねじ製造業など19の事務系職種と16業種を網羅します。
従業員の習熟度に合わせて使い分けられるレベル別テンプレートもあるので、スキルマップをスムーズに導入可能です。
参考：キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード｜厚生労働省
情報処理推進機構（IPA）のテンプレート
IPAが提供するテンプレートは、情報技術関連職種に特化しています。
IT人材に必要な情報が体系的にまとめられており、ITスキルを明確にしたい方や人材育成に悩んでいる方におすすめです。
参考：情報システムユーザースキル標準（UISS）と関連資料のダウンロード｜IPA
スキル管理・スキルマップ作成はクラウドサービスで自動化
スキル管理・スキルマップ作成は、クラウドサービスで自動化するのがおすすめです。
エクセルで手作業でスキルマップを作成する場合、多大な労力と時間が必要になります。
クラウドサービスを活用すれば、従業員のスキルセットと習熟度をリアルタイムで把握でき、人材配置や研修を素早く調整できるでしょう。
また、ヒューマンエラーが減少するため、データの正確性が向上するのも大きなメリットといえます。
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiとは？
fapiは社員のスキル管理やプロジェクトのアサイン検討・管理に必要な諸機能を備え、業務効率化に貢献するクラウドツールです。
最大の特徴は管理項目の柔軟性の高さで、導入企業が管理したいデータに合わせて全項目を自由に設定できます。
スキル情報は体系的にツリー形式で登録できるため、誰が見ても瞬時に内容を把握できるでしょう。
fapiはサポート体制にも優れており、初めてのスキル管理・アサイン管理ツールとしてもおすすめできます。
まとめ
スキルマップの作成は経営層や上司、現場社員、人事・育成担当者が連携することが重要です。
スキルマップは業務効率化や公平な評価のために必要ですが、すぐに効果を実感できないのを覚えておきましょう。
「従業員数が多い」「一度も作成したことがない」という方は、fapiの利用も検討してみてください。
サポート体制も充実しているので、初めてのスキル管理・アサイン管理ツールに最適です。
