【開発秘話】なぜ私たちはExcel®でのスキル管理を捨てたのか？崩壊から生まれた「fapi」誕生の裏側

現場のスキル管理は崩壊していた、、、

「現場のスキルを正確に把握し、適切な育成やアサインを行いたい」

これは、IT企業の開発部長から、製造業の工場長、建設業の施工管理責任者まで、人を動かすあらゆるマネージャーが抱える切実な願いです。その第一歩として、まずは「無料のExcel®テンプレート」を配り、メンバーに入力を促すことから始める企業は少なくありません。

しかし、断言します。組織が拡大するにつれ、Excel®によるスキル管理はいずれ必ず崩壊します。

近年、公的レポートでも指摘されている通り、日本の労働構造における人手不足と「属人化」の解消は、業種を問わず企業の存続に関わる急務となっています。

かつて、私たち株式会社エフ・ディ・シーも全く同じ壁にぶつかり、泥臭い失敗を繰り返していました。現場の混乱、形骸化するファイル、見えない組織のリスク……。

今回は、私たちがなぜ「使い慣れたExcel®」での管理を捨て、スキル管理ツール「fapi」を開発するに至ったのか。ITの現場だけでなく、製造業や現場作業など、あらゆる業界に共通する「Excel®管理の限界と脱出のステップ」を、ありのままにお伝えします。

開発者プロフィール

株式会社エフ・ディー・シー　DX事業推進部　ゼネラルマネージャー
笠間　滋

長年、システム開発現場のプロジェクトマネージャー（以下、PM）としてプロジェクト管理や要員アサインに従事してきました。

当時、Excel®でのスキル管理の限界と情報の属人化による非効率が課題となっていました。そこで「現場が本当に使い続けられるツール」というコンセプトのもと、「スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi」の開発プロジェクトが始動し、その推進を担うことになりました。

現在は開発の指揮を執る傍ら、導入企業の運用フォローにも深く関わり、現場のリアルな声を即座にプロダクトへ反映させることを信条としています。

あなたの会社のExcel®は大丈夫？「スキル管理の崩壊度」セルフチェック

本編に入る前に、まずは貴社のExcel管理が以下の「危険信号」に当てはまっていないか、直感でチェックしてみてください。

• □「スキルマップ_最新_2026_修正版.xlsx」のようなファイルがサーバーに乱立している
• □現場メンバーに「スキルシートを更新して」と何度も催促メールを送っている
• □メンバーのスキル情報が「1年以上前の古い情報」のまま止まっている
• □「〇〇の技術に詳しい人は誰か」が分からず、毎回社内を親しい人に聞いて探し回っている
• □複雑なマクロやVLOOKUP関数が組まれており、壊れるのが怖くてシートを誰も触れない

【チェック結果】3つ以上当てはまった方へ

貴社のExcel®管理は、すでに形骸化の一歩手前（またはすでに崩壊状態）にあります。この記事では、まさにこの5つの地獄をすべて経験した私たちが、どのようにしてそこから脱出したのか、その具体的なステップをお届けします。

【第1章】「あの技術、誰が持ってる？」Excel管理がもたらした現場の崩壊と限界

テンプレートは配った。しかし、誰も更新しない現実

ーーまず、fapiを開発する前、社内ではどのようにスキル管理を行っていたのでしょうか？

開発責任者（以下、敬称略）：株式会社エフ・ディー・シー　DX事業推進部　ゼネラルマネージャー
笠間　滋

世の中の多くの企業と同じように、弊社でも最初はExcel®のテンプレートを使って管理していました。全メンバーが入力できるように、項目を細かく設定した「完璧なスキルマップ」をExcelで作り、共有サーバーに置いて「毎月更新してください」とアナウンスしていたんです。

しかし、結果は惨敗でした。誰も更新しない（笑）。

理由はシンプルで、「現場にとって入力が面倒くさすぎるから」です。日々の業務に追われる中で、わざわざ重いExcel®ファイルを開き、何百とある行から自分のスキルや資格を探して数値を書き換える。現場からすれば「これを更新して、自分に何のメリットがあるの？」という状態だったわけです。

「VLOOKUPが壊れている」属人化するファイルと消えた最新情報

ーー誰も更新しなくなると、具体的にどのような問題が起き始めましたか？

開発責任者：

まず、情報の「鮮度」が一瞬で失われました。それだけならまだしも、マクロやVLOOKUP関数を組んだ複雑なExcel®ファイルだったため、誰かが行を挿入したりコピペをミスしたりするたびに、関数が壊れてエラーが出るんです。

気がつけば、共有フォルダに「スキルマップ最新_修正版.xlsx」「スキルマップ_〇〇部長確認用_final.xlsx」といった怪しいファイルが乱立していました。どれが本当の最新データなのか、管理者すら把握できない。情報の属人化とブラックボックス化が、完全に始まっていました。

「あのノウハウ、誰に聞けばいい？」社内の知恵がブラックボックス化する恐怖

ーー管理側だけでなく、現場の開発メンバー側にも影響は出ていたのでしょうか？

開発責任者：

大アリでした。最も現場にストレスを与えていたのは、「社内の知恵やノウハウがどこにあるかわからない」という問題です。

これはITのプログラミングに限った話ではありません。製造業の工場や建設現場でも、「この特殊な機械のトラブルシューティングができるのは誰か」「この高度な品質管理基準に詳しいのは誰か」がExcelでは見えなくなってしまう。

結局、社内に専門知識を持った人がいるのに、本人は周りに聞くこともできずに1人で悩んで時間を溶かしている。「社内迷子」による凄まじいタイムロスが発生していました。

【第2章】「なければ、自分たちで作る」Excel脱却を決意した転換点

市販のツールは高すぎる、かつ自社の運用に合わない

ーーExcelの限界を感じて、すぐに専用ツールの導入を検討されたのですか？

開発責任者：

はい、まずは世の中にある「タレントマネジメントシステム」などを一通り検討しました。しかし、どれも私たちの求めているものとは違ったんです。

一般的なツールは、人事評価や給与計算、目標管理など機能が盛りだくさんで、費用が非常に高額でした。しかも、「現場の細かい技術スキルや資格、経験年数」を網羅的に、かつ階層構造（ツリー構造）で視覚的に管理できる汎用ツールが驚くほど少なかった。

「機能が多すぎて使いこなせない上に、現場のスキル管理としては痒いところに手が届かない」。だったら、自分たちが現場で本当に使いたくなるシステムを作ろう。そう決意したのが「fapi」誕生の瞬間です。

私たちが目指した「形骸化しないスキル管理」の条件

ーー自分たちで開発するにあたり、特にこだわった思想は何ですか？

開発責任者：

徹底的な「現場ファースト」です。Excelが破綻した最大の理由は、現場に入力を強要したから。であれば、新システムは「入力のハードルが極限まで低いこと」、そして「入力したら現場のメンバー自身にメリットが返ってくること」を絶対条件に掲げました。

お忙しいマネージャー・人事担当者の方へ：

「うちのExcel管理も限界かも……」と感じたら、まずは『fapi』で何ができるか、実際の画面キャプチャや1分の紹介動画をのぞいてみませんか？

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【第3章】「fapi」誕生秘話：開発中にぶつかった壁と、現場への浸透

最大の壁は「入力の手間」をどう無くすか

ーー開発プロセスの中で、どのような壁にぶつかりましたか？

開発責任者：

やはり、初期のプロトタイプを社内に展開したときは、現場からの反発というか、冷ややかな目がありましたね（笑）。「また触るシステムが増えた」と思われるわけです。初期バージョンはまだ入力項目が多く、UIも洗練されていなかったため、最初はExcel®時代と変わらず利用率が伸び悩みました。

メンバーが「自発的に」スキルを更新したくなる仕掛け

ーーその壁を、どのように乗り越えたのでしょうか？

開発責任者：

自社で毎日使いながら、徹底的にUI/UXを削ぎ落としました。

文字をいちいち入力させるのではなく、画面のスキルツリーから「自分の持っている技術や経験を直感的に選択してレベルを選ぶだけ」という、クリックベースの操作に変更したんです。これにより、1人あたりの入力・更新にかかる時間をわずか数分にまで短縮しました。

さらに、「自分のスキルツリーが育っていく楽しさ」を視覚的に表現したことで、メンバーが自身のキャリアや成長を棚卸しするツールとして愛着を持ってくれるようになりました。現場の負担を減らすことこそが、データの一元化を成功させる唯一の道だと確信しましたね。

【第4章】Excelを捨てて得られた、劇的な「メリット」と未来の「ベネフィット」

ーーExcel®からクラウドデータベースである「fapi」に移行したことで、どのような変化が生まれましたか？

開発責任者：

驚くほど多くのメリットがありましたが、大きく「現場目線」と「経営・人事目線」の4つの切り口で劇的な変化がありました。これらはIT業界だけでなく、技術や資格が資産となる「製造業」や「建設・サービス業」でも全く同じ効果を発揮しています。

①【現場のメリット】「スキルを出しなさい」の催促がゼロに。現場に負担をかけない自動収集と一元化

開発責任者：

まず、人事やマネージャー陣の「スキルシートを提出してください」という不毛な催促業務が完全にゼロになりました。

fapiはブラウザからいつでも簡単にアクセスでき、更新のハードルが低いため、メンバーが自発的に最新のスキルをアップデートしてくれます。誰かが更新すれば、クラウド上のデータベースがリアルタイムで一元化される。管理者がファイルの破損を心配したり、何十ものExcel®をマージしたりしていたあの時間は、一体何だったのかと思うほど業務が効率化されました。

②【現場のメリット】「この技術・資格、誰ができる？」が一秒で解決。社内の技術相談やアサインが劇的にスムーズに

開発責任者：

先ほどお話しした「社内迷子」の問題も一発で解決しました。

「この特殊なエラーについて、詳しい人に相談したい」「次のプロジェクトの現場に、この法定資格を持ったメンバーを配置したい」と思ったら、fapiのデータベースからキーワードや資格名で即座に検索が可能です。

これにより、チームの垣根を越えて「技術の相談」や「最適な人員配置」が1秒でできるようになりました。知恵の死蔵がなくなり、組織全体の生産性が底上げされたと感じています。

「自社の技術スタックでも検索できる？」と思ったら：

貴社が現在Excel®で管理しているスキル項目が、fapiでどのようにデータベース化され、1秒で検索できるようになるか、具体例をご案内します。

▶【簡単1分】fapiのオンラインデモ・個別相談を申し込む

③【経営・人事のベネフィット】「全体のスキルマップ」をダッシュボードで鳥瞰。スキルの取得割合から組織の強みと弱みを即座に把握

開発責任者：

ここからは経営・人事側のより深いベネフィットになりますが、fapiのレポート機能により、「会社全体のスキルポートフォリオ」がダッシュボードで鳥瞰（ちょうかん）できるようになりました。

Excel®時代は、全社でどのスキルや資格がどれくらい足りていないかを横断的に集計するのは不可能でした。しかし今では、「自社には特定のラインを扱える熟練工が全体の何％いるか」「今年強化した新技術のスキル取得割合の推移」などがリアルタイムでグラフ化されます。

これにより、「次はどの技術を持った人材の採用を強化すべきか」「社内研修でどのスキルを底上げすべきか」という経営・教育戦略が、勘ではなく明確なデータに基づいて（データドリブンに）立てられるようになりました。

④【経営・人事のベネフィット】「数年後の退職リスク」にも先手打つ。キーマンのスキル一覧から紐解く、知の承継（ナレッジトランスファー）

ーー「退職リスク対策」の観点でもメリットがあると伺いました。

開発責任者：

はい、これこそがクラウド化の究極のメリットです。

どの業界の組織にも、数年後に定年退職を控えている熟練工や、コアなシステム・設備を1人で支えているベテランが必ずいます。fapiのレポート機能を使えば、そうした「近い将来、組織から離れる可能性があるキーマン」のスキル一覧を瞬時に抽出できます。

「この特殊な機械のメンテナンスは、実は彼しかできない状態になっている」「彼が抜けると、この資格の保持者が社内に0人になり、現場が回らなくなる」といったリスクが、事前に数値として可視化されるわけです。

これによって、退職の直前になって慌てるのではなく、数年前から計画的に「知の承継（ナレッジトランスファー）」のためのOJTを行ったり、後輩へスキルを引き継ぐ育成プランを組んだりといった、先手のサクセッションプラン（※外部サイト「日本の人事部」の用語解説へ）が可能になりました。

【まとめ】Excelと「fapi」の決定的な違い

ここで、私たちが体感した「Excel®管理」と「fapi（クラウドデータベース）」の違いを簡単に表にまとめてみます。

項目	Excel®でのスキル管理	fapi（クラウド/DB管理）
入力・更新の負担	ファイルを開く手間、行の多さで形骸化しやすい	直感的なUI/UXで数分で自己更新完了
データの鮮度	提出を催促した時点の過去データ（すぐ風化する）	常に最新状態がリアルタイム一元化
社内での技術検索	不可能（誰が何を知っているか探せない）	キーワード検索で1秒で詳しい人を発見
組織全体の分析	マクロの集計に限界があり、鳥瞰できない	レポート機能でスキルの取得割合を自動グラフ化
未来のリスク管理	退職や異動が起きてから慌てる	キーマンのスキルを抽出し計画的な技術承継が可能

結び：テンプレートの先にある「本当のスキル管理」へ

ーー最後に、今回スキルツリーのテンプレートをダウンロードしてくれた読者へメッセージをお願いします。

開発責任者：

今回、私たちが試行錯誤して作り上げた「スキルツリーの思想」をテンプレートとして公開しました。まずはこれを使って、自社のメンバーがどんなスキルや資格を持っているのかを可視化してみてください。必ず新しい発見があるはずです。

しかし、もし組織が拡大していく中で、「更新が続かない」「集計ができない」「せっかくのデータが活用されていない」と感じる瞬間が来たら、ぜひ思い出してほしいのです。それは皆さんの運用のやり方が悪いのではなく、Excel®というツールの構造的な限界です。

単なる「文字の記録」から、組織を強くするための「生きたデータベース」へ。Excelの限界を感じたとき、あるいは最初から失敗しない仕組みを作りたいときは、ぜひ一度「fapi」の扉を叩いてみてください。私たちが体験したあの劇的な変化を、皆さんの組織でも必ず実感していただけるはずです。

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