アサイン管理ツールとは？150名のスキル管理を最適化したSierが解説

ITであらゆる業務を効率化してきて27年の実績を積み重ねてきた弊社は、日々、クラウドDXによる業務効率化やSaas導入、システム開発の内製化によるプロジェクトマネジメント手法、アサイン管理・スキル管理の脱Excel化、案件管理やアサイン管理・スキル管理ツールなどに関する様々なご相談をお受けする機会が非常に多いです。

今回は、

・システム開発会社やSES事業を運営している会社の経営者

・システム開発会社で案件管理(プロジェクトマネジメント)を担当をしているPM/PL/PMO

・製造業で社員のスキルをマネジメントしている経営者・管理職

以上の方々からよくご相談いただくアサイン管理ツールについて解説いたします。

よく以下のようなご相談があります。

・要員100名を超えてからExcelでのアサイン管理・分析業務が限界になりました。 アサイン管理業務を効率化できるおすすめのクラウドツールを提案して欲しい

・SESで頻繁に発生する案件と社員のスキル管理(マッチング)業務が属人化して生産性が低下した。 スキル管理を自動化(最適化)し、管理工数を削減できるスキル管理ツールを提案してほしい

・各社員がスキルマップを更新すると、リアルタイムで経営層やマネージャーもクラウドで確認でき、目的に合わせて自由にカスタマイズできるSaasを提案してほしい

というご相談がよくあります。

以上のようなクラウド版のアサイン管理・スキル管理ツールに関するご相談に対して、1997年から25年以上数々のプロジェクトアサインを積み重ねてきたシステム開発の専門企業である弊社が、実際に150名以上のスキル管理を最適化してきたアサイン管理ツールをこの機会に【DXサービス事業推進部：佐々木舞美】が解説いたします。

※現在弊社は、東京と茨城の2拠点で社員数198名という状況です。

弊社(株式会社エフ・ディー・シー)の詳細は、コーポレートサイトをご確認ください。

アサイン管理とは、一言で言うと「プロジェクトに最適なスキルを保有した人材を任命・割り当てて、マネジメント(管理)すること」です。

システム開発会社やSES事業者の場合、プロジェクトにアサイン(配属)した人材の「稼働状況や保有スキルなどの状況をExcelやクラウドツールで可視化して一元管理すること」をアサイン管理と呼びます。

アサイン管理の目的は、最終的には売上と利益のアップになります。 そのために「アサイン管理業務の最適化」をすることがアサイン管理の目的になります。

アサイン管理についての詳細は、アサインに関するよくある質問ページをご確認ください。

アサイン管理の最適化とは、システム開発プロジェクトやSESのアサイン管理業務を効率化して工数を削減すること、です。

アサイン管理の方法で主流となる、4つの管理方法を紹介します。

アサイン管理方法	メリット	デメリット
エクセル（Excel）	操作に慣れている社員が多い	属人化しやすい
スプレッドシート（Googleスプレッドシート）	複数人で同時編集ができる	大人数の管理には適さない
ノーション（Notion）	拡張機能が豊富で使い勝手を向上できる	多機能ゆえに初心者向けではない
アサイン管理ツール（システム）	操作性に優れている	導入・運用コストがかかる

より詳しいメリット・デメリットは下記の記事で解説しています。

アサイン最適化について、理解できているけど「また失敗した」「案件と要員がマッチせず売上が上がらない」という声を、システム開発やSES会社の経営者、PM/PL/PMOなどの開発責任者、営業責任者様からよくいただきます。

「失敗を防ぎ、納期を守り、赤字をだしてはいけないない」とわかっているのに、なぜ、アサイン管理がうまくいないのか？

アサイン管理で失敗する最大の問題点は、「スキルを保有する要員の提案スピードが遅い」ということに尽きます。

プロジェクトへのアサイン業務で、案件先へ要員の提案スピードが遅くなる本質的な原因は、案件情報とエンジニア情報をマッチングさせるスキル管理が非効率なことが原因です。

非効率なアサイン管理から抜け出せない企業様の共通点は、Excelでの案件管理やスキル管理をされているという点です。

Excelでの管理を否定しているわけではありません。

もし、今後も要員を100名以上に増やして、追加要員増加による売上UPを続けたり、待機者を0名にしたい、プロジェクトを赤字にしたくない、という経営者やシステム開発責任者、営業責任者にとって、Excelでの管理は、非効率の極みですよね…もうそろそろ限界ではないでしょうか？

以上が、プロジェクトアサインで失敗する共通の原因についてでした。

元々Excelでアサイン管理をしていた企業様のアサイン管理ツール導入事例はこちら

Excelのアサイン管理はアサイン管理システムと比較して、業務効率が落ちやすいです。
業務効率が落ちる要因に以下の事例が挙げられます。

• リアルタイムでの情報共有に乏しい
• 複数のプロジェクトを同時に管理できない
• 入力ミスが起きやすい
• 複数人で同時に入力・編集する機能がない

特にプロジェクトやアサイン状況を、リアルタイムで把握できないのは問題です。

属人化はExcelでプロジェクトアサインをする際に、大きなデメリットとなります。
プロジェクトメンバーの選出は、営業担当者やプロジェクトマネージャーの頭の中だけで把握していることも珍しくありません。また、マクロや関数を多用したアサイン管理表は、担当者が不在だとトラブルに対応できなくなります。
属人化は、業務が滞り組織全体の生産性を著しく低下させる原因といえます。

アサイン管理では要員のスキルや特性、適性や業務経験などに基づいて人材配置を行います。

そのため、要員に関わる情報を把握していなければ、適材適所の人員配置はできません。

アサイン管理ツールで最新のスキル情報を把握することで、案件にマッチする人材が見つかりやすく、営業の受注確度を高めることが可能です。

Excelでのアサイン管理はリアルタイムの情報共有が難しく、情報の正確性に欠けるといったデメリットがあります。

アサイン管理ツールでアサイン管理とスキル管理を最適化して、迅速かつ的確な提案業務を実現してください。

運用コストを抑え機能を集約できる。
アサイン管理ツールを自社開発するメリットは、無料で利用できて必要な機能を集約できることです。
会社やプロジェクトにあわせて機能を選択できるので、ムダを省いた使いやすいツールを作れます。
アサイン管理ツールを開発する際は、クラウドやアプリへの対応機能も忘れないようにしましょう。

専門知識が必要で開発に時間がかかる。
アサイン管理ツールの開発には専門知識が必要で、時間もかかります。
人的リソースはもちろん、開発費用も必要でしょう。
開発がうまくいかない場合は、専用設計されたアサイン管理ツールの導入を検討してみてください。

実は、弊社もその昔、社内会議で案件や要員のスキル保有状況の打合せをしている途中で、案件先から要員充足の連絡があり、「また社員のアサインのタイミングを逃してしまった…」という状況が日常的に発生して多くの待機者を毎月抱え、赤字プロジェクトも複数抱えておりました。

その時に、様々な課題の原因を分析していたところ、全ての課題は「提案スピードが遅い」というたった１つの本質的な原因に尽きることを発見しました。

提案スピードが遅いのは、なぜ？ その原因はアサイン状況をリアルタイムで可視化できていないから… 要はExcelでのスキル管理が限界にきていた…でした。

この課題を解決するために、アサイン状況をリアルタイムで可視化でき、提案スピードを向上させるアサイン管理ツールというモノが当時存在しなかったため、弊社で「アサイン管理ツールfapi」を開発しました。

アサイン管理ツールfapiを自社で導入し、一般社団法人情報マネジメント認定センター(ISMS)/プライバシーマーク推進センター(PMS)の更新審査において開発・導入による管理工数低減、情報セキュリティリスク低減、及び事務手続きの品質改善したことがストロングポイントと評価されました。

ストロングポイントとは、一般財団法人日本品質保証機構（JQA）の審査において、組織がマネジメントシステムを有効に活用することにより、組織の発展や改善を実現し、「他企業にはない顕著な成果」を挙げている活動に対して与えられる評価です。

アサイン管理ツールfapiのISMS/PMS詳細情報はこちら

メディアで紹介された内容は下記動画よりご覧になれます。

その他、アサイン管理ツールについて下記の記事で詳しく紹介しています。
ご興味がございましたら参考にしてください。

アサイン管理ツールの導入事例・メリット・デメリットを紹介します。

以下で、導入メリット・デメリットをご確認ください。

アサイン管理ツール導入の事例として、営業工数の削減が見込めるメリットがあります。

営業時間の確保は、どの会社にとっても売上や粗利を向上させるカギになります。

例えば、システム開発会社やSES会社の場合、A工場の生産管理システム開発というプロジェクトの責任者へ、javaやc#などのスキルを保有したSEやPGを提案する際に、スキルシートやスキルマップなどの営業資料作成にかかる工数や面談実施後の営業会議などにかかる営業工数はエンジニア要員の増加に比例して増加する問題は、どの企業も抱えています。

その結果、営業マンが増加し、営業会議のさらなる増加や営業会議時間のさらなる増加、面談時間の増加や資料作成時間の増加に繋がり、アサイン管理業務が非効率になっていくケースをよくお聞きします。

そこで、アサイン管理ツールを導入すると、エンジニア要員が増えても営業工数は増加しなくなります。

要員が増えても営業マンが増えてもスキル管理は属人化せず、経営者や責任者が描いたアサイン計画は問題なく実行でき、その結果、売上や粗利にも低コスト低工数で達成できます。

この機会に、システム開発・SES営業工数を削減したアサイン管理ツール導入事例をご確認ください。

もう１つのアサイン管理ツールの導入事例として、リソース管理の工数削減メリットが見込めます。 PM/PL/PMOなどが、システム開発プロジェクトに必要な人的リソースの調達をして、案件に要員を配属後、要員の月間稼働時間や配属した要員が習得しているスキルの更新、など、要員増加に比例して増加するPM/PL/PMOのリソース管理工数を削減できるかできないかもプロジェクトを黒字にするか赤字にするかの差を分ける重要なカギになります。

アサイン管理ツールの導入によって、要員不足、代替え要員探し、要員募集、要員補填、要員充足という人的リソース管理(要員管理)も要員計画通りに実行できます。

このように、SES会社の経営者や営業責任者、システム開発のプロジェクトマネージャー(PM/PL/PMO)様が日々取り組まれているプロジェクトのリソース管理業務にかかる工数を削減することもアサイン管理ツールの導入メリットになるでしょう。

いかがでしたでしょうか？

以上が、150名のスキル管理を最適化したSierが提案するアサイン管理ツールのご紹介でした。

・アサイン管理とは、プロジェクトに最適な人材を任命・割り当てて、マネジメントすること。

・アサイン最適化とは、アサイン管理業務を効率化して工数を削減すること。

・プロジェクトアサインで失敗・炎上する共通の原因は、Excelでのアサイン管理をしていたこと。

・アサイン管理ツールfapiとは、弊社内で導入後、 ISMS/PMSの更新審査においてストロングポイントの評価をうけました。

・導入による管理工数低減、情報セキュリティリスク低減、及び事務手続きの品質改善したことがストロングポイントと評価された「アサイン状況をリアルタイムで可視化でき、提案スピードを向上」させて、150名の要員管理を最適化したシステム開発Sier、SES事業者、製造業のPM/PL/PMO/経営者のためのプロジェクト管理ツールです。

・アサイン管理ツールの導入事例は、システム開発会社・SES事業者、製造業で要員数100名以上の企業様へ導入実績があります。

最後に、Excelでの非効率過ぎるアサイン管理業務から解放された弊社は、未だに同じような課題を抱えているシステム開発会社・SES事業者・製造業にとって、 「アサイン状況をリアルタイムで可視化して、提案スピードをアップさせる」 アサイン管理ツールfapiを通して、課題を解決する手段をご提案して業務改善に貢献できればという思いで、オンラインセミナーの実施や資料ダウンロード、無料トライアルなどの導入前に学んでおきたい、知っておきたいコンテンツも充実させておりますので、この機会にご利用ください。