案件・プロジェクトで空き要員が多いと、業務の進捗や売り上げに大きな影響が出ます。
プロジェクトを円滑に進めるために、エンジニアのスキルや稼働状況などから適切な人員配置を行うのがアサイン管理です。
本記事ではアサイン管理の重要性から空き要員が招くリスク、エクセルでアサイン管理するメリット・デメリットまでを解説します。
「空き要員の把握に時間がかかる」「将来的な空き要員が見えない」というアサイン管理者は、リソースを最大化するための参考にしてみてください。
アサイン管理とは？
アサイン管理はプロジェクトを円滑に進めるために、エンジニアの保有スキルや稼働状況などから適切に人員を配置することです。
アサインは「任命する」「割り当てる」という意味です。
スキルや適性を考慮した適切なアサインは、炎上プロジェクトを回避して成果物の品質を担保します。
なお、アサイン管理はエクセルもしくはアサイン管理ツールで行うのが一般的です。
アサイン管理の重要性
アサイン管理はIT企業やSES企業が生き残るために、非常に重要な取り組みといえます。
なぜならスキルマップやプロジェクトの参画経験など正確なデータに基づいた、受注確度の高い提案が行えるからです。
特に変化の早いIT業界では、エンジニアのスキルと同じくらいスピードが重視されます。
企業によっては上長やプロジェクトマネージャーが、自身の経験を頼りにアサインを行っている場合も多いでしょう。
迅速かつ的確なアサインは企業の信頼感を高め、新たな案件紹介へとつながります。
つまり、案件の受注数が増加すると、企業の利益に結びつくということです。
アサイン管理がプロジェクト管理ツールでできない理由
プロジェクト管理ツールは単一かつプロジェクト開始後のタスク管理にフォーカスしていることから、アサイン管理には不向きといえます。
アサイン管理はプロジェクトの開始前のリソース管理を想定していて、複数のプロジェクトが対象です。
どちらも空き要員を管理する点は共通していますが、空き要員を適切に配置するためには、プロジェクトの開始前から検討しなければなりません。
リソースを最大限に活かしたい場合はプロジェクト管理ツールではなく、アサイン管理ツールをおすすめします。
空き要員が招くリスク
空き要員は、プロジェクトを完了して手が空いているエンジニアのことです。
プロジェクトの人数が少ないと同時進行できるタスクに限界がありますし、逆に多すぎてもコミュニケーションなどにコストがかかります。
空き要員がいるということは、人的リソースを活用しきれていないといえます。
空き要員をリアルタイムで把握できれば、人手不足のプロジェクトへ異動したり新規プロジェクトをスムーズに始められたりできるからです。
とりあえず空き要員をアサインするというケースだと、スキルがプロジェクトにマッチせず、成果物の品質低下を招く恐れがあります。
空き要員が増えすぎると、企業の利益を大きく損ねる可能性があるのです。
アサイン管理をエクセルで行うメリット
運用コストを抑えられる
すでにエクセルを導入済みの企業は、導入コストがかからず運用コストも安価で済みます。
新規でエクセルを導入する場合は、「Microsoft 365 ビジネス スタンダード」の購入が必要です。
ユーザー数50人・年間払いと仮定した場合の費用は、およそ100万円（1ユーザー20,000円程度）です。
操作に慣れていると教育コストがかからない
エクセルの操作に慣れている社員は多く、教育コストがかからないのは大きなメリットになります。
人手不足の企業でも教育コストを節約できれば、本来の業務に時間を使うことができます。
アサイン管理向けのテンプレートが充実している
エクセル向けのアサイン管理テンプレートは、インターネット上に数多く存在します。
テンプレートを活用すればアサイン管理表を簡単に作成できますし、プロジェクトに合わせた項目の増減も可能です。
ダウンロードは無料なので、自社の業務にあわせて使いやすくカスタマイズしてみてください。
アサイン管理をエクセルで行うデメリット
誰が・どこで・何をしているかが掴めない
エクセルはリアルタイムで状況が反映されないため、状況を把握しにくいのがデメリットです。
そのため空き要員が出てしまったり、急な人手不足に対応できなかったりするでしょう。
また、プロジェクトの見通しが立てられないことから、案件獲得数の調整や利益の計算も難しくなります。
属人化する可能性がある
一部の担当者しか対応できない属人化は、中小企業にとって脅威になります。
社員1人ひとりの業務が組織全体に影響を与えやすく、意思決定の遅延を招いたり収益を損ねたりする可能性が高まるからです。
また、アサイン管理に必要なデータの精度を欠いてしまう点にも注意が必要です。
案件とエンジニアをマッチングさせにくい
一般的に、「スキルマップ」と「アサイン管理」はエクセルの別々のシートで管理します。
実際にプロジェクトへアサインする際は両方のシートを見比べて、空き要員やスキル要件などを検索しなければなりません。
各部署ごとにシートのフォーマットが統一されていない場合は、検索に更なる時間を要します。
空き要員を減らすためにはクラウドツールがおすすめ
空き要員を減らして人的リソースを最大化するためには、クラウドツールが最適です。
クラウドツールとはインターネットを経由して、さまざまな機能が利用できるツールです。
アサイン管理に最適なアサイン管理ツール（アサイン管理システム）は、業務工数を削減して生産性・提案スピードを大きく向上します。
なぜならアサイン検討に必要なエンジニアの保有スキルや稼働状況、業務経験といった情報を瞬時に把握できるからです。
情報が一元管理されているので、各部門から空き要員を検索したり長々とアサイン会議を開いたりする必要はありません。
空き要員がゼロになれば、リソースの最大化が実現できるでしょう。
体調不良などで急に欠員が発生しても、各プロジェクトの流れを見て適切な人員調達ができる点も優れています。
空き要員をゼロに！現役アサイナーが開発した「スキル管理・アサイン管理ツールfapi」
fapiは一元管理した最新のスキル・アサイン情報をもとに、適切な人員配置や提案スピードを向上するクラウドツールです。
スキル管理に最適なシステム構成と管理項目の自由度の高さ、効率的なデータ集計・分析で全体の業務工数をエクセル比で85%もカットします。
空き要員もリアルタイムで把握できるので、アサイン調整や新規プロジェクトでエンジニア稼働率100%を目指せます。
また、エンジニア自身がスキルセットを確認しやすく、同期や先輩とスキルを比較したり強み・弱みを把握できたりするのです。
エンジニアが意欲的にスキルアップに取り組めば、成果物の品質向上や短納期化、売上アップなど多くの効果に結びつきます。
ぜひfapiを活用して、細かい絞り込みと部署横断検索で、迅速かつ最適なエンジニアを探し出してください。
まとめ
適切なアサイン管理は引き合いとリソースが統合的に可視化されて、初めて可能となります。
アサイン管理ツールで空き要員をリアルタイムで把握すれば、人手不足のタスクへ配置したり新規プロジェクトをスムーズに始められたりします。
脱エクセルでスキル管理・アサイン管理の業務工数を削減したい方は、ぜひfapiをご検討ください。
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