Excelでのアサイン管理や分析業務、ルーティンワークに時間を奪われていませんか。
「DX」というワードが世間的にも認知され、企業のDX化や業務の改善を考える機会も増えてきたと思います。
要員数が100人を超えるような企業には、アサイン管理を効率化できるクラウドツールがおすすめです。
SaaSと掛け合わせたアサイン管理ツールを導入すれば、業務工数をカットして人的リソースを最大限に活用できます。
当記事ではITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を25年経験してきて効率化し、スキル管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部 佐々木舞美がアサイン管理ツールやSaaSの重要性、Excelによるアサイン管理が限界の理由を解説します。
アサイン管理ツール×SaaSおすすめ5選もお伝えするので、営業やプロジェクトマネージャーの方は参考にしてください。
アサイン管理ツールとは？
アサイン管理ツールは、プロジェクトアサインに必要な機能を備えた業務効率化ツールです。
具体的には以下の諸機能を備えています。
- スキル・資格の一元管理
- 稼働予定の管理
- アサイン状況の把握
- 要員管理・要員検索
- 勤怠管理
- 予実管理
- 他システムとの連携
例えばメンバーのスキルや稼働状況をリアルタイムに可視化することで、迅速かつ的確なアサインが実現できます。
効果的・効率的なアサイン管理は、プロジェクトを完遂して利益を残すために欠かせません。
業務工数の削減は短納期化につながり、アサイン管理ツールを導入する企業は年々増加しています。
アサイン管理ツールと工数管理ツールの違い
工数管理ツールはプロジェクト完了までの作業量と人数を計算して、業務効率化を図るツールです。
「アサイン管理ツール」は人的リソースの最適化と効率化、「工数管理ツール」は正確な工数計算で業務効率化を目指すといった違いがあります。
目的こそ違いますがどちらも「業務効率化ツール」として、組織に欠かせないものとなっています。
SaaSとは？
SaaSとは「Software as a Service」の略称で、インターネット経由で利用可能なソフトウェアです。
クラウドサービス事業者がソフトウェアを提供しており、アクセスやログインをするだけで利用できます。
従来のソフトウェアはインストール後に利用できましたが、SaaSの開発によって非常に身近な存在となりました。
パッケージ版と違って導入コストを抑えられますし、料金も月額制や無料のものが多いです。
| SaaSの主な特徴 |
| インターネット環境があれば場所を選ばず利用できる |
| 1つのファイルを複数人で管理・編集できる |
SaaSを活用したサービスには、具体的に以下のようなものがあります。
- Microsoft365
- ChatWork
- Google Meet
- Dropbox
- Salesforce
SaaSサービスは会社や個人を問わず、私たちの生活に浸透しているソフトウェアといえます。
アサイン管理ツール×SaaSのメリット
最新情報を元にアサイン管理を行える
クラウドタイプのアサイン管理ツールならば、最新情報を参照してプロジェクトアサインを決定できます。
なぜならいつでもどこでも編集できるうえ、スキルや稼働状況などを最新状態に促す機能があるからです。
また、プロジェクト終了後に要員を評価できるので、新規プロジェクトや追加プロジェクトが発足した際の判断材料にできます。
スピーディーな提案が可能
SaaSサービスにより人材のスキルや稼働状況、勤怠状況などを把握してスピーディーな提案につなげます。
社内状況を可視化できるので、プロジェクトごとに情報を集める必要がありません。
業務工数を大幅にカットして迅速かつ最適な人材を選出できるところが、アサイン管理ツール×SaaSの強みです。
他のシステムと連携できる
SalesforceやkintoneといったSFA（営業管理・案件管理）ツールと連携することで、タイミングや営業確度を踏まえたアサイン管理が可能となります。
他にもExcelと連携して初期データをCSVファイル形式で出力すれば、データ取り込みの時間や工数が省けます。
ただし、システム連携はすべてのアサイン管理ツールに備わるわけではないので注意しましょう。
アサイン管理ツール×SaaSのデメリット
教育に時間がかかる
アサイン管理ツールは多機能ですべての機能を使いこなすには、相応の時間がかかります。
とはいえ、直感的に操作できたりドラッグ&ドロップが使えたりと、操作面での不安はありません。
電話やチャットによるサポートがあるので、わからないところはすぐに質問してみるといいでしょう。
不必要な機能が多いと費用がムダになる恐れがあるため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
【比較3選】Excelでアサイン計画を立てる際のツールとの違い
引き継ぎが大変で属人化の恐れも
プロジェクトマネージャーごと、あるいは部署ごとにファイルの管理方法やフォーマットは異なります。
担当者はプロジェクトやタスクが立ち上がるたびにファイルを集計・分析する必要があり、非常に時間や手間がかかります。
場合によっては特定の担当者しか作業できないこともあり、仕事がストップする恐れもあるでしょう。
アサイン管理ツールはフォーマットが統一されていて、集計・分析作業をシームレスに進められます。
すべて手作業で入力する必要がある
Excelはすべて手入力する必要があり、アサイン管理にスケジュール管理など、業務工数の多さに限界を感じる方も多いはずです。
アサイン管理ツールはアサイン状況や業務経歴の自動登録、自動リマインド機能にスキルシートの自動作成など、担当者の負担を大幅に軽減します。
複数人でファイル編集ができない
エクセルによるアサイン管理は、SaaSと違って複数人でファイルを編集できません。
SaaSを活用したアサイン管理ツールはクラウド上でファイル共有できるので、Googleスプレッドシート同様に複数人で編集できます。
アサイン管理ツール×SaaSおすすめ5選
スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi
ITの専門家が、システム開発会社・SES事業者・製造業向けに開発したアサイン管理×SaaSツールです。
fapiが選ばれる一番の理由が「管理項目の自由度の高さ」です。
Excel同様の項目をそのまま反映できますし、項目を追加してより精度の高いアサイン管理を可能にします。
| 料金プラン | |
| ミニマム | 300円/月・人 |
| スタンダード | 400円/月・人 |
| プレミアム | 800円/月・人 |
| 無料トライアルあり | 1か月無料 |
pasture
フリーランス・業務委託管理向けに開発されたSaaSサービスで、請求業務の工数を5分の1に削減できます。
本来の業務に集中できるうえ、頻雑な契約フローもボタンひとつでシームレスに解決可能です。
| 料金プラン | |
| 月額費用 | 35,200円〜/月 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
クラウドログ
プロジェクトごとの工数管理を行い、働き方や損益を見える化して生産性を改善するSaaSサービスです。
「BOXIL SaaS AWARD Spring 2023」において機能満足度No.1を獲得、累計導入社数は700社を超えています。
| 料金プラン | |
| 無料トライアル | 0円（7日間） |
| ベーシックプラン | 要問い合わせ |
| プレミアムプラン | 要問い合わせ |
ようかん
株式会社エス・ジーが提供する『ようかん』は、Salesforce Platform上で動作する要員管理ツールです。
SFA機能に加えてマッチングや技術経歴書作成など、SES営業に特化して開発されました。
| 料金プラン | |
| 月額費用 | 7,000円/ユーザー |
| 初期費用 | 30,000円〜 |
OBPM Neo
プロジェクト管理の世界的標準PMBOKに準拠したプロジェクト管理ツールで、導入実績は250社を超えます。
工数やコスト、進捗などの可視化により、最適なリソース配分とプロジェクト進行をサポートします。
| 料金プラン（クラウド版、契約期間1年） | |
| Basic Edition | 50,000円〜/10ユーザー〜 |
| Limited Edition | 75,000円〜/10ユーザー〜 |
| Enterprise Edition | 150,000円〜/20ユーザー〜 |
まとめ
当記事ではアサイン管理ツールとSaaSを組み合わせるメリット・デメリット、Excelのアサイン管理が限界の理由をお伝えしました。
アサイン管理の最適化にはアサイン管理業務を効率化して、ムダな工数をカットするのが一番です。
アサイン管理×SaaSによってリアルタイムでアサイン状況を可視化し、プロジェクトの短納期化を実現してください。
