打ち合わせ時間2時間短縮！コーディネーターが選ぶ業務効率アップ術

アイ-ウッド株式会社は、熊本県を中心に安心・快適の住まいを提供し、ひとりひとりの想いやこだわりすべてに、真っ直ぐ向き合う地域に密着型の工務店です。お施主様が抱く夢や想いを丁寧にヒアリングする温かさと新たな価値提供のためのチャレンジ精神で地域の皆さんから信頼を集めています。近年、言った言わないの認識ズレや資料共有方法の改善を目的につながる家づくりplantableを活用しています。導入前の課題や具体的な活用方法・導入後の変化について、同社の皆様にお話をお伺いしました。

会社名	アイ-ウッド株式会社
設立	昭和46年7月
事業内容	注文木造住宅、 RC（鉄筋コンクリート）住宅、 賃貸マンション、分譲マンション
年間棟数	70棟

plantable導入前には、大きく二つの課題がありました。ひとつは「言った・言わない」のトラブルです。お施主様と担当者の間で、いつ何を誰が伝えたかの認識にずれが生じる場面が多く、情報の行き違いによって信頼関係に影響が出かねない状況がありました。

もうひとつは、資料の共有方法です。紙ベースでの資料共有が中心だったため、打ち合わせ当日に手渡しし確認いただいていました。そのため、最新版情報の共有にタイムラグが起こることもありました。

そうした背景の中で、plantableの導入事例を紹介したインタビュー記事を読み、「言った・言わない」問題への対策として非常にフィットしそうだと感じたことが導入のきっかけとなりました。やり取りの履歴が残せるだけでなく、資料を一元管理できる点に魅力を感じ、自社でも同様の課題を解決できるのではないかと考えたのです。

他社ツールとも比較しましたが、plantableが費用面でもっともリーズナブルだった点も導入を後押しする要因となりました。

弊社では主にコーディネーターがplantableを利用しています。資料共有やコメント機能が一体化しており、LINEを使わなくて済むようになった点は好評です。

LINEはお施主様が日常的に利用するツールであり返信のプレッシャーを感じる場面もありましたが、plantableではそのストレスが軽減され、返信のタイミングも自分のペースで調整しやすくなりました。打ち合わせなどで即時対応が難しいときでも、気持ちに余裕をもって対応できるのが安心につながっています。

導入初期は一部の担当者のみが使用していたものの、使い慣れずに従来の「印刷して手渡しする」運用へ戻ってしまった時期がありました。継続か中止かを見直すタイミングで、改めてplantableのメリットを再認識し、本格的に活用する方針へと転換しました。

以降は、営業担当が間取り決定の段階でコーディネーターへ引き継ぐタイミングに、お施主様と一緒にその場でplantableに登録するようにしています。「全ての資料はここに載せていきます」と伝え、全物件の情報を100%登録する体制を整えました。

さらに、毎回の打ち合わせ時にもiPadで「ここに載っています」と見せながらplantableの利用を徹底しました。お施主様にも自然と「資料はここにある」という認識が定着しました。

また、コーディネーターがそれぞれ別の休みを取っている中でも、別の担当者がplantableで最新資料を確認できる体制が整っており、現場や他部署との情報共有にも役立っています。

plantableは主に、契約後の打ち合わせフェーズにおいて活用しています。間取りが確定し、コーディネーターとともに色決めや仕様内容を決める段階のお施主様とのやり取りが中心です。

具体的には、外観のCGパースや水回りの仕様書、照明・壁紙プラン、カラー資料、オプションの見積もりなどをアップロードして共有しています。これらの資料に対してお施主様とコメント機能で補足や確認のやり取りを行い、認識のズレを防いでいます。

また、打ち合わせの履歴を記録として残すことにも使っており、変更点や更新された内容が一目で分かるよう、前回との差分を分かる形で掲載しています。LINEだと資料が埋もれたり期限切れで閲覧できなくなったりすることがありますが、plantableでは資料が整理されていてすぐに見つかるため、お施主様とのやりとりの効率化にもつながっています。

plantable導入後、特に大きく実感された効果は「言った・言わない」のトラブル回避です。コメントや資料がログとして残るため、やり取りの証拠を示すことができ、確認や説明の手間が大幅に減少しました。お施主様側も資料を見返せるようになり、資料の紛失や更新ミスも減ったことで、最新情報の共有がスムーズになりました。

また、資料の印刷頻度が減ったことも業務効率化につながっています。印刷が必要な場合も「修正内容を書き込みたいときだけ印刷する」という運用になり、混乱を防げるようになりました。

さらに、打ち合わせ中に発生する「オプション価格の確認」などの場面でも、他の案件の資料をすぐに確認できるため、その場で回答・判断が可能になりました。これにより、事務所に戻って再確認するという手間が削減されました。

plantable上で事前に見積もりや資料を共有できるようになったことで、お施主様側も次回打ち合わせに向けた意思決定を事前に準備してくださるようになりました。結果として、打ち合わせ時間自体も1〜2時間短縮されるケースが多く、全体的な業務の質と効率が向上していると感じられています。

お施主様の反応としては、初回の説明時には好意的な声が多く、「LINEと違って内容が消えないのは安心」といった評価もあります。特に、20代-30代の若年層は比較的スムーズに受け入れてくれる傾向があり、問題なく使いこなしている印象です。

FDCさんは契約して終わりではなく、導入後も継続的に「どんな打ち合わせの悩みがありますか？」と親身にヒアリングし、私たちの意見を取り入れ実際にアプリを進化させてくれるため、使う側として非常にありがたい存在です。

まだ業務支援ツールを導入していない方にとっては、郵送やメールでの資料送付が不要になり、業務効率化に大きなメリットがあります。私自身もplantableを導入して本当によかったと感じており、これから導入を検討される方にもぜひおすすめしたいツールです。

※（取材日：2025年7月）※インタビューの内容は取材時のものになります。