【アサイン管理】ジョブ・アサインメント成功のカギは可視化すること

ジョブ・アサインメントは、業界によって言葉の意味や使い方が異なります。

この記事ではIT業界のプロジェクトを中心に、ジョブ・アサインメントの概要から成功の秘訣までを解説します。

ジョブ・アサインメントの種類や近年注目されるジョブアサインメントモデルの意味、誤ったアサイン方法もお伝えするのでPMやPLの方は注目してみてください。

ジョブ・アサインメントとはプロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーが、チームメンバーに対して仕事を割り当てることです。

アサインメントは英語で「Asignment」と表記し、日本語にすると「任命する」「割り当てる」「あてがう」という意味をもちます。

ビジネスシーンで使い方が異なり、IT業界ではパソコンのキーに機能を割り当てる「キーアサイン」、ホテル・旅行業界は部屋の割り当てを「ルームアサイン」などがあります。

一般的にジョブ・アサインメントとは、上司が部下一人ひとりに仕事を割り当てることです。

一方で、リクルートワークス研究所は、上司が部下に仕事を割り当てる際の考え方や部下の成長につながるメソッドを「ジョブアサインメントモデル」と定義しています。

ジョブアサインメントモデルは「目標達成」「職務分担」「達成支援」「仕上検証」の4段階に分類され、マネジメント経験の少ない人でも理解・実践しやすい内容です。

適切なジョブ・アサインメントはプロジェクトメンバーのモチベーションを高め、生産性や品質の向上につながります。

ストレッチアサインメント（タフアサインメント）

ストレッチマネジメントは現段階の知識・スキルでは達成が困難と思われる役職に任命して、部下の成長を促すマネジメント手法です。

無理難題を与えるのではなく、あえて高い壁を設定して部下のやる気を引き出しながら成長させるという狙いがあります。

過度なストレスやプレッシャーを与えないように注意しながら、適切なレベルの仕事をあてがいましょう。

ダブルアサインメント

ダブルアサインメントは通常1人でこなす業務に2人の担当者を割り当てる、一業務二人担当制のマネジメント手法です。

ダブルアサインメントの最大の目的が、属人化の防止です。

属人化とは1人の担当者のみが業務を把握していて、不在の際に誰も業務を続行できない状態を意味します。

近年は男性の育児休暇取得や転職などにより、属人化が発生しやすい企業が増えています。

一業務二人担当制でフレキシブルに対応できるダブルアサインメントは、その有用性が注目されているのです。

アサインをおこなううえでの最重要ポイントは、仕事を割り当てる前にプロジェクトのゴールを明確にすることです。

ゴールを明確にすることでプロジェクトメンバーの解釈や理解が統一され、タスクを的確に割り振れるようになるでしょう。

売上などは可能な限り定量的な目標を掲げて、成果・達成度合いを把握するのが望ましいです。

「何を目指すか」「どのように目指すか」「いつまでに目指すか」を明確にして、プロジェクトマネジメントを成功させましょう。

プロジェクトマネージャーの中には、アサイン方法を間違っているケースも見受けられます。

誤ったアサイン方法としてありがちなのは、次の2パターンです。

任せ過ぎ

部下に仕事を任せ過ぎると、部下は不安感や孤独感を感じてしまいます。

「仕事の進捗を一切確認しない」「結果報告以外でコミュニケーションがない」となれば、部下が孤独を感じるのは当然でしょう。

特に几帳面で責任感が強い部下だと、一人で仕事を抱え込んだり失敗を恐れてチャレンジできなかったりします。

干渉し過ぎ

任せ過ぎはよくありませんが、干渉のし過ぎも問題です。

干渉し過ぎは部下から「信頼されていないのかな」という気持ちにさせてしまい、やる気を削いでしまいます。

逐一部下の行動をチェックして自分のやり方を押し付けるのではなく、部下の主体性を育てることが重要です。

アサイン後のチェックポイントは、メンバーとのコミュニケーションを怠らないことです。

定期的にコミュニケーションをとる方法としては、日報や定例会議、デジタルツールの活用などが挙げられます。

コミュニケーションのタイミングで進捗状況や問題も把握できれば、トラブルが大きくなる前に適切に対処できるようになります。

ときには上司が問題解決にあたりながら、プロジェクト完了まで目を配り続けることが大切です。

ジョブ・アサインメント成功のカギは、可視化一択です。

メンバーの役割やスキル、稼働状況を可視化しなければ、効果的なジョブ・アサインメントを実施できません。

メンバーのスキル・能力を正確に評価していないと、適切な役割をあてがえず生産性の向上はおろかプロジェクト達成も難しいでしょう。

まずはメンバーのスキル・能力を可視化して、そのうえで稼働状況や業務負荷も可視化する流れを作ります。

アサインの可視化は、アサイン管理ツールが必須といえます。

アサイン管理ツールが欠かせない理由が、クラウドを活かしたリアルタイムでの状況把握です。

メンバーの稼働状況は絶えず変化しているため、正確に把握すればフレキシブルに対応できるようになります。

多くの企業が採用しているExcelではリアルタイムで情報が反映されず、進捗管理には不向きといえるでしょう。

また、複数人で同時編集できなかったり入力のヒューマンエラーが起こりやすかったりするため、大きなデメリットになります。

Excelの課題であるスキル管理業務や営業提案業務を効率化したい方は、クラウド型のアサイン管理ツールを検討してみてください。

fapiはクラウド上でスキル管理・アサイン管理を実施できる、IT企業向けのクラウドツールです。

エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサイン検討・管理に必要な機能を備えており、Excelの課題だったスキル管理業務や営業提案業務を効率化します。

入力するフォーマットの項目はすべて自由に設定できることから、人による入力の仕方の違いを防ぎムダを省きます。

入力が終わったら上司などを選択して内容確認を依頼するだけなので、わざわざメールを開いてファイルを添付する手間もありません。

また、エンジニアの保有スキルはスキル項目ごとに条件を指定し、誰でも瞬時に検索が可能です。

ご存知のとおり、アサイン管理ではエンジニアの提案スピードが重視されます。

横断検索で最適な人材を素早く見つけ出し、スムーズな提案を実現してください。

ジョブ・アサインメントはプロジェクトマネジャーやプロジェクトリーダーが、メンバーに仕事を割り当てることを意味します。

ジョブ・アサインメント成功のカギは、クラウド型のアサイン管理ツールによる可視化です。

絶えず変化するメンバーの稼働状況やプロジェクトの進捗状況を正確に把握して、的確かつスピーディーな提案を心がけましょう。