Excelでのアサイン管理に限界を感じていませんか？プロジェクトが複雑化する中、表計算ソフトによる手動管理は、稼働率の低下やリソースの過不足、ひいてはプロジェクト利益の損失を招く大きな要因となります。
本記事では、ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を30年経験してきて効率化し、アサイン管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部 佐々木舞美がなぜ今、多くの企業がExcelからアサイン管理システムへの移行を進めているのか、その明確な理由と、システム導入によって実現できる「リソースの最適化」と「生産性向上」のメカニズムを解説します。属人化を解消し、プロジェクトマネジメントを効率化させたいとお考えのリーダーに向けて、失敗しない選び方のポイントを具体的に提示します。
【比較】Excel管理とアサイン管理システムの決定的な違い
プロジェクトの稼働率やアサイン状況をExcelで管理し続けることは、現代のビジネススピードにおいては大きなリスクです。両者の違いを比較表にまとめました。
| 比較項目 | Excelでの管理 | アサイン管理システム |
| 稼働状況の把握 | 手動更新のためタイムラグが発生 | リアルタイムで可視化 |
| 負荷バランス | 偏りに気づくのが遅れやすい | 警告機能で事前に最適化 |
| データ精度 | 入力ミスや数式エラーのリスク | データベース連携で正確 |
| スキルマッチング | 誰に頼むか判断に時間がかかる | スキル検索で即時アサイン |
| レポート作成 | 集計・加工に工数がかかる | ワンクリックで出力可能 |
アサイン管理システムとは？
アサイン管理システムとは要員のスキルから稼働状況、業務経験に勤怠まで幅広い情報を一元管理できるツールです。
アサイン（assign）には「任命する」「割り当てる」といった意味があり、ビジネスシーンではプロジェクトに「要員を配置する」という使い方をします。
アサイン管理システムでスキル把握・要員管理・リソース配分を明確にすることで、最適なプロジェクトアサインが可能です。
要員の情報がわからないままでは、選出に時間がかかったり成果物の品質に影響を及ぼしたりします。
システムをうまく活用すれば、メンバーの価値を最大限に高め「生産性向上」「利益率最大化」が目指せるでしょう。
さらに、追加プロジェクトが発生しても、一からデータを集計することなくシームレスなアサイン調整が可能です。
アサイン管理には要員のスキル管理が重要
アサイン管理をする最大の目的は要員のスキルに業務経験、能力の見える化です。
プロジェクトを進めるのは「ヒト」であり、納期に間に合うか成果物の品質はどうかというのは、すべてヒト次第といって過言ではありません。
そのため、普段から要員のスキル情報を把握しておき、迅速かつ最良なメンバーを選出する必要があるのです。
なお、アサイン管理システムは要員の負担率や業務へのマッチング度合いを推し量ることもできます。
課題を見つけて早期に解決できれば、要員のモチベーション向上や離職防止につなげられます。
アサイン管理システムに関するよくある質問
はい、多くのツールでデータ移行はスムーズに行えます。特に弊社が提供するシステムでは、既存のExcelデータを取り込む機能が充実しており、運用開始までのステップを最小限に抑えています。現場の混乱を避け、短期間での定着が可能です。
最大の改善点は「稼働率のリアルタイム可視化」です。Excel管理では困難だった「誰が・いつ・どのプロジェクトで・どれくらい空いているか」を瞬時に把握できるため、リソースの空き時間を減らし、プロジェクト収益の最大化に直結します。
もちろんです。少人数のチームほど、メンバー1人の稼働率がプロジェクトの成否を分けます。属人化を防ぎ、情報の透明性を確保することで、マネージャーの管理コストを大幅に削減できるため、むしろ小規模なチームほど早期の導入をおすすめします。
利用人数や貴社のプロジェクト規模に合わせた最適なプランをご提案します。導入後の定着サポートも行っていますので、まずは無料のオンライン相談にて、貴社の現在の課題感をお聞かせください。お見積りは無料です。
合わせて読みたい：アサイン管理ツールおススメ6選|現役アサイナーが解説
アサインをExcelで管理するメリット・デメリット
アサイン管理をExcelで行うメリット
使い慣れている
Excelはほとんどの人が触れたことがあるため、操作慣れしていることが多いです。
専門知識がなくても扱えるので、アサイン管理を初めて導入したい企業におすすめです。
また、インターネット上にはアサイン管理の無料テンプレートが公開されているので、自社向けにアレンジして使うこともできます。
少人数のアサイン管理に適している
要員数や管理項目が少ない場合は、Excelによるアサイン管理でも問題ないでしょう。
少人数のうちは「フォーマットを統一する」「マクロ処理の前に一声かける」など、ルールを周知徹底しやすいところもメリットです。
アサイン管理をExcelで行うデメリット
ファイルの確認に手間がかかる
Excelでのアサイン管理はプロジェクトやタスク、部署ごとなど複数のファイルに分かれています。
ファイルを一つひとつ確認する作業は時間や手間がかかるうえ、フォーマットが違えばさらに大変です。
結果として、プロジェクトアサインが遅々として進まない原因になってしまいます。
属人化する恐れがある
Excelでのアサイン管理で、属人化に悩まされている方も多いのではないでしょうか。
特に管理項目の種類やフォーマット、関数・マクロは属人化しやすい要素となります。
属人化された関数・マクロは、作成者が異動や退職した際に運用できなくなるという大きな欠点があります。
アサイン管理システムを導入するメリット・デメリット
アサイン管理をシステムで行うメリット
人材リソース管理・アサイン管理業務を効率化できる
アサイン管理システムはアサイン管理に機能を特化しており、業務工数を大幅にカットできます。
具体的には簡単な入力だけで、アサインの適応性を判断したり損益計算を自動で行なったりしてくれます。
他にも外部システムとの連携に業務経歴表の自動作成と、プロジェクト計画をサポートする機能が満載です、
部署をまたいで要員検索ができる
システムに登録された人的リソースは、ボタン一つで簡単に横断検索できます。
フォーマットが統一されているので集計・分析をシームレスに行い、提案スピードの向上に貢献します。
要員検索にストレスを抱えていた営業やプロジェクトマネージャーの方は、快適性にきっと驚かれるはずです。
アサイン管理をシステムで行うデメリット
導入コストがかかる
アサイン管理システムは導入コストや運用コストがかかります。
システムによって費用は異なりますが、高額なものは自社に合わせたカスタマイズが可能だったりサポートが充実していたりします。
無料トライアルを利用すれば、機能や操作性が自社に適しているかどうか検討できます。
【結論】Excelでのアサイン・プロジェクト管理には限界がある
結論として、Excelによるアサイン管理・プロジェクト管理・リソース管理には限界があります。
大きな障害となる理由を以下にまとめました。
- 複雑なマクロの破損によるメンテナンス
- 必要な情報を検索しにくい
- 人材の情報と紐付きがなくニ重管理になってしまう
- 複数名同時に操作することがむずかしい
- 属人化が起こりやすい
一般的に、アサイン業務はプロジェクトマネージャーがプロジェクト情報や人材リソースのマッチングを確認しながら進めます。
多くの情報にアクセスする必要があり、時間も手間もかかることからExcelの管理に疲弊している方も多いはずです。
Excelでのアサイン管理はシステムによるしがらみが多く、効果的・効率的とはいえません。
中長期的に業務工数を減らしたい場合は、アサイン管理システムの導入をおすすめします。
脱Excelで「スピーディーなアサイン管理・プロジェクトの短納期化・利益の確保」を目指してください。
合わせて読みたい：アサイン管理ツールおススメ6選|現役アサイナーが解説
まとめ
今回は「Excel」と「アサイン管理システム」による、アサイン管理の違いについて解説しました。
結論として少人数の管理には「Excel」、要員数が100人を超えるような企業には「アサイン管理システム」がおすすめです。
アサイン管理システムでは一元管理したスキル情報や稼働状況、業務経験をもとに最適なプロジェクトメンバーを選出できます。
急にプロジェクトが追加されたり空き要員が出たりしても、スキル情報をベースに適材適所のアサインを実現できます。
提案機会を確実に掴みとりスピーディーなアサインで利益を確保したい方は、導入を検討してみてください。
【次におすすめの記事】アサイン管理システムの選び方で失敗しないために
アサイン管理システムの重要性はご理解いただけたかと思います。しかし、いざ導入を検討する段階になると「自社に合うのはどのツールなのか？」「何を基準に選べばいいのか？」と迷われる方も少なくありません。
以下の記事では、アサイン管理ツールを比較する際のチェックポイントや、選定において注意すべき点をまとめています。失敗しないツール選びのガイドとして、ぜひあわせてご覧ください。
＞＞「アサイン管理ツール」の比較・選び方はこちら（記事へのリンク）
