【チームマネジメント】PMBOKの必要性と要員管理の4つのプロセスを解説

プロジェクトマネジメントの世界標準となっていることから、PMBOKを導入している企業は多いでしょう。

PMBOKのメリットは知っていても、具体的なプロセスや注意点を知らない方もいらっしゃるかと思います。

この記事では、PMBOKに基づく要員管理の4つのプロセスを解説します。

要員管理の効率性を高めるおすすめツールも紹介しますので、管理者の方はぜひ参考にしてみてください。

PMBOK（ピンボック）とは、プロジェクトマネジメントに関する知識や手法を体系的にまとめたガイドブックで、現在の世界標準です。

アメリカの非営利団体「PMI」が1987年に発表したもので、PMBOKガイド第7版（2021年）が最新版となっています。

第7版では従来のPMBOKのプロセスベースから大きく変わり、プロジェクトマネジメントの原理・原則が掲載されています。

PMBOKの意義は大きく2つです。

• プロジェクトマネジメントを初めて体系化したこと
• プロセスをマネジメントするという重要性を説いたこと

従来のプロジェクト管理では要員管理を重視する人やコスト管理を考える人など、人によって管理内容がバラバラでした。

PMBOKは10の知識エリア・5つのプロセス・3つのパートに整理したことで、プロジェクトマネジメントの基礎を築いたのです。

さらに、QCD管理が中心だったプロジェクトマネジメントにおいて、目標達成までのプロセスもコントロール対象としました。

具体的には要員管理やスコープ管理、リスク管理などを明確なコントロール対象に定めています。

PMBOKの目的はQCDの達成だけではなく、管理項目などを含めた全体の最適化です。

PMBOKのメリットは、効率的にQCD（品質・費用・納期）を管理できることです。

プロジェクトに応じて必要なプロセスを選択することで、効率的にプロジェクトを進められます。

また、プロジェクトのプロセスそのものを管理することにも大きなメリットがあります。

PMBOKに基づく要員管理のプロセスとメリットは、後ほど詳しく解説するのでこのまま読み進めてみてください。

PMBOKはあくまで知識体系であり、そのままでは現場で使えません。

PMBOKを現場で活用するためには、十分に理解した上で効率的なプロジェクトマネジメントツールを導入する必要があります。

また、PMBOKは単一のプロジェクトを対象にしていることも留意しておきましょう。

通常、プロジェクトは複数が同時に動いているものです。

複数のプロジェクトのマネジメントを行いたいときは、P2Mを参考にするのも1つの手です。

PMPとは、PMIが認定しているプロジェクトマネジメント関連の国際資格です。

PMP試験はPMBOKガイドに基づいて実施され、プロジェクトマネジメントに関する一定水準のスキルを有しているかを判断します。

資格を取得するとプロジェクトマネジメントの技術や知識を客観的に証明できるため、評価上昇やキャリアアップの効果が見込めます。

なお、資格は1回取れば終わりではなく、一定期間ごとにCCRプログラムの履行義務があることを覚えておいてください。

ここでは、PMBOKに基づいた要員管理のプロセスについて解説します。

まずは、人的資源マネジメント計画書を作成します。

計画書には以下の内容を記載しましょう。

• リソース（ヒト・モノ・カネ）の特定・調達
• 役割と責任
• 要員マネジメント計画

マネジメントの方針が固まったら、スムーズに進行させるための項目を細かく設定します。

具体的には、以下の8項目を記載してください。

人的資源マネジメント計画書をもとに、プロジェクトに必要なスキルや能力を持つ人材を調達して、チームを編成します。

この際、人数が足りなかったりスキルが不足していたりすることもあるでしょう。

要員調達に問題がある場合は、内部だけではなく外部にも相談してチームへアサインします。

必要な人員が揃ったら、資源カレンダーに役割や期間などをまとめる作業です。

チームを編成しても、最初からパフォーマンスを最大限に発揮できるとは限りません。

仕事の進め方や個性の違うメンバーが、チームワークや生産性、モチベーションを向上できるようにトレーニングを実施します。

トレーニングにはタックマンモデルを採用して、以下の5段階の過程を経たうえでの成長を目指してください。

管理者は各メンバーの実績や成長したスキルをまとめて、次の要員管理に活かせるようにしましょう。

プロジェクトチームのマネジメントは、パフォーマンスの確認と課題解決を行うプロセスです。

成熟していないチームでは、コンフリクト（衝突）が起こることがあります。

衝突や対立の解決には、コンフリクトマネジメントを実施します。

コンフリクトマネジメントとは、チーム内で生じた衝突をポジティブなものとして捉えて、解決を図ることです。

個人間の問題ではなく、チームの課題として認識するところがポイントです。

コンフリクトの解決は、以下の5つの要素に分けて考える必要があります。

状況に応じて適切な手段を選択することで、早期に解消することが可能です。

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要員管理に用いられる「Excel管理」と「クラウドツール管理」の特徴・メリットを簡単に紹介します。

Excelによる要員管理は、操作に慣れていたりコストを抑えられたりするメリットがあります。

ただし、要員管理やアサイン状況をリアルタイムで把握できない、属人化しやすいといったデメリットも存在します。

従業員が多くなると動作が不安定になることがあることから、Excelで要員管理を行う際は50人以下を目安にしてください。

クラウドツールは登録したスキル情報や最新のアサイン状況をもとに、適切なアサインを実現します。

クラウドツールのメリットは業務工数を大幅に削減し、本来の作業に集中できる点です。

「複数のプロジェクトを同時並行する」「50人以上の要員管理を行いたい」という場合は、クラウドツールの導入をおすすめします。

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「fapi」はクラウド型のスキル管理・アサイン管理ツールで、要員管理や人員配置を強力にサポートします。

要員管理に特化したシステム構成でデータ管理や情報共有の手間がかからず、スピーディーかつ正確なプロジェクトアサインを実現できます。

ツールの導入でプロジェクトの課題が解決された事例は以下のとおりです。

アサイン状況が見える化することで、マッチングの機会を損失せず人材稼働率100%を目指せます。

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まとめ

プロジェクトを成功させて利益を上げるには、PMBOKを活用した要員管理が重要です。

PMBOKにおける要員管理は、以下の4つのプロセスに分類されます。

• 人的資源マネジメント計画
• チーム編成
• チーム育成
• チームマネジメント

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