エクセルを活用すれば、タスク管理が簡単に行えます。
しかしながら、エクセルで管理するにはそれなりの難点があるのも事実です。
この記事ではエクセルによるタスク管理表の作り方から、エクセルで管理するメリット・デメリットまでを解説します。
無料のタスク管理テンプレートやタスク管理ツール・アプリの特徴もお伝えするので、タスク管理表を導入予定の方は参考にしてみてください。
タスク管理はどうやるの？
タスク管理の方法は、主に3つです。
- 紙媒体でタスク管理を行う
- エクセルやグーグル スプレッドシートでタスク管理表を作成する
- タスク管理ツール・アプリで管理する
近年はテレワークが普及したこともあり、タスク管理が複雑化しています。
なぜならタスクの進捗状況が見えにくくなり、コミュニケーションも取りにくくなったからです。
タスクの進捗状況をリアルタイムで把握するには、クラウドに対応したタスク管理ツール・アプリが良いでしょう。
ToDoとタスクの違いは何ですか？
ToDoは予定や行動を簡単にまとめたリストのことで、忘備録的な意味合いが強いです。
例えばプロジェクト中にトラブルが発生すると、意識がそちらに向いてしまい他の細かなことは忘れがちになります。
ToDoがあれば忘れそうな予定も見逃さずに、しっかりと取り組めるようになるでしょう。
また、タスク管理はプロジェクトを達成するために必要な業務の集まりで、重要度や緊急度を盛り込みます。
タスク管理は「プロジェクトの達成に欠かせない業務」で、ToDoは「予定や行動をまとめたリスト」と覚えておきましょう。
タスク管理表に必要な項目は？
チーム向けのタスク管理表を作成する際に、最低限必要な項目をまとめました。
| 項目 | 記載内容 |
| タスク名 | タスクの内容を簡潔に記載する |
| 開始日 | タスクを開始する予定日付 |
| 終了日 | タスクが完了する目標日付 |
| 期限 | 必ず終わらせる必要がある期日 |
| 優先度 | 「高」「中」「低」などを記載する |
| ステータス | 「実行中」「未着手」「完了」などを記載する |
| 担当者名 | タスクの担当者名 |
「優先度」を盛り込めば、どのタスクから取り組めば良いかが一目でわかります。
なお、上記の項目から「担当者名」を除けば、個人でタスク管理する際にも応用可能です。
エクセル（Excel）でタスクを管理するメリットは？
使い慣れている人が多い
エクセルは、大多数の企業が導入しているソフトウェアです。
そのため操作に慣れている人が多く、とくに研修などを行わなくてもタスク管理を始められます。
また、すでにMicrosoft Officeを導入している場合は、追加費用を支払わなくて済むのもメリットといえます。
簡単にカスタマイズできる
エクセルのタスク管理は、業務に合わせて簡単にカスタマイズができます。
例えばマクロを作成すれば定型業務を自動化できますし、関数を使えばタスクの進捗率が自動で計算されるのです。
ユーザーやプロジェクトに合わせてタスク管理表を最適化すれば、生産性の向上にも期待できます。
テンプレートが豊富
エクセルにはタスク管理用のテンプレートが豊富に用意されています。
個人から企業までさまざまなテンプレートを作成していて、ToDoリストやガントチャート、スケジュール管理といった種類が揃います。
一からタスク管理表を作成するのは時間も手間もかかるため、目標に合ったテンプレートをダウンロードしてスムーズにタスク管理を始めましょう。
エクセル（Excel）でタスクを管理するデメリットは？
リアルタイムで共有・同時編集ができない
エクセルでは、リアルタイムで同時編集するのが難しいです。
そのためファイルを編集・更新する際には、本人以外がファイルを閉じていなければなりません。
「プロジェクトの規模が大きく編集者が多い」「進捗状況がスピーディーに変化する」といった場合は、タスク管理が不便に感じる可能性があります。
入力ミス・漏れが発生しやすい
エクセルは全て手作業なので、入力ミス・漏れが起こりやすいです。
入力ミスをチェックする仕組みもなく、チームメンバーやタスクが増えると入力ミス・漏れの頻度も高まります。
データの正確性を担保するためにも、運用ルールを統一することをおすすめします。
フォーマットが統一されず属人化しやすい
一般的に、エクセルで作成されたタスク管理表は、作成者や部署によってフォーマットが異なります。
チームごとにフォーマットがバラバラだと、集計や情報共有が難しく進捗状況が把握しにくいことを留意しておきましょう。
エクセル（Excel）でのタスク管理表の作り方
ここではエクセルを例にして、チームでタスク管理する際のタスク管理表の作り方を解説します。
なお、タスク管理表には「WBS」と「ガントチャート」を使用します。
| WBS | タスクを大中小にカテゴリ分けして細分化したリストのこと。タスクの抜け漏れを防ぎプロジェクトを網羅的に把握できる |
| ガントチャート | 棒グラフでプロジェクトの進捗状況を把握しやすくした表のこと。WBSを利用して作成し、スケジュールの状況を他のメンバーと共有できます |
1.タスクを洗い出して細分化する
まずはプロジェクトを構成するタスクを洗い出します。
例えば「自社でタスク管理ツールを開発する」場合は、以下のように分類します。
- 管理画面設計
- 管理画面コーディング
- 管理画面テスト
- 打ち合わせ資料作成
2.必要な項目を設定する
次に、タスク管理表に必要な項目を設定しましょう。
縦軸に記載する項目は、前述したタスク管理に必要な項目内容をそのまま流用するのがおすすめです。
| タスク名 | 開始日 | 終了日 | 期限 | 優先度 | ステータス | 担当者名 |
| 管理画面設計 | ||||||
| 管理画面コーディング | ||||||
| 管理画面テスト | ||||||
| 打ち合わせ資料作成 |
「優先度」や「ステータス」の項目に選択肢を設けたい場合は、エクセルのプルダウン機能が役立ちます。
例えば優先度の項目で「高」「中」「低」から選べるようにすれば、手入力の手間を省き、入力ミスの防止にも効果的です。
3.横軸に日付と棒グラフを作成する
ガントチャートを作成することで、タスクの進捗状況を一目で把握できます。
プロジェクトの全体像が可視化され、効率的にタスク管理を行えます。
エクセル（Excel）向け！タスク管理表の無料テンプレート
タスク管理テンプレート｜Microsoft
Microsoftのタスク管理テンプレートは、個人からチームまでシンプルで直感的に使えるものばかりです。
エクセルを提供する同社だけに、使いやすさと見やすいレイアウトが魅力といえます。
エクセル（Excel）のタスク管理表おすすめ無料テンプレート｜MoneyForwardクラウド
MoneyForwardクラウドでは、タスク管理に活用できるガントチャート・ToDo・WBSそれぞれの無料テンプレートを公開しています。
初めてタスク管理表を作成する方は、一度覗いてみると良いでしょう。
エクセルのタスク管理テンプレート｜bizroute
bizrouteのタスク管理テンプレートは、ガントチャート・ToDo・WBSそれぞれを提供します。
例えばガントチャートでは「時間単位」や「週間単位」、「月単位」が用意され、より業務にフィットしやすくなります。
タスク管理はツール・アプリの利用がお得？
タスク管理を行う際には、エクセルとタスク管理ツール・アプリはどちらがお得でしょうか。
結論からいうと、タスク管理にはタスク管理ツール・アプリがおすすめです。
タスク管理ツールなら管理表をカレンダー形式やガントチャート形式から選んで作成したり、入力ミス・漏れを通知で知らせたりしてくれます。
プロジェクトの情報が一元管理されるうえ、同時編集や集計・分析も容易です。
また、一部のタスク管理ツール・アプリは無料で使える点も見逃せません。
業務効率を高める意味でも、タスク管理ツール・アプリを利用するメリットは大きいといえるでしょう。
まとめ
エクセルは使い慣れている人が多く、タスク管理向けのテンプレートも充実しています。
しかしながらプロジェクトやチームの規模が大きくなると、管理が複雑になりデータの正確性も担保しにくいのが難点です。
エクセルの管理に限界を感じたら、タスク管理ツール・アプリを試してみると良いでしょう。
