「アサイン管理システムの機能は？」
「プロジェクトを最適な要員配置で回して利益を出したい」
「アサイン管理システムとSFA（SalesForceAutomation）は連携できる？」
この記事では、SFA（SalesForceAutomation）とアサイン管理システムの違いについて
私、DXサービス事業推進部 佐々木舞美がこの機会に解説いたします。
深刻な人口減少問題を抱える日本において、空き要員を作らず最適な人材リソース配置は欠かせません。
用途こそ違うものの、両者を連携させることで営業力の強化や業務の効率化が可能です。
2023年でも管理システムの認知度はまだまだ低いですが、うまく使いこなし利益率向上や離職防止を図りましょう。
弊社は、1997年から25年以上数々のプロジェクトアサインを積み重ねてきたシステム開発の専門企業です。
実際に150名以上のスキル管理・アサイン管理を最適化してきました。
SFA（SalesForceAutomation）とは？アサイン管理システムとの違い
ここでは、SFA（SalesForceAutomation）の意味とアサイン（assign）管理システムとの違いについて紹介します。
SFA（SalesForceAutomation）とは？
SFA（SalesForceAutomation）は「営業支援システム」を意味します。
営業業務に関するあらゆるデータを可視化し、集計・分析して活動をサポートします。
SFA（SalesForceAutomation）の具体的な機能は以下のとおりです。
- 顧客管理・・顧客情報や営業進捗の一元管理・共有
- 行動管理・・営業メンバーの行動管理
- 予実管理・・予算と実績（売上など）の管理
- 顧客へのメール配信
営業の情報から業務プロセスを可視化することで、営業活動の効率化やフィードバックに活かせます。
営業業務は属人化しやすいことが課題です。
SFA（SalesForceAutomation）によってメンバー同士の認識のズレやノウハウの差が小さくなれば、チーム全体の効率アップが期待できます。
アサイン管理システムとの違い
SFA（SalesForceAutomation）とアサイン管理システムは用途が異なります。
アサイン管理システムは、メンバーの稼働状況やスキルなどを一元管理して、プロジェクトへ最適なアサインをするためのツール。
プロジェクト開始後でも稼働状況や要員の空きを分析して、業務を効率的に進めることができます。
SFA（SalesForceAutomation）とアサイン管理システムの違いを表にまとめました。
| SFA（SalesForceAutomation） | 営業業務を仕組み化して営業活動の効率化を図る |
| アサイン管理システム | スキルや業務経験などをもとにプロジェクトに最適な要員配置をする |
SFA（SalesForceAutomation）は「営業業務」向け、アサイン管理システムは「IT、ホテル、飲食業」などの業界で利用されています。
なお、SFA（SalesForceAutomation）にアサイン管理システムを連携させることで、営業力の強化が可能です。
アサイン管理システムが持つ重要な機能【プロジェクト最適化】
アサイン管理システムが持つ重要な機能はメンバーのスキル、業務経験、資格、稼働状況を一元管理できること。
システムをうまく活用することで、メンバーを適材適所に配置にして生産性向上と利益率最大化が期待できます。
また、アサイン管理システムはプロジェクト開始後にも使われるため、要員の見直しやアサイン調整にも欠かせません。
メンバーの負担の度合いやマッチングについて知ることで、解決すべき課題が見えてきます。
管理システムを導入するメリットとデメリット
アサイン管理システムのメリット
アサイン管理に必要な機能が搭載されていて自動化できる
アサイン管理システムはアサイン管理のための機能が集約したツールです。
人材リソースの稼働状況やスキル管理だけではなく、登録項目を追加したり自動化したりもできます。
カスタマイズ性が高いので、業務やプロジェクトに合わせて利便性を向上させると良いでしょう。
属人化せず操作も簡単
アサイン管理システムは年齢性別問わず、パソコンが苦手な人でも使いやすいところがメリットです。
多くの企業が導入しているエクセルは、マクロや関数が複雑化すると属人化の恐れがあります。
アサイン管理システムはサポートが充実しており、使い方が分からなければ電話やメール、チャットで相談できます。
他の部署と連携がとりやすくなる
アサイン管理システムの導入は各部署との連携強化につながります。
通常、他の部署や個人の業務・進捗についてはわからないものです。
ツールを使って各メンバーの業務状況を可視化できれば、手が空いている人や優秀な人が一目で理解できます。
電話や対面での連絡時間が減り、経験豊富なメンバーに依頼することで業務を効率的に進められます。
アサイン管理システムのデメリット
アサイン管理システムによっては教育に時間がかかる
アサイン管理システムによっては、多機能すぎて使いこなすまで時間がかかります。
導入前に使い方セミナーに参加したり無料トライアルを利用したりして、操作に慣れておくと安心です。
導入コストがかかる
アサイン管理システムは基本的に導入コストがかかり、クラウド型とパッケージ版で価格が異なります。
初期コストを抑えたり出先でも利用したりする場合は、クラウド型がおすすめです。
パッケージ版はカスタマイズ性とセキュリティの高さが魅力ですが、初期コストが高額な点に注意してください。
管理システムの効果的な活用方法と注意点を解析
アサイン管理システムの効果的な活用方法
アサイン管理システムをうまく活用すれば、プロジェクトメンバーのモチベーションをアップすることができます。
メンバーの意見を汲み取り長所を活かした要員配置は、能力向上や成長機会につなげられるチャンスです。
また、モチベーション及びエンゲージメントの高さは、離職防止にも期待ができます。
アサイン管理システムの注意点
システム構築を行うのが苦手な方は、クラウド型のアサイン管理システムを導入してください。
パッケージ版の場合は導入時にシステム構築をする必要があり、時間と手間がかかります。
クラウド型ならインターネット環境があればすぐに利用できますし、テレワークにも対応します。
SFA（SalesForceAutomation）との連携で営業力を強化する
アサイン管理システムをSFA（SalesForceAutomation）と連携させることで、営業力を強化できます。
連携によって、営業業務で発生するタスクの自動作成や提案を効率的に行えるでしょう。
SFA（SalesForceAutomation）には「Salesforce」や「kintone」といったツールがあります。
「Salesforce」とアサイン管理システムでタスクを自動作成する流れは以下のとおりです。
- Salesforceの営業フェーズで要件確認に進んだ際に、アサイン管理システムに自動で「タスク」を作成
- Salesforceで受注に至った場合に、アサイン管理システムへ「プロジェクト」を自動作成
【まとめ】SFA（SalesForceAutomation）とアサイン管理システムの違い
この記事では、SFA（SalesForceAutomation）とアサイン管理システムの違いについて紹介しました。
- SFA（SalesForceAutomation）・・営業業務を仕組み化して営業活動の効率化を図るツール
- アサイン管理システム・・スキルや業務経験などをもとにプロジェクトに最適な要員配置をするツール
両者の用途は異なるものの、連携させることで営業業務中に発生するタスクの自動作成や提案を効率的に行えます。
アサイン管理システムを導入している方、または導入予定の方はぜひSFA（SalesForceAutomation）との連携も視野に入れてみてください。
