【炎上案件をなくす】アサインを可視化しないリスク・デメリットとは？

アサイン可視化をしないことで、炎上プロジェクトのリスクが上がります。

炎上プロジェクトをなくすにはアサイン可視化の重要性を理解して、適切な管理が必要です。

この記事ではアサイン可視化がされないリスク・デメリットから、プロジェクトアサインの注意点までを解説します。

アサイン管理を効率化するクラウドサービスもお伝えするので、プロジェクトマネージャーの方はぜひ参考にしてみてください。

アサイン可視化がされないリスク・デメリットは数多くあります。

いつ・誰が・何をしているか把握できない

アサイン可視化がされないと「いつ・誰が・何をしているか」を把握できません。

例えばプロジェクトに増員したくても誰が対応できるかわからず、結果的にプロジェクトの遅延や納品物の品質低下につながる恐れがあります。

先々の案件へ対応できない

アサイン状況を把握していないと、先々の案件への対応が難しくなります。

「空き要員がわからない」「タスク完了時間がわからない」ことから、新たな提案業務を行うのが難しいからです。

新規案件を獲得する機会を逃すのは経営にも支障をきたすので、早急な改善が望まれます。

予実管理が行えない

予定よりも稼働実績が少ないメンバーが生まれるなど、予実管理にも影響があります。

予算と実績のズレに気付けないと軌道修正が遅れるだけでなく、分析や改善のためのアクションも遅れてしまうのです。

アサイン会議に時間がかかる

アサイン会議は「誰をどのプロジェクトに割り当てるか」を決めるための会議です。

そのため、アサイン状況やスキルなどが見える化されていないと、アサイン先を検討するのに時間がかかります。

メンバーの業務負荷を把握できない

アサイン可視化がされないと、一部のメンバーに業務が偏る可能性があります。

業務負荷が長引くとメンバーのモチベーションが下がり、離職につながる恐れがあるので注意しましょう。

他部署と連携が取りにくい

アサイン状況がわからなければ「他部署からメンバーを引っ張る」「他部署へアサインする」といった連携が取れません。

そのためエクセルやアサイン可視化ツール、プロジェクト管理ツールなどでアサイン状況を可視化できる状態が望ましいです。

「可視化」と「見える化」は混同しやすい言葉ですが、スポットを当てる部分に違いがあります。

可視化	可視化は情報を視覚的にわかりやすく表示すること
見える化	見える化は非公開・非表示の情報を誰でも見られる状態にすること

まとめると「色分けやグラフなどで可視化したものを、オープンにするのが見える化」、となります。

特にアサイン管理では、いつでも誰でも社内リソースの現状を把握できる状態が重要です。

ただし、企業や組織によっては「可視化」と「見える化」を一緒くたにするケースもあるので、覚えておきましょう。

アサイン可視化のメリットを、簡単に確認しましょう。

• 適材適所の人員配置を行える
• 業務工数を大幅に削減できる
• 炎上プロジェクトを未然に防げる
• 短納期化・成果物のクオリティアップが実現できる
• 空き要員を減らしてリソースを最大化できる

アサイン可視化のメリットは数多くありますが、特にリソースを最適化してクライアントへ迅速な対応が行える点が挙げられます。

提案や納品の遅れを防げるので、クライアントとの信頼関係がより強固になり、長期的に良好な関係を続けられるのです。

アサイン可視化がもたらすデメリットは次のとおりです。

• アサイン可視化のための情報・データが必要になる
• Excelではアサイン可視化がしにくい
• アサイン可視化ツールの導入に費用がかかる
• アサイン可視化ツールの活用は時間がかかる

アサイン可視化のデメリットは、あまり多くはありません。

中小企業などではアサイン可視化ツールの費用が気になる方も多いでしょう。

アサイン可視化ツールによっては導入補助金を申請できる場合があります。

補助金を使えばイニシャルコストを大きく抑えられるため、導入補助金に対応していないか確認してみることをおすすめします。

プロジェクトアサインに必要な情報・データを揃える

的確なプロジェクトアサインを行うためには、以下の情報・データを揃えるのがコツです。

• メンバーの稼働状況
• スキル
• 業務経験
• 特性
• 能力
• 得意・不得意なこと
• キャリアプラン

情報・データは多ければ多いほど、プロジェクトにより適したメンバーが見つかるようになります。

Excel管理は属人化の可能性がある

Excel管理は属人化の可能性があるので注意が必要です。

属人化とは特定の業務を一部の担当者しか扱えない状態を意味し、高度なVBAやマクロを用いるケースに多いです。

担当者の不在時にトラブルが発生すると、業務が停滞してプロジェクトアサインがストップしてしまいます。

アサイン可視化は、クラウドサービスに対応したツールが有効です。

クラウドサービスとはインターネット経由でサービスを受けられる仕組みで、利用するメリットは次のとおりです。

• リアルタイムで配置状況を把握できる
• 直感的な操作で使いやすい
• 情報の一元管理により業務工数を減らせる
• カスタマイズ性が高く自社の業務に合わせられる

クラウドサービスはメンバーのスキルやアサイン状況、空き要員などをリアルタイムで把握できるのが強みといえます。

1つのフォーマットに統一することで、プロジェクト関係者とのムダな電話・面談のコストを抑えられるでしょう。

アサイン可視化でエンジニアの提案時間を短縮したい方は、クラウドサービスの利用を検討してみてください。

fapiはSES・受託開発25年以上の株式会社エフ・ディー・シーが提供する、スキル管理・アサイン管理ツールです。

ITプロジェクトのアサイン検討・管理に特化したシステム構成で、営業提案業務の効率化および生産性・利益率の向上を強力に支援します。

fapiが選ばれる一番の理由が「管理項目の自由度の高さ」で、自社に必要な情報で項目を設定できます。

スキルは体系的にツリー形式で登録されるので、Excel管理の方も違和感なく操作が行えるでしょう。

専用のアサイン管理システムで運用すれば、エンジニア情報の見落としをなくして、案件の提案機会を増やせます。

「人員配置を最適化したい」「提案機会をものにしたい」という方は、ぜひプロジェクトアサインの改善を実現しましょう。

アサイン可視化しないリスク・デメリットは、以下のとおりです。

• いつ・誰が・何をしているか把握できない
• 先々の案件へ対応できない
• 予実管理が行えない
• アサイン会議に時間がかかる
• メンバーの業務負荷を把握できない
• 他部署と連携が取りにくい

アサイン可視化がされないと、炎上プロジェクトにつながる恐れがあります。

プロジェクトアサインは必要な情報・データを一元管理できる、クラウドサービスがおすすめです。

スキル管理・アサイン管理支援ツール「fapi」は、IT導入補助金に対応しています。

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