社員のスキル管理を実施すると、業務がスムーズに進み、社員のエンゲージメントも高まります。
今回はスキル管理の重要性からメリット・デメリット、効果的なスキル管理の方法までを解説します。
「プロジェクトで利益が残らない」「最近受注率が低下している」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
社員のスキル管理とは？
スキル管理とは社員一人ひとりのスキル・能力を、データで一元管理する仕組みです。
スキルレベルやスキルの習熟度を定量化することで、誰でも簡単に把握できるのがメリットです。
また、可視化したスキル情報をもとに、人材配置や人材育成、人事評価に役立てることもできます。
人材マネジメントに活用する具体的な事例は、次のとおりです。
- 新規プロジェクトのアサイン
- 進行中のプロジェクトのアサイン調整
- 適正にあった人材配置
- 不足スキル把握したうえでの人材育成
スキル管理の対象になるスキル
テクニカルスキル
テクニカルスキルは、業務を遂行するうえで必要な知識や能力のことです。
求められるスキルは職種によって異なり、販売職なら商品知識と接客力、営業職ならマーケティングスキルや情報収集力が必要です。
コンセプチュアルスキル
コンセプチュアルスキルは管理職や経営層に必要なスキルで、組織全体を俯瞰したり物事の本質を見極めたりします。
状況の変化にも柔軟に対応し、重要な場面で適切な判断を下していきます。
ヒューマンスキル
ヒューマンスキルとは、社内外において良好な人間関係を築く能力です。
特に、チームで連携してプロジェクトを達成するための、コミュニケーション能力は欠かせません。
管理職と従業員では求められる能力は異なりますが、コミュニケーション能力は全社員に必須といえます。
スキル管理はタレントマネジメントの一部
スキル管理はタレントマネジメントの一部です。
スキル管理は社員が現在持っているスキルを可視化したうえで、組織の成果に結びつける取り組みを意味します。
一方のタレントマネジメントは、スキル管理に加えて潜在能力や未開花の能力にも着目し、将来的なリーダー育成やスキルアップを考慮します。
一般的にタレントマネジメントは、人材・組織のパフォーマンスを最大化するための手段として「タレントマネジメントシステム」を活用します。
社員のスキル管理を行うメリット
自社の強み・弱みを把握できる
社員のスキル管理を行うと、自社の強み・弱みを把握できます。
現時点でのスキルが明確になるため、スキルを最大限に活かして人材マネジメントや経営戦略を打ち出せるでしょう。
また不足しているスキルがある場合は、人材教育で習得したり新たな人材を採用したりすることも可能です。
適切な人材配置が可能になる
スキル管理を行うことで、プロジェクトに適切な人材を配置できます。
なぜなら社員のスキルや資格、これまでの業務経験などもとに、配置を判断できるようになるからです。
適切な人材配置は業務がスムーズに進行するだけではなく、納品物の品質担保や短納期化につながります。
公平な人事評価が行える
人事評価は上長が行うことが多く、主観や私情が挟まりがちです。
スキル管理でスキルレベルや習熟度を定量化すれば、客観的で公平な人事評価を行えるでしょう。
結果として社員のエンゲージメントは向上しますし、社員が自律的にスキルアップに励む可能性もあります。
人材育成が効果的・効率的に行える
不足しているスキルや必要な資格が明確になるため、人材育成が効果的・効率的なものになります。
特にIT業界は求められるスキルが多様化し、基準も高まっています。
無駄なくスキルを習得することで、プロジェクトアサインや業務進行がスムーズに進められるはずです。
人材採用が効率化される
スキル管理によって洗い出されたスキルをもとに、人材の補強や採用を強化できます。
求めるスキルも明確になることで採用活動がスムーズになり、必要な人材を適切なタイミングで確保できるからです。
社員のスキル管理を行うデメリット
社員の意欲が低下する場合もある
スキル管理を行うということは、社員一人ひとりの保有スキルや習熟度、業務経歴が情報共有されることを意味します。
そのため社員によっては「監視されている感じがする」「苦手な業務を克服できない」などと、不満の声が漏れるかもしれません。
社員自身が力量不足を感じていれば、評価を恐れたりモチベーションが上がらなかったりする可能性もあります。
上長は社員の不安を少しでも取り除けるように、適切なコミュニケーションを取ることが重要です。
作成・更新の手間が増える
一般的に社員のスキルは紙や表計算ソフト、スキル管理ツール（システム）で管理します。
スキル管理表を作成するためには、社員へヒアリングをしたりデータをもとに評価をしたりしなければなりません。
また、定期的な更新作業も必要になるので、時間や手間がかかるのが難点です。
システムを導入すると費用がかかる
前述したとおりスキル管理はスキル管理ツール（システム）で行いますが、導入・運用には費用がかかります。
そのため機能と料金を比較して、自社にマッチするかどうかよく検討することが大切です。
ツールによっては、無料トライアルや国が推進する「IT導入補助金」に対応している場合があります。
社員のスキルを管理する方法
多くの企業でスキルマップが活用されている
社員のスキル管理に用いられる代表的なツールが、スキルマップです。
スキルマップとは社員のスキルや能力、資格を定量化・可視化するツールで、多くの企業で活用されています。
IT業界のプログラミングを例に挙げると、スキルマップの作成事例は次のようになります。
| 社員A | 社員B | ||
| プログラミング言語の理解度 | 4 | 4 | |
| 設計力 | 4 | 3 | |
| プログラミング | 論理的思考能力 | 5 | 3 |
| コーディング | 4 | 5 | |
| 保守・運用 | 2 | 5 |
スキルマップは特に製造業界やIT業界で積極的に導入されています。
スキルマップを作成・運用する方法は、表計算ソフトや紙、専用ツール（システム）のいずれかです。
スキルマップの作成手順
ここから、スキルマップの作成手順を簡単に見ていきましょう。
- スキルマップの作成目的を明確にする
- 業務に必要なスキルを洗い出す
- スキル階層を設定する
- 評価基準を策定する
- スキルマップを運用する
- 定期的に更新・調整を行う
「利益を出すための人材配置を実現する」「短所を見極めて人材育成に活かす」など、まずはスキルマップの導入目的を明確にしましょう。
目的が明確でないと業務に関係のないスキル項目が盛り込まれたり、項目の策定に時間がかかったりするからです。
スキルの洗い出しでは、実際に業務を行う社員にヒアリングすることがポイントです。
管理しやすいように。スキルの項目数は「30以下」、階層数（スキル細目）は「2〜4程度」に設定します。
評価基準は細かすぎると評価がしにくくなるため、「4〜5段階」がおすすめです。
運用後でも定期的にスキル項目を見直すことで、時代にマッチしたスキルマップを活用できます。
【厚生労働省】スキルマップのテンプレート
厚生労働省では、スキルマップ（職業能力評価シート）のテンプレートを無料で公開しています。
対応する職種・業種は、生産管理や人材開発など19の事務系職種と、ねじ製造業や旅館業といった16業種です。
スキルマップをイチから作成するのは時間と手間がかかりますが、テンプレートを活用することで比較的短時間で作成が可能になります。
なお、テンプレートはExcel向けになっており、スキル項目は自社の業務に合わせて自由に変更・追加が可能です。
まとめ
社員のスキル管理はプロジェクトの目標達成や利益の向上、効率的な人材育成など大きな効果をもたらします。
スキル管理にはスキルマップを用いますが、表計算ソフトを使用するのには限界があります。
例えば複数人で同時編集ができなかったり、入力の漏れ・ミスが起こったりするからです。
上記の問題のほか、社員数が50人を超える企業なら、「スキル管理ツール」がおすすめです。
表計算ソフトで発生する問題の多くは、クラウド型のスキル管理ツールで解決できます。
管理に余計な時間を費やしたくない方は、スキル管理ツールの導入を検討してみると良いでしょう。
