【スキル管理】スキル管理をSaaSで管理するメリット・デメリット

煩雑した紙やExcelでのスキル管理に、業務時間を奪われていませんか。
従業員の数が多ければ多いほど、スキル情報やデータを集めるのは困難となり、生産性は落ちてしまいます。
スキル管理の課題を解決できるのが、SaaSとスキル管理を組み合わせたクラウド型の「スキル管理システム」です。
この記事ではITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を25年経験してきて効率化し、
スキル管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がスキル管理をSaaSで行う
メリットやデメリット、Excelとの管理の違いについてわかりやすくまとめています。
おすすめのスキル管理システムも紹介しているので、担当者の方は導入の参考にしてください。

詳細は弊社コーポレートサイトをご確認ください

スキル管理をSaaSで行うメリット・デメリットを伝える前に、スキル管理とSaaSについておさらいします。

スキル管理とは人材のスキルや知識といった情報を可視化して管理することです。
具体的には個人の資格や能力、熟練度に業務経験といったものを意味します。
スキル管理の方法は組織で異なりますが、「紙」「Excel」「専用ツール」のいずれかです。
人材のスキルを把握しておくことで、プロジェクトに合わせて効果的・効率的に業務を進行できます。

SaaSとは「Software as a Service」の略称で、インターネット経由で利用できるソフトウェアです。
インストール不要のソフトウェアが多く、SaaSにアクセスまたはログインするだけで簡単に利用できます。
SaaSの代表例はビジネスチャットやWEB会議、社内SNSなどでしょう。
インターネット環境が必須ですが、1つのファイルを複数人で管理・編集できる点がメリットです。

スキル管理をSaaSで管理するとは、クラウド対応のスキル管理サービスを意味します。
近年スキル管理を行う企業では、クラウド型のスキル管理サービスが主流になりつつあります。
ここから、スキル管理をSaaSで管理するメリットやデメリットについてお伝えします。

スキル管理業務を効率化できる

スキル管理をクラウドで一元管理することで、業務を効率化できます。
紙やExcelと違って一つのシステムで情報を管理できるので、簡単に確認できますし活用もしやすいです。
さらに、プロジェクト発足のたびにスキルや業務経験といった情報を収集する必要がなく、記載漏れや記載ミスが起こりにくいです。

適切な人材配置につながる

従業員の最新のスキル情報を把握できるので、最適な人材配置を瞬時に実現します。
例えばプログラミングスキルが優れる従業員AをプロジェクトA、マネジメント力の高い従業員BをプロジェクトBに配置する、といった具合です。
適材適所の人材配置は成果物のクオリティに関わりますし、従業員のモチベーションアップにつながります。

人材育成へ活用できる

スキルや資格の取得状況、業務経験などが把握できるので、効率的な人材育成につながります。
面談を行わなくても「不足しているスキルを補う」「キャリア方針を決める」と、ある程度の計画を立てることができます。
また、組織に必要なスキルとスキルレベルがわかるおかげで、人材採用の指標になるでしょう。

正当な人事評価につながる

SaaSを活用したスキル管理では、最新の保有スキルとスキルレベルを確認できます。
従業員の正確なスキル情報の把握によって、公平かつ客観的な人事評価が可能となります。
これまでスキル管理をしてこなかった企業では、担当者の主観で評価を下すことが多かったかもしれません。
正当な人事評価は従業員のモチベーションやエンゲージメントに影響を与える、重要な要素となります。

スキルマップ作成がスムーズになる

スキル管理をSaaSで管理すると、スキルマップ作成が容易になります。
スキルマップとは人材の保有スキルや能力を「数値」で評価した管理表です。
スキル管理と関連付けることで、最新の情報をスキルマップへスムーズに引き継げます。

教育に時間がかかる

スキル管理をSaaSで行うデメリットの一つ目は、教育に時間がかかることです。
スキル管理システムは多機能ゆえに全ての機能を使いこなすのが難しく、使われないまま放置されるケースも珍しくありません。
そのため、組織に必要な機能があるかどうかを見極めて、教育時間と業務時間のバランスを整えることが大切です。
また、資料をダウンロードしたり無料トライアルを利用したりすると、スムーズに教育を進められます。

導入・運用コストがかかる

スキル管理システムの導入・運用にはコストがかかります。
スキル管理ツールの予算は、解決したい課題や利用人数に合わせて算出してください。
SaaSによっては無料プランもありますが、機能やサポートに制限があるため有料プランをおすすめします。

SaaSのスキル管理システムは、人事管理システムやタレントマネジメントシステムと比較して、何が違うのでしょうか。
スキル管理システムと人事管理システムは、タレントマネジメントシステムの一環です。
人事管理システムは従業員の氏名や入社年次、給与に勤怠管理といった情報を管理します。
タレントマネジメントシステムは従業員の基本情報に加えて、保有スキルや目標、評価などあらゆる情報を管理します。
タレントマネジメントシステムは非常に多機能で、経営目標の達成から人事施策まで、企業全体のサポートが可能です。

Excelでスキル管理をする場合は、スキルマップを作成するのが一般的です。
以下に、スキル管理ツールと比較して優れている点・不便な点の一覧をまとめました。
Excelの優れている点

• 導入コストが低い
• 社員が操作慣れしているケースが多い
• スキルマップのテンプレートが豊富

Excelを使うメリットは、やはり親しみやすさです。
導入済みの企業は非常に多く、学生の頃から使い慣れているという社員も多いでしょう。
Excelの不便な点

• 全て手作業で入力する必要がある
• ファイルを複数人で同時編集できない
• 属人化すると誰も対応できないことがある
• データ量が増えると動作が重くなる
• スキル保有者の横断検索ができない

SaaSのスキル管理システムと比較すると、Excelの欠点の多さに気付かされます。
スキル管理は非効率なうえに情報が最新かどうかわからず、再度情報収集に追われるケースも多いです。
正確な情報を基に効率的に人材配置・人材育成を行いたい方は、SaaSによるスキル管理をおすすめします。

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計画の進捗はガントチャートからいつでも確認できますし、遅延に対してはアラート通知も可能です。
スキル管理と育成計画を紐づけることで集計の手間を大幅に削減し、質の高い人材育成を実現します。
またISOやIATF、顧客監査に対応するので、監査前に慌てて資料やスキルマップを作成しなくて良い点もメリットです。

本記事ではSaaSとスキル管理システムを組み合わせるメリット・デメリット、Excelでのスキル管理が難しい理由についてお伝えしました。
業務遂行に人材育成など、従業員はあらゆる場面で会社を支える最も重要な存在です。
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