プロジェクトを完遂するために重要なスキルが、タスク管理能力です。
「仕事が終わらない」「頭の中が混乱する」という人は、多いのではないでしょうか。
この記事ではタスク管理が下手な人の特徴と、上手くなるための方法を解説します。
タスク管理に必要なスキルもお伝えするので、余裕を持って業務に取り組みたい人はぜひご覧ください。
タスク管理能力とは何ですか？
タスク管理能力とは、自分やチームのリソースを効果的・効率的に活用するためのスキルです。
タスク管理能力は、プロジェクト管理における最も重要な能力といえます。
一般的にプロジェクトにかけられる人員やコスト、納期は決まっています。
効率的なタスク管理は品質の担保や短納期化、コスト削減とさまざまなメリットを生み出すのです。
タスクマネジメントが下手な人
頭の中でタスク管理をしている
タスク管理が下手な人は、頭の中でタスクを整理しがちです。
しかしながら人の記憶は時間の経過とともに薄まり、タスクの抜け漏れや納期を見誤るなどのリスクにつながる恐れがあります。
また、急にタスクが舞い込むと、タスク管理ができずに業務が停滞する可能性もあるでしょう。
仕事の優先順位がわからない
仕事の優先順位を間違えると、業務が停滞する大きな原因になります。
タスク管理がうまい人は優先度や緊急度の高い順にタスクを消化していくため、後工程のメンバーもスムーズに業務を進められるのです。
頼まれごとを断れない
タスク管理が苦手な人は、自身のキャパシティがオーバーしても頼まれごとを断れない場合が多いです。
業務時間には限りがあるため、一人で抱え込むとタスクを最後までこなせず、周囲に迷惑をかけてしまいます。
タスクマネジメントをおこなう人は自身の限界を知り、タスクを抱え込みすぎている部下が断れるような環境を整えてあげましょう。
タスクマネジメントがうまい人の特徴は？
優先順位を正しくつけられる
タスク管理がうまい人は重要度や緊急度に基づき、タスクに優先順位を正しくつけられます。
重要で緊急なタスクに集中できるうえ、時間を最大限に活かすことで結果にもつながりやすいです。
また、プロジェクトの全体像を把握していることから、コミュニケーションが捗り効率的に仕事を進められるはずです。
タスクのリカバリーが上手い
トラブルが起こるとスケジュールの再設定や優先順位の見直しが必要ですが、リカバリーが上手い人は立て直しも早いです
仕事の全体像を俯瞰しながらタスクの優先順位を把握していることから、スケジュールを素早く再設定できるからです。
タスクのボリュームを把握できる
タスク管理がうまい人は1つのタスクを終えるのに、どれほどの時間や工数がわかるかを理解しています。
時間や工数をある程度認識したうえで業務に取り組むので、効率的にタスクを進められるのです。
タスク管理に必要な能力（スキル）
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力がある人は情報感度が高く、プロジェクトの問題点や要望が耳に入りやすいです。
そのため素早く的確な指示が出せるようになり、社内の業務効率を維持できます。
時間管理能力
時間管理能力があると「タスクをすべて消化するのにどれほど時間がかかるか」「1つのタスクにどれほど時間をかけられるか」が見極められます。
プロジェクト進行中にトラブルがつきものですが、時間管理能力が高いと余裕を持って業務に取り組めるでしょう。
目標設定力
タスク管理がうまい人は経営目標を達成するために、1日あるいは1週間と細かく目標を立てられます。
また、日々の細かな目標達成は、経営目標を達成するための大きなモチベーションになるのです。
プレッシャーへの耐性
タスク管理は状況の変化が激しくタイトなスケジュールをこなす必要があり、プレッシャーへの耐性が求められます。
自身のメンタルや体力、時間を正しく管理できれば、プレッシャーのかかる環境下でも優れた成果を出せるはずです。
人に仕事を任せるスキル
こなせるタスクが自身のキャパシティを超えると、結果としてチームに迷惑がかかります。
業務をこなせるメンバーを見極めて任せるスキルがあれば、社内全体の業務効率化につながります。
決断力
タスク管理に長けている人は、決断力にも優れています。
変化の激しい環境下では、スピード感を持って業務に取り組まなければなりません。
決断力のある人は情報収集スキルやリスク管理能力に長けていて、「時間」を節約する意識が高い人といえるのです。
タスク管理を上手くなる方法（スキル）
タスクを洗い出す
タスク管理が上手くなる最初のプロセスとして、タスクの洗い出しがあります。
タスクをすべて書き出すと全体像を把握できるようになり、優先順位がつけやすくなるからです。
まずはメモ帳でもスマホでも良いので、順番などを考えずどんどん書き出してみましょう。
スケジュールを設定する
業務中にトラブルはつきものなので、確実に目標を達成するようにスケジュールに余裕を持たせるのがポイントです。
トラブルを見込んだスケジュール設定ができれば、納期や品質を担保しやすくなるうえタスク管理が上手くなります。
コミュニケーションを改善する
チームメンバーとのコミュニケーションを改善すれば、タスク管理に大きな効果があります。
相手の顔を見ながら話をすることで、信頼関係が高まりトラブル時などに協力を得られやすくなるでしょう。
また、他のメンバーのタスクの進行状況を考えながら業務をこなすのも、タスク管理のスキルアップには欠かせません。
ツールを活用する
タスク管理を上手くおこなうには、タスク管理を効率化するツールの利用がおすすめです。
一般的に、プロジェクトが大きかったりメンバーが増えすぎたりすると、タスク管理は難しくなります。
タスク管理ツールを導入することで、タスクの優先順位が明確になり進行状況もわかりやすくなります。
タスクマネジメントはツール（システム）活用がおススメ！
高度なタスク管理をおこないたい人は、タスク管理ツールがおすすめです。
プロジェクトの規模や内容に応じてさまざまな種類がリリースされ、プロジェクトの全体像から各メンバーのタスクの進捗状況までを可視化できます。
タスク管理ツールで代表的なのは、「lychee redmine」や「jooto」、「Slack」などでしょう。
「どのメンバーの作業が遅れているか」「どのようなトラブルを抱えているか」が明確になるため、緊急度に合わせて対処できるようになります。
タスク管理をエクセルでおこなうリスク
入力・確認に時間がかかる
タスク管理をエクセルでおこなうと、入力・確認に時間がかかるのが難点です。
エクセルはすべて手入力で行う必要があり、ファイルが複数に分かれて最新ファイルの所在がわからなくなることも多いでしょう。
また、タスク管理が細分化すれば現状把握やリソース確認に時間がかかり、業務効率が著しく低下します。
入力ミスや漏れが発生する
エクセルはすべて手入力のため、どうしても入力ミス・漏れが起こりやすいです。
データの正確性にかけるうえ、確認が必要になれば人的・時間的ロスが発生します。
一方、タスク管理ツールは入力漏れをアラートで通知してくれるものもあり、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。
属人化する恐れがある
属人化は、エクセル管理ならではのデメリットといえます。
属人化とはある業務を担当者しか対応できない状態を意味し、生産性の低下や担当者が不在時に対応できないといったリスクを招きます。
誰でも平等にアクセス・編集するためにも、属人化の心配がないタスク管理ツールを検討してみると良いでしょう。
まとめ：タスクマネジメントスキルをアップさせて業務を効率化
この記事ではタスク管理スキルを向上する方法や、コツについて解説しました。
手っ取り早くタスクマネジメントをおこなうには、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
タスクにかかる時間や労力が可視化されるうえ、直感的に操作できストレスもかかりません。
