スキル管理がされていない場合の企業リスクとは？管理表・システムの重要性

スキル管理は人材配置や人材育成の最適化、公正な人事評価など、企業に欠かせないツールです。

スキル管理にはスキルマップを活用しますが、項目や評価段階の設定を誤れば十分な効果を発揮しません。

この記事ではスキル管理の重要性と、スキル管理がされていない場合の企業リスクについて解説します。

スキル管理を支援するおすすめツールも紹介するので、スキル管理を始めたい方は参考にしてみてください。

スキル管理とは社員のスキルや能力、業務経験といったデータを一元管理することです。

抽出したデータは人材配置や人材育成、業務工数の削減などに幅広く活用されます。

スキル管理は「Microsoft エクセル」や「Google スプレッドシート」で行うこともありますが、システムやアプリも有効です。

スキル管理の目的はヒトではなく「スキル」を定量化・管理して、人材育成を目指すことです。

上司や管理職などの人に頼ったスキル管理は、誰がマネジメントするかによって結果や方法にバラつきが生じます。

せっかく指導や研修を行なっても、社員が退職してしまうと会社には何も残らないでしょう。

そこで重要になるのがスキルの定量化です。

仕事のバラつきがなくなるだけではなく、育った人材が退職しても仕組みが会社に残り続けます。

さらに社員の成長環境を整えることで、エンゲージメントの向上に大きな効果が期待できます。

スキル管理を行うと、全体のスキル総量や強み・弱みを把握できます。

強みはプロジェクトに活かす、弱みは補強するなど、スキルに対する捉え方が明確になるはずです。

スキル管理は人材配置の最適化や人事育成の効率化に、大きく貢献するでしょう。

スキル情報を部署間で共有すると、異動の際にスムーズな引き継ぎが可能になります。

資料作成や引き継ぎの工数を削減できるため、他の業務に集中することができます。

スムーズなスキル検索によって、プロジェクトのアサイン業務を効率化できます。

特にエンジニアをスピーディーに提案しなければならないSES企業では、スキル管理の必要性を実感するかもしれません。

スキル管理は「定年退職を迎える社員がいる」「1ヶ月後に社員が退職する」といった場合にも対応可能です。

あらかじめ社内のスキル消失をキャッチアップすることで、資格取得や人材研修の計画を立てられるようになります。

スムーズなスキル継承を行うためにも、スキル情報は最新の状態にしておく必要があるでしょう。

スキル管理において、スキルマップは欠かせません

スキルマップは従業員のスキルや能力を可視化・評価して、人材配置や人事評価を効率化するツールです。

企業によっては「スキル管理表」「力量管理表」と呼ばれることもあります。

自分の現在のスキルレベルがわかるので、成長目標を明確化したりモチベーションを向上したりする際に役立ちます。

前述した通り、スキル管理にはスキルマップが必須です。

ここでは、スキルマップの作成から運用後までの流れを簡単に解説します。

一般的に、スキルマップの作成は職場の上司が作成します。

スキル項目は現場の従業員の声を取り入れると、過不足なく洗い出せるはずです。

業務フローや内容を考慮して、重複や漏れのないように作成しましょう。

続いてスキルマップのレベルを設定します。

評価段階は職種にあったレベル設定が重要であり、必ずしも5段階評価にする必要はありません。

「他者を指導できる」「サポートがあれば実施できる」などを具体的に設定して、誰でも理解しやすいスキルマップにします。

スキルマップの評価者は職場の上司だけではなく、他部署の上司にも依頼します。

多角的な視点を加えることで、公平かつ柔軟な評価が可能になるからです。

スキルマップは適切な維持・管理が欠かせません。

時代の流れに合わせて求められるスキルは変わりますし、業務内容も変化するものです。

スキルマップを定期的に更新して、社員の目標を再設定したり人材配置に活かしたりすることが大切になります。

忘れずに更新するためには、リマインド機能がおすすめです。

スキル管理システムやタレントマネジメントシステムによっては、更新のお知らせ機能が備わっている場合があります。

業務上必要なスキルは、スキル管理でもっとも重要な要素です。

業務に必要なスキルとはプログラミングや資料作成などのハードスキル、コミュニケーションや論理的思考といったソフトスキルを指します。

社員の業務経験やキャリアは、スキル管理で重要な役割を果たします。

例えば前職の経験が新規プロジェクトに活かせる可能性がありますし、無駄なセミナーへ参加する必要がなくなる可能性があります。

スキル管理ではスキルや能力だけではなく、資格についても把握しましょう。

スキルマップに取得年月日を記載すれば、更新のタイミングを逃さずに有効性を保つことができます。

研修履歴・教育履歴の把握は、効果的な人材育成につながります。

どのスキルを習得すべきかが明確になるうえ、セミナー受講の重複防止に役立つでしょう。

セミナーを受講した際には内容をレポートにまとめて提出してもらい、理解度を管理表にまとめるようにします。

ISO9001やISO14001、IATF16949などの内部監査では、スキルマップの提出が求められます。

そのためスキルマップは定期的に更新して、最新の状態に保っておくことが望ましいです。

スキルマップの作成は、無料のテンプレートやスキル管理システムを活用する方法があります。

特にスキル管理システムは部署の横断検索やリアルタイムでの状況把握、属人化の防止など、エクセルにはない魅力がメリットです。

スキル管理がされていないと、資格更新のタイミングを逃して有資格者が不在になる恐れがあります。

業務に必要な資格が失効すると、企業としてのコンプライアンスを維持できません。

コンプライアンス違反の代表例は法令違反や情報漏洩、不正経理です。

資格を更新した際には、本人が情報を更新する体制を作り、資格更新漏れのないようにします。

スキル管理を行わず経験や感覚に頼った人材配置は、ミスマッチが発生する原因になります。

ミスマッチな人材配置は、成果物の品質が保たれず納期が遅れる恐れがあるのです。

正当な人事評価につながりにくいため、社員が離職する可能性も高いです。

「fapi」はスキル・アサイン状況を可視化して、正確な人材配置や人材育成の実現を目的とした支援ツールです。

スキル管理項目の自由度の高さや更新作業の大幅な工数削減が評価されて、「ASPIC」「つくばクオリティ」を受賞しています。

実際に、30分かかっていたエンジニア情報の更新を10分まで短縮するという、67%の改善率を達成しました。

また、資格更新の通知機能を備えているので、コンプライアンス違反を防止して最新のスキル情報を活用できます。

正確なスキル管理・アサイン管理で生産性を伸ばしたいという方は、無料トライアルをぜひ試してみてください。

この記事ではスキル管理の目的と重要ポイント、スキル管理がされていない場合の企業リスクを解説しました。

スキル管理は適切な人材配置と正当な人事評価、ISOに提出できるなど、多くのメリットがあります。

社員数が多いIT業界や製造業には、スキル管理ツールがおすすめです。