アサイン管理をエクセルで行っている企業は多いです。

アサイン状況を正確に把握すれば、エンジニアの提案機会を増やし利益の向上が見込めるでしょう。

この記事では、アサイン管理の重要性からアサイン状況を把握しないリスクまでを解説します。

エクセルで管理するメリット・デメリット、リソースを最大化できるクラウドツールについてもお伝えします。

アサイン管理支援ツールfapi紹介ページ

アサイン管理の基本とは?

アサイン管理の基本とは?

アサイン管理とはプロジェクトアサインを効果的なものにするために、エンジニアの稼働状況や保有スキルを一元管理することです。

アサインは主にIT業界で使われるビジネス用語で、英語の「Assign」に由来します。

Assignには「任命する」「割り当てる」といった意味があり、ホテル業やコンサル業などさまざまなシーンで使用されます

スムーズなアサイン管理はクライアントへの迅速な対応につながり、長期的にクライアントとの信頼関係を強固にするでしょう。

また、各メンバーが持つスキルをプロジェクトで発揮できれば、モチベーションが向上してチーム内にも良い影響を与えるのです。

アサイン状況の把握の大切さ

アサイン状況の把握の大切さ

アサイン状況を正確に把握できると、リソースを最大化できます。

適材適所のアサインが実現できるだけでなく、空き要員が減りメンバーの稼働率を効率的に最大化できるのです。

アサイン状況を把握するためには、リアルタイムのアサイン状況管理が欠かせません。

「エンジニアのスキルが最新かわからない」「業務負荷の状況がかわからない」とならないように、アサイン状況を把握する重要性を理解しておきましょう。

アサイン状況を把握していないリスク

アサイン状況を把握していないリスク

アサイン状況を把握していないと「炎上プロジェクト」になるリスクが上がります。

炎上プロジェクトとはプロジェクト進行中に人材や予算が足りなくなり、プロジェクトが遅延したり失敗したりすることです。

炎上プロジェクトを回避するには、アサイン状況やプロジェクト状況などの全体像を常に把握しなければなりません。

状況を明確にすることで「どのような問題が発生しているか」「どの程度の影響があるか」が理解できるのです。

アサイン状況をエクセルで把握する方法

アサイン状況をエクセルで把握するには、アサイン管理表を用います。

ここでは、アサイン管理表の作り方を簡単に見ていきましょう。

  • プロジェクトごとや月ごとのシートを作成する
  • 担当者名や担当するタスク、チーム名を入力する
  • 優先度や進捗状況、備考をカラムに設定する
  • ガントチャートで視覚的に進捗状況を把握できるようにする

カラースケールで進捗状況を色分けすれば、誰でも一目で理解できるのでおすすめです。

なお、エクセルのアサイン管理表は少人数のチームに向いています。

メンバーが増えすぎると更新・確認に時間がかかるので。クラウドツールを利用するようにしましょう。

アサインの状況をエクセルで把握するメリット・デメリット

メリット①:導入済みならコストがかからない

エクセルはほとんどの企業で導入されているため、新たに導入コストをかけなくて済みます。

コストをかけずにアサイン管理を行えるのは、予算が厳しい企業にとって嬉しいニュースです。

実際に、アサイン管理ツールやプロジェクト管理ツールは有料な商品・サービスが多いです。

「はじめからコストをかけたくない」「少人数の管理から試したい」という方は、エクセルのアサイン管理から始めてみると良いでしょう。

メリット②:使い方・機能に慣れている社員が多い

エクセルの使い方や機能、用語の意味を理解していれば、研修・育成に時間がかかりません。

アサイン状況を把握するには、WBSやガントチャート機能を用います。

アサイン管理を早めに始めると炎上プロジェクトの回避や業務の効率化など、恩恵も早く受けられます。

また、問題に早く気付けたりトラブルに素早く対応できたりして、会社の利益損失の機会を減らすことにもつながるのです。

デメリット①:属人化しやすい

エクセルでアサイン状況を管理する場合は、属人化しやすいので注意しましょう。

属人化とは特定の人のみしか作業できない状態を意味し、トラブルが発生した際に担当者が不在だと業務が停滞してしまいます。

特にVBAやマクロなどと連携している業務は、属人化しやすいので注意が必要です。

属人化を防ぐためには、ワークフローの作成や知識・スキルに左右されないツールの活用などがあります。

デメリット②:リアルタイムで情報を共有できない

エクセルのデメリットは、リアルタイムでの情報共有の難しさです。

エクセルではファイルを編集しても、更新や保存を行うまでは最新の状態になりません。

データは手動で入力する必要がありますし、入力可能なデータ数も限られています。

特にアサイン状況は絶えず変化するものなので、リアルタイムでの情報共有が望まれます。

デメリット③:メンバーと案件をマッチングさせにくい

一般的にエクセルでは「アサイン状況管理シート」と「スキルマップシート」を別々に管理します。

いざプロジェクトアサインを検討する際は、それぞれのシートから「必須スキル」や「空き要員」を検索する手間が発生するのが難点です。

部門ごとにフォーマットやスキルの記載方法が統一されていなければ、検索には更なる時間を要するでしょう。

プロジェクトアサインは正確性とスピーディーさが重視されることから、エクセルのアサイン状況管理は大きなデメリットを伴うのです。

アサインの状況の把握・共有はクラウドツールがおすすめ

アサインの状況の把握・共有はクラウドツールがおすすめ

結論からいうと、アサイン状況の把握・共有はクラウドツールがおすすめです。

クラウドツールとはクラウド上にあるソフトを利用できるサービスで、リアルタイムで情報を編集・反映するのが強みです。

「誰がどのプロジェクトに配置されているか」「どのようなスキルや経験があるか」など、アサイン状況を正確に把握できるようになります。

また、クラウド上に情報を一元管理して瞬時に共有したり、複数人で同時編集を行い効率的に業務を進められたりもします。

他にも毎日の工数を正確に入力できる操作性の良さも、専用ツールをおすすめする理由の1つです。

アサイン状況把握ツール「スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi」とは?

スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi 紹介動画

fapiはアサイン状況をスピーディーかつ正確に把握して、リソースを最大化するクラウドツールです。

アサイン状況がわかれば、空き要員をゼロにしたりメンバーにかかる業務負担を軽減したりできます。

メンバーのスキル情報は体系的に整理可能で、アサイン状況や業務経験を自動的に登録できるのがメリットです。

実際に、fapiの導入によって改善された業務事例を見てみましょう。

業務内容今までfapi導入後改善率
提案候補者の検討60分5分92%削減!
エンジニア情報の更新30分10分67%削減!

さらに脱属人化が促され、全体の業務工数は85%もカットされました。

リアルタイムなスキルやアサイン状況をもとに候補者を割り出し、よりプロジェクトにマッチするメンバー選出が可能です。

プロジェクトマネージャーの迅速な意思決定を促して、リソースの最大化や利益増加につなげたい方はぜひ無料トライアルをお試しください。

アサイン管理支援ツールfapi紹介ページ

まとめ

この記事では、アサイン管理の重要性からアサイン状況を把握しないリスクまでを解説しました。

アサイン状況はリアルタイムの情報を参照するため、クラウドツールの活用がおすすめです。

アサイン状況管理ツールのメリットを簡単にまとめると、以下のようになります。

  • リアルタイムで同時編集・情報共有ができる
  • 属人化の心配がない
  • 誰でも操作しやすい
  • CRMやカレンダーなど他ツールと連携できる
  • 正確なデータをもとにスピーディーに案件とメンバーをマッチングする

IT業界のアサイン状況管理に特化した「fapi」なら、情報更新作業や候補者の検討がスムーズです。

30日間の無料トライアルで本製品と同様の機能を試せるので、プロジェクトマネージャーの方はぜひ資料を覗いてみてください。