【保存版】スキル管理ツールとは？導入目的や選び方、活用方法を解説

スキル管理ツールは業務効率化をはじめ適切な人材配置・人事評価で経営をサポートします。
特に専門性の高いスキルが多い製造業、IT企業、建築業で導入が進んでおり、企業DXの面でも注目を集めています。
この記事では、ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を25年経験してきて効率化し、スキル管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がスキル管理ツールの重要性やメリット・デメリット、エクセルによる管理との違いを徹底解説。
スキル管理ツールを選ぶ必須条件など、この記事だけでスキル管理ツールのすべてがわかる内容です。
エクセルによるスキル管理に限界を感じている方、DX化で業務を改善したい方はぜひ最後までご覧ください。

詳細は弊社コーポレートサイトをご確認ください

スキル管理ツールとは

スキル管理ツールとは従業員のスキルやノウハウ、資格を一元管理して業務効率化や人事評価に活かせるシステムです。
プロジェクトで成果を上げる（利益を出す）ためには、迅速かつ効果的な人材配置が欠かせません。
そのため、普段から従業員のスキルを把握しておき、必要なときにすぐにアクセスできる環境を整えておく必要があります。
スキル管理ツールは最新のスキル情報を共有できるので、確認などの手間もなく効率的なアサインを実現します。

スキル管理ツールの重要性

スキル管理ツールを活用すれば効果的かつ効率的にプロジェクトを進められるので、ムダなコストを抑え利益率アップが狙えます。
また、スキルの高いチームで仕事に取り組めば、成果物のクオリティの高さにクライアントも満足してくれるはずです。
クライアントや顧客の満足度を上げることは、経営を上向きにするためにも重要な役割を持っています。
エクセルによるスキル管理は情報が最新かわかりませんし、部署をまたいで検索できなかったり担当者の負担が増えたりと、非効率です。
スキル管理ツールを使えばプロジェクト発足時、あるいはタスクが追加された際にもシームレスなアサインが可能となります。

スキル管理ツールとタレントマネジメントシステムの違い

スキル管理ツールはタレントマネジメントシステムの一種です。
タレントマネジメントシステムとは従業員の保有スキルを一元管理して、異動や人材育成などの人事戦略を通して企業成長を担うシステムです。

【無料】スキル管理をフリーツールで管理する方法

スキル管理を無料でおこなう場合は、エクセルでスキルマップを作成するのが一般的です。
スキルマップとは従業員一人ひとりのスキルや能力、資格の習熟度を評価したスキル表のことです。
習熟度を数値化することで客観的な判断が可能となり、アサインの最適化、正確な人事評価、必要に応じた人材育成へと活かせます。
ここではスキル管理に便利な「スキルマップ」の作成手順についてお伝えします。

1. 業務に必要なスキルを洗い出す
2. スキルツリーを作成する
3. スキル評価基準を策定する

まずはディスカッションやスキルチャートで業務に必要なスキルを選定します。

スキル管理の項目数は「30以下」、階層数は「2〜4程度」に抑えてください。（図では「スキル」「スキル細目」の2階層になっています）
評価基準は細かすぎると評価が難しくなるため「4〜5段階」に策定することをおすすめします。
スキルマップは製造業界、IT業界、建築業界で導入が進んでおり、ISOの認証を受ける際の提出要件にもなっています。
なお、従業員数が多くなるとスキルマップの作成・更新が面倒になるだけではなく、エクセルの動作が重く業務効率が落ちてしまいます。
従業員が100人を超える企業では「スキル管理ツール」の導入を検討してみてください。

【有料】スキル管理を専用ツールで管理する方法

スキル管理ツールを活用すればエクセルより効果的かつ効率的にプロジェクトを進められます。
ここでは、スキル管理に特化した代表的なスキル管理ツールを3つ紹介します。

スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi

SES・受託開発を25年以上続ける「株式会社エフ・ディー・シー」が、課題解決のために開発したスキル管理ツールです。
スキルを細分管理することで効果的かつ効率的なアサイン管理を実現し、エクセルと比較すると全体工数で85%カットに成功しています。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

カオナビ

生産性向上・人材不足・テレワークでのコミュニケーション不足などの課題を、戦略的人事で解決するスキル管理ツールです。
ダッシュボードやパルスサーベイで従業員のストレスを可視化すれば、会議で対策を立てることで退職防止につなげられます。

スキルノート

製造業に特化したスキル管理ツールで、スキルマップの作成および自動更新によって漏れのない力量管理をサポートします。
現場に合わせたサービス設計で、計画的なものづくりと人材の育成・配置をムダなく実現できます。

スキル管理ツールを導入するメリット・デメリット

スキル管理ツールのメリット

業務効率化

常に最新のスキル情報を把握できるため、ちまちまと確認をする必要がなく業務を効率化できます。
スキル管理ツールにもよりますが、エクセルと比べてスキル管理工数を70%〜80%ほど減らせるなど、大幅な改善が見込めます。
業務効率化は人材不足の解消、コスト削減、生産性向上など、企業が抱える課題を解決するすべての「土台」です。
スキル管理ツールを選ぶ際は、改善率を具体的に数字で表しているものを検討してみてください。

最適な人材配置

従業員一人ひとりのスキルを可視化・共有できるので、最適なチームを組めます。
強みを活かしたプロジェクトアサインによって、作業効率が上がり製品の品質向上に期待ができるでしょう。
個性を活かした人材配置は、従業員のモチベーションアップにもつながります。
「新しく資格を取りたい」といった前向きな社員が増えることは、企業全体のレベルアップにもつながるはずです。

人材育成への活用

スキル管理ツールでは、人材育成の観点から入社後にどのようなスキルを習得したかを管理しています。
従業員一人ひとりの強み弱みを把握できれば、人材育成にも活用できるでしょう。
例えば、長所を伸ばすことで品質の向上から納期短縮までが見込め、より多くの仕事を受注できるようになります。

スキルマップを自動で作成・更新

スキル管理ツールには、スキルマップを自動で作成・更新する機能があります。
エクセルは手作業で進める必要があり「従業員が多くて大変だった」という方も多いのではないでしょうか。
スキルマップはアサイン管理や人事評価以外にも、ISOを取得する際にも必要となります。

適切な人事評価

スキル管理ツールは公平かつ正確なスキル管理によって、客観的な人事評価が可能となります。
これまで紙やエクセルでスキル管理をしていた、あるいはスキル管理をしてこなかった企業は主観的に人事評価を行うことが多かったはずです。
適切な人事評価は従業員のモチベーションおよびエンゲージメントの向上に寄与します。

スキル管理ツールのデメリット

導入・運用コストがかかる

スキル管理ツールの予算は、解決したい課題や利用人数を考慮したうえで算出してください。
一部無料プランもありますが、機能やサポートに制限のない有料プランをおすすめします。
なお「IT導入補助金」の活用で最大350万円までの補助を受けられますので、スキル管理ツールと併せて検討してみてください。

社員の理解が必要

スキル管理ツールを導入すれば、操作に慣れるまでの間は従業員の負担増が考えられます。
あらかじめ無料トライアルの活用や資料をダウンロードして、社員の理解を深めておきましょう。
「業務を効率化できる」「人事戦略が容易になる」など、導入目的とメリットを伝えておくことも大切です。

スキル管理ツールを選ぶ必須条件

スキル管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型がありますが「クラウド型」のスキル管理ツールを導入してください。
クラウド型は初期設定が簡単なうえ、好きな場所好きな時間に使えることが最大のメリットです。
モバイル端末やテレワーク下で使用できるため、隙間時間で人事戦略や人材配置を考えられます。
機器の購入がなく初期費用が低いところも見逃せないポイントです。

スキル管理・アサイン管理支援ツール fapi の詳細はこちら

まとめ

本記事ではスキル管理ツールの重要性からメリット・デメリット、おすすめのスキル管理ツールまでお伝えしました。
スキル管理ツールはタブレット端末や社外でも使用できる「クラウド型システム」を選ぶことが大切です。
最大350万円までの補助を受けられる「IT導入補助金」は、予算に達し次第終了となります。
賢く予算を抑えながら非効率な業務、人材不足といった課題を解決してください。