【タスク管理とは？】タスク管理をおこなわないリスクとは？

タスク管理をおこなわないと、どのようなリスクがあるのでしょうか。

日々多くの業務に追われて、「タスクが終わらない」「納期に間に合わない」と苦労している人は多いことでしょう。

この記事では、タスク管理をおこなわないリスクから個人・チームの管理方法までを解説します。

おすすめのタスク管理ツール・アプリも紹介するので、タスク管理が苦手という人はぜひ参考にしてみてください。

タスク管理とは、仕事を進めるために必要な業務（タスク）を適切に管理することです。

スケジュールやタスク量を把握してから優先順位を決めて取り組むと、余計な手間が生じず業務をスムーズに進められます。

なお、タスク管理に似た言葉としてプロジェクト管理がありますが、プロジェクトはタスクの積み重ねともいえます。

合わせて読みたい

【スキルアップ】タスク管理が下手な人が上手くなる方法

この記事ではタスク管理が下手な人の特徴と、上手くなるための方法を解説します。

タスク管理を怠ると、対応の抜け漏れが発生しやすくなり業務が停滞するかもしれません。

全体のスケジュールの見直しが必要になるほか、万が一納期に間に合わなければ企業間との信頼関係が崩れてしまいます。

納期遵守は、ビジネスパーソンの基本です。

業務時間が圧迫されると品質の低下にもつながるので、不測の事態に対応できるようにスケジュールには余裕を持たせることが重要です。

抜け漏れやトラブルに備えられる

適切なタスク管理は仕事の全体像を把握でき、業務の抜け漏れやトラブルを予防できます。

人間の記憶には限界がありますが、タスクをきちんと可視化することで、抜け漏れに気づきやすくなるのです。

なお、タスク管理はなるべく一箇所でおこない、簡単に把握できるようにしておくのがポイントです。

業務がスムーズになり生産性が向上する

適切なタスク管理は抜け漏れややり直しが減るため、業務がスムーズに進み生産性が向上します。

また優先順位が明確になれば仕事に素早く取り組めるので、時間短縮にもつながるでしょう。

同じ時間でより多くの仕事をこなせるようになり、受注数が増加したり利益が向上したりといったメリットが生まれます。

合わせて読みたい

【無料タスク管理】タスク管理は無料で出来る？リスクも解説

この記事では個人・法人利用におすすめしたい、無料タスク管理ツール20選を紹介します。

チームでタスク管理をおこなう際には、デジタルツール・アプリの活用が特におすすめです。

ホワイトボード

アナログなタスク管理の手法として、ホワイトボードが挙げられます。

ホワイトボードは導入している企業も多く、デジタルに不慣れな人でも使いやすいのがメリットでしょう。

ただし、リモートワークをしていると利用できないので、別の方法を考えなければなりません。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、会話のようにメッセージをやり取りしたり、ファイルを共有できたりするツールのことです。

メールと違い過去のやり取りも一目で確認できるため、再確認や整理する際にも重宝します。

代表的なビジネスチャットはSlackやChatwork、Microsoft Teamsなどです。

Excel（エクセル）・Googleスプレッドシート

タスク管理でエクセルやスプレッドシートを活用する企業は多いです。

特にエクセルは使い慣れている社員が多く、とくに研修をせずにタスク管理が始められます。

スプレッドシートもエクセルのような使い勝手のツールで、チーム全体で情報の管理・共有が可能です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、自分だけではなくチーム全体のタスクを可視化できます。

タスクの進捗状況を正確に把握できるうえ、タスク管理に便利なガントチャートやカンバンボードなどの機能を備えています。

タスク管理ツールはたくさんの種類がありますが、jiraやWrike、Asana、Microsoft Plannerなどが有名です。

合わせて読みたい

【無料テンプレートあり】エクセルでのタスク管理表の作り方

この記事ではエクセルによるタスク管理表の作り方から、エクセルで管理するメリット・デメリットまでを解説します。

個人がタスク管理をする方法は、ノートなどのアナログなものからデジタルのツールまでさまざまです。

ノート・メモ帳・付箋

ノートやメモ帳、付箋はコストがかからず、すぐに利用できるのがメリットです。

付箋は自身のデスクやPCに貼り付けることで、ToDoリストのように使うこともできます。

また、実際に紙に書き込むと情報が整理されて、タスク管理スキルの向上にも役立ちます。

タスク管理ツール・アプリ

一部のタスク管理ツールは、アプリにも対応しています。

個人がアプリでタスク管理をおこなう場合は、Google ToDoリストから始めるのがおすすめです。

Googleカレンダーとも連携でき、業務の見通しが立てやすくなりタスクの見落としも防げます。

合わせて読みたい

【タスク管理ツールとは？】エクセルでのタスク管理のデメリットを解説

この記事ではエクセルでタスク管理するデメリットからタスク管理ツールの重要性、おすすめツールまでを解説します。

jooto

jootoは無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツールで、カンバンやガントチャートなどタスク管理に役立つ機能を備えています。

他にも、ユーザーの多いGoogleカレンダーやGoogle ToDoリストとも連携でき、タスクの緊急度をいつでも誰でも把握できます。

TASKWORLD

TASKWORLDはコンテンツ制作からシステム開発、製造業などさまざまな現場を支える、タスク・プロジェクト管理ツールです。

直感的なインターフェースにこだわり、「機能はたくさんあるけどわかりにくい」という管理ツールにありがちな不安を払拭してくれます。

Trello

Trelloはプロジェクトの大小に関わらず、チームやメンバーのタスクを一元管理できるツールです。

無料プランが用意されていて、タスクやアイデアを付箋のように貼り付けられる機能が好評です。

My Redmine

My redmineはチームのタスクを細分化して可視化ができる、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。

チームやプロジェクトに合わせてガントチャート・カレンダー・ロードマップを使って、メンバーと最新情報を共有できます。

Backlog

Backlogは誰がどのタスクを進めているかを可視化して、チームのコミュニケーションを促進するプロジェクト管理ツールです。

シンプルな操作性に加えて、複数人で同時編集ができる「ドキュメント機能」が人気を博しています。

タスク管理とアサイン管理を合わせると、正確で効率的なタスク管理を実現できます。

アサイン管理とはタスクやプロジェクトに最適な人材を割り当てて、稼働状況を管理することです。

一方でタスク管理とは、自分がやるべきことを整理することを指します。

つまり、業務を細分化したうえで適切なメンバーを配置することで、業務効率が飛躍的にアップするのです。

タスク管理とアサイン管理はプロジェクトを成功させるために必要な管理項目であり、互いに補完し合う関係にあるといえます。

スキル管理・アサイン管理支援ツールfapiとは？

fapiはエンジニアのスキル管理やプロジェクトのアサイン検討を支援する、クラウドツールです。

登録したスキルやアサイン状況からスピーディーに適任者を選定して、リアルタイムでアサイン状況を管理できます。

実際にある企業では「提案候補者の検討」に60分もかかっていましたが、fapi導入後は5分にまで短縮されました。

タスク管理とアサイン管理を組み合わせて人的リソースを最大化したい人は、ぜひfapiの無料トライアルをお試しください。

タスク管理は、限られた時間・人を最大限に活用するための重要な管理項目です。

タスク管理をおこなわないとタスクの抜け漏れが発生して、業務が停滞するかもしれません。

チームであれ個人であれ、タスク管理を効率化するには「タスク管理ツール」が便利です。

ぜひ本記事の情報を参考にして、タスク管理が上手い人になりましょう。