正確なアサイン管理はスムーズな業務を実現し、プロジェクトの成功や利益の確保に導きます。
「アサイン管理ツール」はメンバーのスキルや経験、稼働状況などを元に最適なアサイン管理をサポートします。
この記事ではアサイン管理ツールのメリット・デメリット、機能や選び方のコツを解説。
無料で利用できるおすすめツールも紹介するので、特にエクセルやスプレッドシートでアサイン管理を行い限界に感じている方が何を最優先に行う事が良いかを、ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのアサイン管理を25年経験してきて効率化し、アサイン管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部 佐々木舞美が解説いたします！アサインの業務効率化を図りたい方は参考にしてください。
アサイン管理とは？必要性について解説
アサイン管理とは人材の「スキル、業務経験、稼働状況」などを管理して適切な人員配置を実現すること。
人材の要員管理・リソース配分・スキル把握をしっかり行うことで、プロジェクトに最適なアサインが可能となります。
近年、アサイン管理に機能を特化した「アサイン管理ツール」が多くの企業で導入されています。
アサイン管理ツールとは人材のスキルや業務経験、リソース状況などを一元管理して複数人で共有できるシステムです。
アサイン管理ツールは要員配置や進捗管理を自動化し、スムーズなアサイン管理を実現します。
スキルや稼働予定など多くの情報を登録することで、適切な人材がさらに見つかりやすくなるでしょう。
うまく活用すれば、60分かかっていた「提案候補者の検討」を5分に短縮できるなど、劇的な業務効率化が臨めます。
人手不足やプロジェクトで収益を出したい方は、アサイン管理ツールの導入を検討してみてください。
エクセル・スプレッドシートでアサイン管理するメリット・デメリット
エクセル・スプレッドシートでアサイン管理するメリット
エクセル用テンプレートを無料で利用できる
インターネット上には、無料で利用できるエクセル向けアサイン管理テンプレートがあります。
ダウンロードするだけですぐに使えるので、パソコン操作が苦手な方でも安心です。
テンプレートによってはカスタマイズが可能で、プロジェクトや目的に合わせて活用できます。
少人数の管理に対応しやすい
管理項目が少ない少人数のプロジェクトならば、無料のエクセルやスプレッドシートで十分です。
アサイン管理は、属人化を防ぐため管理項目の種類やフォーマットを統一しておくことをおすすめします。
なお、ユーザー数や機能に制限はありますが、アサイン管理ツールにも無料プランが存在します。
エクセル・スプレッドシートでアサイン管理するデメリット
属人化の恐れがある
エクセル・スプレッドシートを利用する最大のデメリットが「属人化」です。
属人化とは特定の人物しか使いこなせず、生産性が低い状態にあることです。
例えば、担当者が不在時にトラブルが起こると、誰も対処できないという事態に陥る可能性があります。
ツールでアサイン管理をする場合は「属人化がなく誰でも簡単に操作できる状態」にあることが求められます。
業務効率が悪い
エクセルによるアサイン管理は、チームをまたいだ情報共有の仕組み化・業務効率化ができません。
また、部署によって管理方法やフォーマットが異なると、情報の集計や分析は困難を極めるでしょう。
現場把握やリソース確認に時間や手間がかかれば、大きな機会損失につながるでしょう。
【無料】アサイン管理ツールを企業で開発するメリット・デメリット
アサイン管理ツールを自社開発するメリット
運用コストを抑え機能を集約できる
アサイン管理ツールを自社開発するメリットは、無料で利用できて必要な機能を集約できることです。
会社やプロジェクトにあわせて機能を選択できるので、ムダを省いた使いやすいツールを作れます。
アサイン管理ツールを開発する際は、クラウドやアプリへの対応機能も忘れないようにしましょう。
アサイン管理ツールを自社開発するデメリット
専門知識が必要で開発に時間がかかる
アサイン管理ツールの開発には専門知識が必要で、時間もかかります。
人的リソースはもちろん、開発費用も必要でしょう。
開発がうまくいかない場合は、専用設計されたアサイン管理ツールの導入を検討してみてください。
【無料あり】アサイン管理ツールを導入するメリット・デメリット
アサイン管理ツールを導入するメリット
工数を削減できる
アサイン管理ツールによってプロジェクトのタスクを把握し、効率的なプロジェクト管理と工数削減を実現します。
また、スキルや業務経験といった情報を一元管理・共有することで、他部署との連携がスムーズになります。
カスタマイズ性が高い
アサイン管理ツールはカスタマイズ性が高く、業務経歴表に載せていないような項目も追加できます。
目的に合わせて自由にカスタマイズできるので、正確かつ迅速なアサインが可能です。
外部システムと連携できる
製品によっては要員管理表とプロジェクト、勤怠管理システムなどと連携できます。
新しくツールを組み立てる必要がなく、受注機会を最大化できるところが強みです。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
アサイン管理ツールを導入するデメリット
ほとんどのツールでコストがかかる
アサイン管理ツールは、ほとんどの製品が有料です。
初期コストと運用コストがかかるため料金プランや機能、口コミなどを比較してみてください。
アサイン管理ツールの選び方のポイント
クラウドタイプを選ぶ
アサイン管理ツールは「クラウドタイプ」がおすすめです。
インターネット環境があれば外出先やテレワークの人も利用できますし、面倒な初期設定もいりません。
ただし、セキュリティの高さはサービス提供会社に依存するため、確認を忘れないようにしてください。
自社に最適な機能から選ぶ
自社が求める機能を持つアサイン管理ツールは、業務効率や生産性を大きく向上します。
不要な機能が多いと費用がムダになるうえ、画面が頻雑になってしまいます。
無料で資料請求をしたり無料トライアルを利用したりして、目的に沿った機能があるか確かめてみてください。
無料で試せるおすすめアサイン管理ツール「fapi」の紹介
「fapi」は、エンジニアのスキル管理やITプロジェクトのアサイン検討に必要な機能を搭載した、アサイン管理ツールです。
エクセル管理と同様の項目を反映できる「管理項目の自由度の高さ」が大きな特長的です。
fapiは以下の導入効果によって、生産性および利益率の向上を実現します。
- スキルの見える化
- 業務提案のスピードアップ
- アサイン業務効率化
- 利益率の向上
実際に、ツールの導入によって改善された実例の一例を紹介します。
| 業務内容 | 今まで | fapi導入後 | 改善率 |
| エンジニア情報の更新 | 30分 | 10分 | 67%削減！ |
| 提案候補者の検討 | 60分 | 5分 | 92%削減！ |
上記のように業務工数を大幅にカットできれば、スピーディーな業務提案が可能になります。
fapiの強みは人材リソースの基本情報からスキル、業務経歴まで常に最新の情報を把握できること。
アサイン状況の見える化で、マッチング機会を損失せず人材稼働率100%を目指しましょう。
1ヶ月間の無料トライアルがあるため、操作性や機能をじっくりと検討してみてください。
まとめ【無料】アサイン管理ツールでリソース最適化！導入するメリットや機能
この記事ではアサイン管理ツールのメリット・デメリット、選び方のコツを解説しました。
アサイン管理ツールを導入すれば、エクセルによる属人化を防ぎ人材リソースを最大限に活かせます。
スキルや業務経験を考慮した的確なアサイン管理はプロジェクトを成功に導き、会社に利益を生み出します。
無料トライアルで操作性や機能を確認し、生産性向上と利益の最大化を目指してください。
