アサイン・リソースソース管理ツールを選ぶ為のポイントを教えてほしい、システム開発のIT企業や製造業・建設業の人的リソース管理やアサイン検討業務を効率化するアサイン・リソース管理ツールについて情報を集めているけれど自社の課題をどのアサイン・リソース管理ツールが解決できるのか判断できない、というご相談が弊社によせられることがここ数年非常に多くなりました。
背景には、デジタル人材が不足していることの対策として東京都でも実践されているリスキリング、コロナによるリモートワークで加速した業務のDX化で社員スキルの更新頻度が増加したことなどが考えられています。
今回は、
・人的リソースの価値を最大化したい
・赤字プロジェクトをなくしたい
・アサイン検討をスムーズにしたい
の中でも、特に、excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトでリソース管理・アサインの管理業務に限界を感じている方向けに、人的リソースの管理方法・効率化されたアサイン検討が可能になる、アサイン・リソース管理ツールを選ぶ為のポイントを、ITエンジニアを150名以上抱え、日々人的リソースの管理・アサイン業務を25年経験してきたノウハウをもとに、スキル管理アサイン管理支援ツールを開発・運用・提供している弊社、DXサービス事業推進部 佐々木舞美が解説いたします！
リソース管理ツールとは？
人材・要員情報のデータベース（スキル・資格・過去の業務履歴など）をもとに、適切なプロジェクトや作業への配置（アサイン）すること、リソースの需要と能力を分析しプロジェクトの成果予測をすることなどを支援する管理ツールになります。受注率の向上や生産性の向上、リスクマネジメントなど、プロジェクトマネージャー・経営をサポートします。
IT・システム開発企業・製造業・コンサルティング企業・人材派遣業などの人的リソースの管理、アサイン検討の業務を行う企業・組織には必須のツールになります。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールの重要性
プロジェクトを成功させる為には適材適所の人材の配置（アサイン）が必須です。
その為には、正確な人的リソースの情報（経験スキル・業務、取得資格・稼働状況）が必要になります。
リソース管理ツールやアサイン管理ツールを活用する事で、プロジェクトの成功までのプロセスと予定管理（スケジュール）の見える化が行えます。
例えば、正確な人的リソースの情報（経験スキル・業務、取得資格・稼働状況）と稼働可能な空き工数の時間を把握したうえで、 プロジェクトやスケジュールの予定管理ができます。
赤字プロジェクトをなくし生産性を向上させ、利益を最大化するには、 効率の良い人的リソースの管理や各プロジェクトの正確な稼働・売上状況の確認や管理が重要になります。
リソース管理ツールとプロジェクト管理ツールの違い
大きな違いは一言でいうと、利用するフェーズと管理の範囲です。 利用範囲・目的・管理内容について、リソース管理、プロジェクト管理の違いを分かりやすく解説します。
リソース管理
| リソース管理の範囲 | 複数プロジェクト |
| リソース管理の目的 | 各組織の部署・部門・チーム・ラボ全体で複数のプロジェクトに、 人的リソースを効率的に配置（アサイン）し利益を最大化する為の管理 |
| リソース管理の内容 | ・人材、要員の最適な配置（アサイン）管理 ・人材、要員の稼働工数の管理 ・人材、要員の力量管理（スキル・資格・業務経験など） |
プロジェクト管理
| プロジェクト管理の範囲 | プロジェクト単体 |
| プロジェクト管理の目的 | プロジェクトが予算・利益計画、スケジュール通りに実施されているかの管理 |
| プロジェクト管理の内容 | ・プロジェクトの進捗管理 ・スケジュール・タスクの進捗管理 ・人材、要員の稼働状況の管理 |
リソース管理ツール・アサイン管理ツールで出来る事
リソース管理ツール・アサイン管理ツールは、段取り八分ではないですが、人的リソースの最適化やプロジェクトの利益を最大化できる為、多くのメリットがあり、とても必要性が高いものといえます。
リソース・アサイン管理をおこなうメリットと必要性については下記を参考にしてください。
企業・組織・部署・部門ごとの全体像の可視化
リソース・アサイン管理をおこなうと、企業全体のプロジェクトや人的リソースの把握がとても管理しやすくなるというメリットがあります。
たとえば、プロジェクトの利益を最大化するために必要となる、最適な人的リソースの配置（アサイン）が可能になる事で、プロジェクト実行計画がより具体的なものになり、全体のプロジェクトの規模が明確に分かるようになります。
そうすることで、具体的に現状の課題が分かり、人的リソースからプロジェクト案件すべてが可視化されることで、人的リソースのバランスを整えやすくなります。
プロジェクトへの適切な配置（アサイン）
リソース・アサイン管理をおこなうと、適切な人的リソースの仕事配分（アサイン）ができるようになります。
組織・部署・部門のチームやメンバーの工数管理をきちんと把握できていない事で、一部の人材に仕事が集中してしまったり、適切なアサインが出来ていない事で生産性が下がったりする事はよくあります。
リソース・アサイン管理をおこなうことで、それぞれの力量に見合った仕事配分（アサイン）ができるようになり、人的リソース全体の稼働工数・アサイン状況が可視化できる為、オーバー工数での仕事をなくし、 誰かひとりに負荷が掛かってしまうようなリスクを回避することができます。
ムダな人的リソースをなくし適材適所のアサインで利益を最大化できる
限られた人的リソースで、利益を最大化するためには、リソース・アサイン管理が必要不可欠です。
たとえば、工期が遅れているプロジェクトがあった場合、リソース管理をおこなっていれば、余力のある人材をプロジェクトに人員補充（アサイン）することが可能です。
リソース・アサイン管理で全体像が見えているからこそ、必要なプロジェクトに必要な人材・要員をあてるなどの、とりあえず空き要員をアサインするなどのムダな工数を削減できます。
リスクマネジメント
リソース・アサイン管理をおこなうことによって、炎上案件などのトラブルを回避することもできます。
たとえば、システム開発の開発工程で、人的リソースが不足で納期の遅れや、アサインメンバーのスキルレベルが開発内容に見合っていないなどで、 トラブル（炎上）があった場合でも、きちんとリソース管理やアサイン管理をしていれば、適任者のアサインメンバーの選定などと配分の最適化ができるので、トラブルを防ぐことが可能です。
脱エクセル管理による属人化の回避
リソース・アサイン管理ツールを活用する事で、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトでの管理や管理職、プロジェクトマネージャー、部門長の属人化を回避できます。
属人化の業務リスクは大きく、弊社に問い合わせいただく企業様の8割は属人化の脱却でリソース・アサイン管理ツールの問い合わせをいただいております。
弊社（システム開発会社）もそうですが、事業の利益を最大化できない原因やリソース管理、トラブルへのマストな対策が取れなかった事もすべて属人化の組織であった為です。
更にエクセルでの管理の場合は横断での検索が出来ない為、トラブルが起きた際にリスク回避までに時間がどうしてとられてしまいます。
リソース・アサイン管理ツールを活用する事で、人的リソースやアサイン状況の可視化・横断検索が可能になるので属人化からの脱却が可能です。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールを選ぶ必須条件
リソース・アサイン管理は、プロジェクトの進行や成功、利益の最大化において必要不可欠です。
人材のリソース管理やプロジェクトの人材配置（アサイン）の管理ができていないと、ムダな工数やトラブルが起きた場合のリスクマネジメントができない為です。 リソース・アサイン管理の方法を解説します。
リソース・アサインの把握
リソース・アサイン管理で最も重要な事は、リソースの把握です。
人的リソースのスキル・資格・業務経験・現状の稼働状況（アサイン状況）が明確に把握、管理できているかが重要なポイントです。 属人化している組織の場合、責任者ベースの管理になってしまっているケースが多いのではないでしょうか？
プロジェクトを進行や成功、利益の最大化するうえで、人材・要員のリソースが正確に確認できていないと、適材適所・適切な業務工数を任せることやスケジュールを決めることもできないので、 人的リソースが把握できる環境を作る必要があります。
アサインに必要な情報の把握
プロジェクトで必要となる情報の管理・把握が必須です。
情報が管理できると、適材な人的リソースを揃え、どのようなスキル・経験・人数が必要かなど、アサイン管理計画が正確に検討できるようになり、プロジェクトの成功率をあげます。
更に全体の人的リソースの把握が出来ている事で、納期の遅れなどのトラブルが発生してしまった際などの人的リソースの追加アサインの予測検討が可能になります。
プロジェクト情報の全体把握
人的リソースは限りがある為、効率のよいアサイン検討をしながらプロジェクトの利益を最大化する計画を立てる必要があります。
プロジェクト情報が全体で把握できる事で、アサインの優先順位を設定して、優先度の高いプロジェクトに人的リソースをアサイン（配置）するほうが、効果は最大化されます。
プロジェクトマネージャーのアサイン業務、各担当者に情報の確認などの工数が削減できる事で、アサイン検討業務の負担を大幅に軽減する事も可能になります。
人的リソースの力量管理（スキルマップ）を正確に把握
人的リソースの把握は、特に重要です。
たとえば、IT企業に関しては、IPA 独立行政法人 情報処理推進機構にて、「ITスキル標準（ITSS）」を設定し、 産学におけるITサービス・プロフェッショナルの教育・訓練等に有用な「ものさし」（共通枠組）を提供しています。
更にそれぞれの業務経験が異なり、性格や特性があるため、業務への向き不向きがあります。
人的リソースの効果を最大化するためには、要員を適材適所に配置し生産性を上げることが重要になるため、共通の項目でルールを決めた管理が重要になります。
人的リソースのマネジメント
リソース・アサイン管理ツールを選ぶ際は、マネジメントでの活用も重要視されます。
要員の特性やスキルを把握し、本人との「1on1」ミーティングを定期的に行い人材育成・評価・把握をする事が重要です。 人的リソースは限りがあるので、要員がスキルアップしていく事でより多くの仕事を受注する事が可能になります。
人的リソース管理を効率よくおこなう為にも、アサイン検討での活用だけではなく、力量管理表（スキルマップ）を構築しマネジメントで活用する事で 利益の最大化、事業拡大が実現します。
【無料】リソース管理・アサイン管理をフリーツールで管理する方法
リソース管理・アサイン管理はexcelやスプレッドシートで管理できますか？ という質問を多くいただくので回答します。
リソース管理・アサイン管理はフリーの表計算ソフトでできます。
弊社もリソース管理・アサイン管理ツールを運用する前は表計算ソフトで運用していました。
リソース管理・アサイン管理の方法は？（excel・スプレッドシート編）
リソース管理・アサイン管理をexcel・スプレッドシートで管理する場合はまず下記の項目で進める事をおススメします。
・運用・管理のルール、管理項目の選定、運用管理責任者・メンバーの選定
・要員管理の（スキルマップ）の作成
こちらは別の記事で作成していますのでそちらを参考にしてください。
・プロジェクト/アサイン管理表の作成
こちらは、Microsoftの公式テンプレートサイトにて検索バーで【タスク管理】と検索すると、
テンプレートの一覧が表示されますので、 各企業様の管理項目にあう管理表をダウンロードする事が可能です。
・要員管理表とプロジェクト/アサイン管理表の連携
【有料】リソース管理・アサイン管理を専用ツールで管理する方法
リソース管理・アサイン管理は専用サービスがリリースされていますので、ツールを利用するのもひとつの手です。
500mails様の記事にて工数管理・リソース管理ツールおすすめ10選を比較（無料あり）の紹介がありますので参考にしてみてください。
リソース管理・アサイン管理の方法は？（リソース管理ツール編）
弊社事例になりますが、課題として属人化による人的リソースの管理やexcelでは難しい横断検索やプロジェクトのアサイン状況と要員情報が連動して動く事で、 常に最新の人的リソース・アサイン状況の管理が必須でしたので、専用のクラウドサービスを開発し運用しています。
その他にもリソース管理・アサイン管理ツールを活用されている企業様の事例がございますので参考にしてください。 詳しくは「スキル管理アサイン管理支援ツールfapi」の製品紹介をご覧いただけますと幸いです。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
1か月の無料でお試しも可能です。この機会に是非利用してみて下さい。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールを導入するメリットとは？
リソース・アサイン管理ツールを導入するメリットは以下の3つになります。
人的リソース・アサイン業務を効率的に管理できる
アサイン業務は、プロジェクト情報と人的リソースを担当責任者（プロジェクトマネージャー等）がマッチングをしながら、プロジェクト計画を立てないといけなく、多岐にわたる情報の確認が必要になり、手間がかかります。
しかし、リソース・アサイン管理ツールであれば、必要な情報を入力するだけで済むので、アサイン検討からプロジェクト計画までにかける時間を大幅に短縮できます。
共有が簡単にでき、情報を横断的に検索ができる
権限化のもとで、リソース・アサイン管理ツールの登録されている情報をインターネットに接続できる環境があれば、確認できるようになるため、 excelでの管理よりも大幅に情報共有が簡単になります。
またファイルサーバーで情報を管理している場合、社外からや権限でのアクセス制限などのアクセスの課題がなくなります。
リソース・アサインに関する情報が可視化される
リソース・アサイン管理ツールを使えば、リソース・アサインに関する情報をすべて可視化できます。
たとえば登録されている情報をボタン一つでレポート化する事や、excelやスプレッドシートなど、情報が複数のファイルに分かれることで、 ひとつひとつファイルを開いて確認するストレスがなくなります。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールを導入する事で属人化の管理がなくなる
excelやスプレッドシートのようなフリーツールで管理する場合、使い慣れているなどのメリットがある代わりに、どうしても担当者ごとの管理や運用になりがちです、 しかしリソース・アサイン管理ツールを導入する事で、リソース・アサイン管理のプラットフォームを構築できる為、属人化の管理から脱却する事が出来ます。
以上のように、リソース管理・アサイン管理ツールを導入すれば、人的リソース・アサイン検討に関するムダな工数を削減できます。プロジェクトマネージャーなどの管理者には必須のツールになります。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールに主に備わっている機能とは？
リソース管理・アサイン管理ツールには、主に以下の機能が備わっています。
※弊社「スキル管理アサイン管理支援ツールfapi」の機能をもとに記載しています。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
人的リソースの検索
全社員のスキル・アサイン状況を検索ボタンひとつで、簡単に人的リソースの横断検索をする事ができます。
アサイン管理・検討
プロジェクトへのアサイン検討を、スキル、アサイン状況をもとに行えます。
アサイン状況から要員の業務経歴表への連携も可能です。
スキル管理（スキルマップ）
スキル情報のスキルマップ化や各情報をレポート化する事が出来るため、経営や教育の情報分析、ISOの対応に活用いただけます。
業務経歴表（スキルシート）の生成
業務経歴表を導入企業様独自の雛形としてExcel形式で出力可能です。
更新依頼
要員情報の更新依頼を、個別、もしくは一括で行う事ができます。
権限管理
ユーザーごとに閲覧や編集の権限設定ができます。
また、項目ごとに細かく権限を設定することもできます。
各レポートの生成
登録情報をもとに必要な情報をレポートとして可視化する事ができます。
リソース管理ツール・アサイン管理ツールを選ぶ為のポイントのまとめ
いかがでしたでしょうか？
リソース・アサイン管理ツールを活用する事で、excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで管理した場合の人的リソース管理・アサイン検討業務・プロジェクト計画などの業務工数を大幅に削減しながら、利益の最大化が見込める為、プロジェクトマネージャーや人的リソースの管理責任者には必須のツールになります。
リソース・アサイン管理ツールの活用は難しいものではなく、エクセルやWEB上にあるテンプレートを活用して無料で作る方法から、弊社サービスのスキル管理・アサイン管理効率化ツールfapiのようなスキル管理ツールを利用する方法など、各企業様の状況にあわせたかたちでリソース・アサイン管理ツールの活用する事ができるのではないでしょうか？
リソース・アサイン管理ツールの活用する事で、属人化された管理から脱却でき企業・組織全体の人的リソース・アサイン状況・プロジェクト計画予定表などを可視化する事で利益の最大化を実現できるのではないでしょうか？
以上、リソース・アサイン管理ツールを選ぶ為のポイントについてでした。
よろしければ是非、下記よりリソース管理ツール・アサイン管理ツールのお問い合せ、資料DLをお願い致します。
