仕様決め・間取り決め・設計打合せをもっと効率的に進められるようにしたい、お施主さんとの打ち合わせをスムーズにしたい、打ち合わせの議事録を楽に整理できるようにしたい、というご相談が弊社によせられることがあります。

弊社は、1997年から25年以上システム開発を専門に業務効率化や生産性の向上、近年ではDX化のお手伝いなど住宅・建設業界に限らず多くの企業をサポートしてきました。
工務店と共同でシステムを開発・運用している経験やノウハウ・実績をもとに、
わたくし、株式会社エフ・ディー・シー DXサービス事業推進部、佐々木がこの機会に解説します。
なにかしらのきっかけにしていただけますと幸いです。

弊社の紹介は、企業情報ページをご確認ください。

背景には、近年のDX化や働き方改革に向けた動きやウッドショック等の資材高騰化による生産性向上のための業務の見直しが考えられます。これらの動きは、大企業に限らず、社員数が少ない、あるいは個人経営の工務店も含まれています。

目次
  1. 工務店の打ち合せの効率化は「要望を詳細に汲み取れるか」がすべて!
  2. 工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題
    1. イメージの相違によるトラブル【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題①】
    2. 説明・案内の誤解や誤認【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題②】
    3. 要望の反映漏れ【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題③】
  3. 施主と工務店の打ち合わせ後、社内の業務や情報共有が効率化されない理由と課題
  4. 工務店さんにおススメしたい打ち合わせ効率化ツール3選!!
    1. ①Instagram【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール①】
    2. ②Arch-LOG (アークログ)【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール②】
    3. ③『つながる家づくり-plantable-』【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール③】
  5. 工務店が社内連携の効率化で打ち合わせ時のミスを防ぎ、ストレスフリーの社内環境を作る方法
  6. 工務店(営業・設計・工務)の間で打ち合わせの報連相が効率化の課題
  7. 工務店の社内連携や打ち合わせをスムーズに効率化!クラウド・チャットツールで一括管理
    1. ①Google ドライブ【工務店の社内連携の効率化を図るツール①】
    2. ②Chat Work(チャットワーク)【工務店の社内連携の効率化を図るツール②】
    3. ③つながる家づくり-plantable-【工務店の社内連携の効率化を図るツール③】
  8. 工務店の打ち合わせの工数・質を改善し業務効率化!
    1. ■工務店と顧客とのメッセージのやり取りを効率化
    2. ■工務店と顧客の打ち合わせ議事録をクラウド上で保管し情報共有の効率化
  9. 工務店の”打ち合わせ”効率化、設計図を見ながらイメージ共有!
  10. 【まとめ】(打ち合わせ効率化)施主とのイメージ相違に悩んでいる工務店さん必見です!!

工務店の打ち合せの効率化は「要望を詳細に汲み取れるか」がすべて!

キャルクル produced by 全研本社株式会社が実施した『工務店を選んだ決め手』に関する調査(2021年6月)によると、工務店選びは「要望を詳細に汲み取れるか」が鍵となっていることが分かります。

調査概要:「工務店を選んだ決め手」に関する調査
調査方法:インターネット調査
調査対象:10年以内に自分の地域の工務店で家をたてた地方在住101名
https://www.shopowner-support.net/attracting_customers/house/builders/builders-advantage/

注文住宅の依頼をする際、工務店だけでなくハウスメーカーも視野に入れ検討した方は約7割。最終的にハウスメーカーではなく、『工務店を選択した理由』として、
設計の自由度が高い:62.0%
②アフターフォローの手厚さ:38.0%
担当者が丁寧な対応をしてくれる:36.6%
が、挙げられています。

また、実際に依頼した『工務店を選んだ決め手』として約5割の方は、
要望を詳細に聞いてくれたからと回答しています。

上記の調査から、工務店が選ばれる要素として”自由度が高いこと”が挙げられ、顧客は要望を的確に把握し反映してくれることを期待していることが分かります。顧客とのコミュニケーションを活発化し、イメージの相違を最小限に抑えることが求められています。

工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題

工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題

工務店の業務は多岐にわたります。弊社によく相談のある、打ち合わせが効率化されない理由と課題をまとめました。

イメージの相違によるトラブル【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題①】

→顧客のイメージしているものが分からない
→次の打ち合わせまでに準備を進められない
→サンプルが準備できない


説明・案内の誤解や誤認【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題②】

→説明済みのはずの事項が伝わっていない


要望の反映漏れ【工務店の打ち合わせが効率化されない理由と課題③】

→顧客との認識にズレがある

施主と工務店の打ち合わせ後、社内の業務や情報共有が効率化されない理由と課題

施主と工務店の打ち合わせ後、社内の業務や情報共有が効率化されない理由と課題

誰の案件だったか確認しないと、、
●打合せ議事録をまとめなければ、、
書類の整理が溜まってる
●顧客とのメールのやり取りが大変
●部下の言ってることが口頭では伝わらない

工務店はやるべきことが多すぎて、手が回らない!といった悩みをよく聞きます。
WEBサービスを活用する事で解決する事も多くあります。
工務店さんの「打ち合わせ」の効率化を図るツールを3つ紹介します。

工務店さんにおススメしたい打ち合わせ効率化ツール3選!!

①Instagram【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール①】

みなさん、Instagramは利用していますか?
顧客はハッシュタグ検索で、家の間取り/インテリアコーディネートなど参考資料を入手します。
流行をキャッチするのには、最適なツールではないでしょうか?
DM(ダイレクトメッセージ)機能もあるため、お施主様とコミュニケーションをとる事も可能です!

https://www.instagram.com/

②Arch-LOG (アークログ)【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール②】

建材・資材・設備メーカーを超えて検索が可能で、建材にまつわるあらゆる業務をWEBベースの環境で完結させます。

(以下、Arch-LOGの解説動画を載せておきます!)
建築総合コンサルタントAmigoKoikeさん 「Amigo住宅ゼミ」

③『つながる家づくり-plantable-』【工務店向け打ち合わせの効率化ができるツール③】

施主と工務店のコミュニケーションを手助けするクラウドサービス。
密度の濃い打ち合わせを実現し、仕様決めをスムーズに進められます。

plantableは住宅業界特化型の図面に付箋を貼るイメージでメッセージのやり取り管理ができます。施主とのコニュニケーションはもちろんの事、メッセージの管理もできる為、住宅営業時幅広く活用できます

・図面上で位置を指定するコメント機能
・メッセージのステータス管理機能
・一括メッセージ送信機能

工務店向けコミュニケーションツールつながる家づくり‐plantable‐の詳細はこちら

工務店が社内連携の効率化で打ち合わせ時のミスを防ぎ、ストレスフリーの社内環境を作る方法

工務店が社内連携の効率化で打ち合わせ時のミスを防ぎ、ストレスフリーの社内環境を作る方法

社内連携によるミスはありませんか?
営業担当/設計担当/インテリアコーディネーター・・・と、多くの人が関わる工務店・住宅設計は、社内連携不足によるミスが付きものですよね。クラウドツールを利用することで、資料の保存/共有がスムーズになります!

工務店(営業・設計・工務)の間で打ち合わせの報連相が効率化の課題

連絡ツールがバラバラで紛らわしい/面倒だ
■お互いの進行状況が分からない
■過去の事例を参考にしたいけど、資料が見つからない
■資料を残しておきたいが、どこに保管しておけばいいのか分からない

ちょっとしたストレスも積み重なると、負担となってしまいます!
顧客とのコミュニケーションに集中するために、社内連携でのストレスは避けたいところです。
“分からない””見つからない”は、一カ所にまとめることで解決することができます。
バラバラになっているものを整理して、悩む時間を減らしていきましょう!

そこで工務店の社内連携の効率化を図るツールを3つご紹介します。

工務店の社内連携や打ち合わせをスムーズに効率化!クラウド・チャットツールで一括管理

工務店の社内連携や打ち合わせをスムーズに効率化!クラウド・チャットツールで一括管理

①Google ドライブ【工務店の社内連携の効率化を図るツール①】

気軽にかつ簡単に、資料や写真、議事録などを保存できる便利なクラウドサービスです。連絡ツールはチャット機能を活用!ファイルを作って資料を整理も楽々です。
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

②Chat Work(チャットワーク)【工務店の社内連携の効率化を図るツール②】

ChatWork株式会社が提供する、中小企業向けビジネスチャットです。メール、電話、会議・訪問などビジネスコミュニケーションを円滑にするシンプルな機能が特徴です。
https://go.chatwork.com/ja/

ビジネスチャットツール活用術など別の記事で記載していますので、よろしければコチラもあわせて読んでいただけますと幸いです。

【顧客コミュニケーションに最適!】工務店・住宅営業向け、おすすめビジネスチャットツール3選

③つながる家づくり-plantable-【工務店の社内連携の効率化を図るツール③】

顧客コミュニケーションの円滑化を図る住宅営業・設計支援ツールです。
しかし、、、!
実は、社内コミュニケーションの効率化を手助けする機能もあるのです!! 
工務店に特化したツールならではの機能を紹介します。

工務店の顧客データを一括管理
  社内全員がアクセス可能で、過去の事例も参考にできます。
ステータス登録で進行状況を把握
  
パッと見ただけで進行具合が分かります。
資料はまとめて保管
  保管場所に迷うことがなくなり、ストレスを軽減!
→設計図だけでなく、顧客とのチャット記録や家具の履歴まで見返すことが可能です。

工務店向けコミュニケーションアプリ_図面一覧

●顧客と工務店とのメッセージのやり取りをスレッド化し管理・コミュニケーションをスムーズに
営業担当/設計担当/コーディネーター/顧客…と、住宅設計に関わる全ての人がplantableを通してコミュニケーションができます。都度メールでやり取りをしていたものを一元化・スレッド化することで、認識の相違によるトラブルを防ぎます。

工務店向けコミュニケーションアプリつながる家づくりplantable_機能紹介

工務店の打ち合わせの工数・質を改善し業務効率化!

打ち合わせの前後を効率化することで、打ち合わせ工数を減らしませんか?
『つながる家づくり-plantable-』を活用する事で、打ち合わせ工数を改善する事ができます!
機能について、詳しく紹介します。

工務店向けコミュニケーションアプリつながる家づくりplantable_打ち合わせの効率化

■工務店と顧客とのメッセージのやり取りを効率化

打ち合わせと打ち合わせの間には、図面を共有しながら顧客とのコミュニケーションが可能!顧客の要望を的確に把握し、次回の打ち合わせに備えることができるため、話し合いがまとまりやすくなります。「いつでも・どこでも」メッセージを確認することができ、スムーズなコミュニケーションを手助けします。

工務店向けコミュニケーションアプリつながる家づくりplantable_機能紹介

■工務店と顧客の打ち合わせ議事録をクラウド上で保管し情報共有の効率化

打ち合わせでの決定事項/要望は、クラウド上(Plantable)にその場で登録!
顧客も確認しながら進めることができるため、「言った言わない」の防止に繋がります。また、議事録を作成する手間を省くことができます。

こちらは、実際の活用事例です↓↓↓

工務店向けコミュニケーションアプリつながる家づくりplantable_活用事例

打ち合わせの効率化を図ることで、仕事の負担を軽減できます!!

動画内では実際に利用している企業の事例も紹介していますので、チェックしてみてください!

工務店の”打ち合わせ”効率化、設計図を見ながらイメージ共有!

注文住宅を依頼する顧客との最大のコミュニケーションの場と言えば、「打ち合わせ」ですよね!住宅設計の肝となる「打ち合わせ」の効率化を手助けするツール『つながる家づくり-plantable- 』では、クラウド上で図面管理が可能なため、設計図を見ながら建築イメージを共有できます!

工務店向けコミュニケーションアプリつながる家づくりplantable_機能紹介

設計図上には、ピンを立て話題を設定!
顧客のイメージを写真付きで共有してもらうことができ、イメージの相違を最小限に抑え、要望を的確に汲み取る手助けとなります。密度の濃い打ち合わせを実現し、住宅設計の効率化を図ることができます。
また、打ち合わせ中のやりとりをすぐに画面上に反映できるため、説明の誤解・要望の聞き漏れを減らすことが期待できます。

plantable機能紹介_写真添付

『つながる家づくり-plantable- 』を通して顧客とのコミュニケーションを活発化させ、住宅設計の効率化を手助けできれば幸いです。

【まとめ】(打ち合わせ効率化)施主とのイメージ相違に悩んでいる工務店さん必見です!!

いかがでしたでしょうか?
今回の内容をまとめます。
・打合せをスムーズの行うためには、顧客との関係性をきちんと作る事。
・情報の共有方法をきちんときめること。
この2つを強化する事が、打合せを効率化させる為の大きなポイントになります。
デジタルツールを活用する事で最短距離で業務効率化を実現できますので、
是非デジタルツールの活用を検討してみてください。

「打ち合わせ」の効率化を手助けするツール『つながる家づくり-plantable- 』についてのご相談もあわせてお気軽にお問合せいただけますと幸いです。