タスク管理ツールはタスクの進捗状況を可視化して、業務を効率的に進めるためのツールです。
タスク管理をエクセルで行っている企業は多いでしょう。
この記事ではエクセルでタスク管理するデメリットからタスク管理ツールの重要性、おすすめツールまでを解説します。
機能や選び方も紹介するので、導入を検討している方は参考にしてみてください。
タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールは、個人やチームメンバー一人ひとりのタスクや進捗状況を一元管理するツールです。
プロジェクトにかけられる人員やコスト、納期は決まっています。
タスク管理ツールは品質の担保や短納期化、コスト削減とメリットが豊富です。
タスクの優先度が明確になるので、業務の遅れを防いだりスケジュールが調整しやすくなったりします。
タスク管理ツールとエクセルでのタスク管理の比較
ここでは、タスク管理ツールとエクセルでのタスク管理を比較します。
| タスク管理ツール | エクセル | |
| フォーマットの統一性 | あり | なし |
| 複数人で同時にデータ編集 | あり | なし |
| 複数のプロジェクト管理 | あり | なし |
| 本格的なガントチャート作成 | あり | なし |
| アラート機能・リマインド機能 | あり | なし |
| 自動レポート作成（集計と分析） | あり | なし |
| 入力の簡単さ | あり | なし |
| カスタマイズ性 | なし | あり |
| 費用 | 有料（一部のタスク管理ツールは無料） | 無料 |
タスク管理ツールはフォーマットが統一されていて、属人化の心配がありません。
複数人で同時にデータ編集できるので、順番待ちや連絡をしなくて済むので、業務が滞らないのも優れています。
タスクをツールで管理するメリット
タスク管理ツールを活用するメリットは、以下の通りです。
- 作業効率が向上する
- いつでもどこでも入力や確認ができる
- 情報共有が簡単におこなえる
- タスクの進捗状況が可視化できる
- コミュニケーションが円滑になる
タスク管理ツールを活用すると個人・チームの生産性が向上し、メンバー間のコミュニケーションが円滑になるというメリットがあります。
専用ツールが重要な理由
近年のビジネス環境は、テレワークなどの多様な働き方が増えています。
さらにスマホやタブレットが普及したことで、会社から飛び出して外出先で仕事をする人も珍しくありません。
タスク管理ツールを導入する重要な理由が、「誰が・どこで・何をしているか」が明確になることです。
つまり、タスクの内容や進捗状況をリアルタイムで把握・共有することで、タスク管理がスムーズになるのです。
働き方の多様化でタスク管理は複雑化しているものの、タスク管理ツールがあればいつでもどこでも社内と同様に密なコミュニケーションが取れます。
タスク管理ツールの主な機能
ここでは、タスク管理ツールにどのような機能があるかを紹介します。
| 機能 | 内容 |
| プロジェクトごとの管理 | プロジェクトごとにタスクを管理する |
| タスクの進捗状況を表示（ガントチャート機能） | ガントチャートで「時間」と「作業内容」が表示され、いつ何をすべきかが明確になる。 |
| ToDoリスト | 個人やチーム、プロジェクトごとのタスクを一覧表示する |
| コメント機能 | タスクのカードごとにコメントを追加する。メンションをつけると個人宛にコメントできる |
| 検索機能 | 現在から過去までのタスクを検索する。類似したタスクがあれば参考にできる |
| スケジュール管理 | 各タスクの締切日や工数などを管理できる |
| メモ・ファイル添付 | ファイルや画像を添付できるので、どのタスクと関連しているかがわかる |
| レポート作成 | タスクの進捗度合いやコストをグラフ化できる |
| タスクの情報共有 | タスクの進行に必要な情報を把握できる |
| アラーム・リマインダー機能 | タスクを開始する時間がわかり、作業の遅れや漏れを防止する |
無料のタスク管理ツールでも機能が充実していますが、自社に合った機能から選ぶようにしましょう。
【無料・個人あり】おすすめタスク管理ツール・アプリ10選
Google ToDoリスト
Google ToDoリストはタスクをジャンルごとにリスト分けする機能や、わかりやすいレイアウトが特徴のタスク管理アプリです。
GoogleカレンダーやGmailとの連携が可能で、使い方の幅をさらに広げられます。
Microsoft To Do
Microsoft To DoはPC・WEB・モバイルアプリで提供される、無料のタスク管理アプリです。
期限日やリマインダーを設定すれば、重要なタスクを見逃しません。
Trello
Trelloはカードを動かしながら視覚的にタスク管理ができる、カンバン方式のタスク管理ツールです。
ドラッグ&ドロップによる直感的な操作と、多数の外部ツール（SalesforceやSlackなど）との連携、無料プランなどが人気の理由です。
Notion
NotionはToDoリストやテーブル機能などを使って、タスクを一元管理するツールです。
公式から一般ユーザーが作成したものまで多数のテンプレートが存在し、導入直後のタスク管理をサポートします。
Asana
Asanaは「プロジェクトの期間内完遂度38%向上」「タスク時間34%削減」など、業務効率化を後押しするタスク管理ツールです。
SlackやDropboxといった200以上のアプリと連携できるほか、機能の拡張性にも優れています。
jooto
jootoは利用ユーザー数が40万人を超える、カンバン方式のタスク管理・プロジェクト管理ツールです。
無料から利用でき、直感的なレイアウトや親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
My Redmine
My RedmineはRedmineのクラウド版で、プロジェクト管理や課題管理、インシデントなどさまざまな用途に活用されています。
月額10,000円〜利用でき、月5件程度のWebサポートサービスに対応します。
Backlog
Backlogは業界・業種を問わず多くの企業に選ばれているプロジェクト・タスク管理ツールです。
直感的に操作できるユーザーインターフェースを追求し、わかりやすさと使いやすさを両立しています。
Jira
Jiraは生産性やコミュニケーションの向上、時間管理の改善などに効果を発揮するタスク管理ツールです。
Freeプランでは10ユーザーまで無料で利用でき、無制限にプロジェクト・ボードを作成できます。
Todoist
Todoistは4,200万人以上の個人とチームが利用する、世界No.1のタスク管理・ToDoリストアプリです。
無料でも利用できますが、チームでタスク管理する方は有料プランを利用すると良いでしょう。
タスク管理ツールの導入・選び方
ここでは、タスク管理ツールを導入する際のポイントと、選び方を簡単に見ていきましょう。
- 導入目的を明確にする
- 自社が求める機能から選ぶ
- 外部ツールと連携できるかで選ぶ
- 操作性を確認する
- チームでタスク管理がしやすいかで選ぶ
- クラウド型かオンプレミス型か確認する
- サポート体制から選ぶ
「タスク管理ツールを導入しても定着しない」とならないように、操作性やサポート体制は特に重視する必要があります。
アサイン管理＋タスク管理でリソース管理を効率化
アサイン管理とタスク管理を組み合わせると、リソース管理を効率化できます。
アサイン管理とはメンバーのスキルや経験、稼働状況をもとに、プロジェクトに適切な人員を配置することです。
また、空き要員も把握できるので、無駄のないリソース配分を実現できます。
タスク管理はタスクを細分化して、重要度や緊急度を考慮しながらタスクを管理することです。
つまり、リソース状況と細分化したタスクを照らし合わせることで、より効率的にタスクを消化できるのです。
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiとは？
fapiは現役アサイナーが自社の課題解決のために開発した、スキル管理・アサイン管理支援ツールです。
スキル管理項目の自由度の高さと登録データの集計・分析機能により、スキル管理・アサイン管理業務における課題を解説します。
また、クラウド型なのでリアルタイムにリソース状況を把握できるため、空き要員ゼロが実現可能です。
エクセルでは難しい部門の横断検索にも対応し、最適な人員をスピーディーに見つけられます。
まとめ
タスク管理ツールはタスクの進捗状況を可視化して、抜け漏れを防ぐためのツールです。
導入する際は機能や操作性、コストとのバランスを考慮することが大切です。
自社に合ったタスク管理ツールを導入して、プロジェクトの完遂を目指しましょう。
