的確なアサイン管理は、業務工数を減らしてプロジェクトの成功や利益確保が期待できます。
アサイン調整ツールはメンバーのスキル、業務経験、稼働状況などを元に、正確なアサイン管理をサポートするものです。
この記事ではアサイン調整ツールのメリットやデメリット、選び方から活用方法までをわかりやすく解説します。
エクセルとの比較もお伝えするので、脱エクセルを検討中の方もぜひ参考にしてみてください。
弊社は、1997年から25年以上数々のプロジェクトアサインを積み重ねてきたシステム開発の専門企業です。
実際に150名以上のスキル管理を最適化してきたアサイン管理について私、DXサービス事業推進部 佐々木舞美がこの機会に解説いたします。
アサイン調整ツールとは？
アサイン調整ツールは、プロジェクトにリソースを決める際に発生するやりとりを調整できるツールです。
手作業で行っていた要員配置や進捗管理を自動化し、リアルタイムでアサイン状況を共有することでスムーズなアサイン調整ができます。
例えば、プロジェクト進行中に急遽別のプロジェクトを発足する事態が起こったとします。
現状を把握できなければ他のプロジェクトから要員を補填したり、利益を計算したりといったアサイン調整ができません。
アサイン調整を行うためには「的確なアサイン管理」が欠かせないのです。
アサイン管理とは「メンバーのスキル、業務経験、稼働状況、稼働予定」を一元管理して共有すること。
登録項目が多いほどメンバーへの理解度が深まり、適材適所に要員を割り当てやすくなるでしょう。
言い換えると「アサイン管理が不十分だとアサイン調整に時間がかかる」と言えます。
アサイン調整ツールの導入は業務効率化、離職率低下、利益率向上など多くの効果を生み出します。
アサイン調整をエクセルで対応するメリットとデメリット
アサイン調整をエクセルで行うメリット
無料テンプレートが豊富で運用コストが低い
アサイン調整できる無料のテンプレートは数多く、うまく活用すれば運用コストを抑えられます。
テンプレートがあれば自社で開発しなくても、的確かつすぐにアサイン調整が可能です。
また、カスタマイズができるので、プロジェクトの目的や用途にあわせて活用できます。
少人数の管理に対応しやすい
管理項目が少ない少人数のプロジェクトならば、エクセルで対応可能できます。
エクセルでアサイン調整する場合は属人化を防ぐため、管理項目の種類やフォーマットを統一しておくといいでしょう。
ちなみに、人数や機能に制限があるものの、アサイン調整ツールにも無料のものがあります。
スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら
アサイン調整をエクセルで行うデメリット
アサイン調整に時間がかかり業務の非効率化と利益損失を招く
エクセルでアサイン調整を行う最大のデメリットが、業務効率が悪く利益損失を招く恐れがあることです。
アサイン調整に時間がかかる理由は、現状把握とリソース確認に時間と手間がかかりすぎる点。
スピーディーかつ的確に人材リソースをアサインできなければ、大きな機会損失と言えるでしょう。
属人化で生産性が下がる
人材リソースが多くなれば管理項目や確認する時間が増え、生産性が下がる恐れがあります。
複雑な関数やマクロ処理を行っている場合、担当者しかわからないという事態を招く危険があります。
また、手作業での入力ミスや漏れが発生する可能性もあり、データの正確性に疑問が残るところです。
アサイン調整ツールは人材マネジメントやタスクを自動化でき、属人化やヒューマンエラーの回避が可能です。
アサイン調整ツールを導入するメリットとデメリット
アサイン調整ツールのメリット
リソース管理の工数を削減できる
アサイン調整ツールは、リソース管理の工数を削減できます。
なぜなら、要員のスキル管理から業務経験、稼働管理までプロジェクトに必要な情報を一元管理・共有できるからです。
各部署と連携が取りやすくなるため、担当マネージャーと電話や対面で応対する必要がなく非常に効率がいいです。
カスタマイズ性が高い
アサイン調整ツールは管理したいデータに合わせて自由にカスタマイズでき、業務経歴表に載せていない項目も追加できます。
目的に合わせて自由にカスタマイズできるので、より的確なアサインが可能となります。
人材マネジメントを強化できる
アサイン調整ツールで人材リソースを管理すれば、人材マネジメントの強化につながります。
メンバーのスキルや個性、意向にフォーカスしたアサイン管理は、能力向上や成長機会を後押しできます。
的確な人材マネジメントはメンバーのモチベーションを高め、離職率の低下にも効果が期待できるでしょう。
プロジェクト進行中は調整ツールを元に、以下の項目に注目してみてください。
- メンバーと業務量のバランス
- 業務効率と成果物の品質
- メンバーの仕事満足度
中長期的の視点に立って状況を探り、人材マネジメントのさらなる強化を図ることが大切です。
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アサイン調整ツールのデメリット
初期導入コストがかかる
アサイン調整ツールには初期導入コストがかかるため、予算を検討しておく必要があります。
無料提供の調整ツールもありますが、人数や機能に制限があることがほとんどです。
調整ツールによっては無料トライアルを試せるので、機能や使い方などを比較してみてください。
また、最大450万円の補助が受けられる、「IT導入補助金（2023年）」があります。
うまく活用してコストを抑えるといいでしょう。
ツールの選び方のポイントと活用事例
アサイン調整ツールの選び方のポイントは以下の2つです。
- 自社に合った機能で選ぶ
- クラウドタイプを選ぶ
自社に合った機能を持つアサイン調整ツールを選ぶことが、業務効率化や利益率を向上するために重要です。
「アサイン状況の共有をスムーズにしたい」「人材の最新のスキル情報・業務経歴・経験を把握したい」など、必要な機能を洗い出してみてください。
クラウドタイプのアサイン調整ツールならば、いつでもどこでも情報を共有・編集できます。
また、システム構築をする必要がなくスムーズに使い始めることができます。
アサイン調整システムの活用事例
調整ツールの活用事例は、閲覧できるユーザーに制限をかける方法がおすすめです。
プロジェクトに関連する情報はプライバシー性が高く、プロジェクトマネージャー以上のヒトが閲覧できるのが理想的です。
情報の漏洩はセキュリティーに対する認識の甘さと捉えられ、会社全体の信頼を下げてしまうかもしれません。
調整ツールによっては項目ごとに細かく権限を設定できるため、よく考えて設定することをおすすめします。
【まとめ】脱Excel！アサイン調整ツールとは？工数を減らしプロジェクトをスムーズに
この記事ではアサイン調整ツールのメリットやデメリット、選び方から活用方法までをお伝えしました。
アサイン調整ツールをうまく活用すれば、業務工数を減らしてプロジェクトがスムーズに進められます。
スキルや業務経験などを考慮した正確な要員配置は、プロジェクトを成功に導いて利益を生み出します。
的確な要員配置で業務改善・利益確保をしたい方は、無料トライアルとあわせてぜひ検討してみてください。
