事業を拡大・継続していくためには、業務の遂行にあたって従業員が適切なスキルを保有していなければなりません。
従業員一人ひとりのスキルや能力を把握するために活用されるのが、スキル管理です。
この記事ではスキル管理の目的と対象になるスキル、スキル管理の方法について解説します。
スキル管理をしないと起こるリスクも紹介するので、スキル管理の導入を検討している方は参考にして見てください。
スキル管理とは
スキル管理とは従業員が持つスキルをデータで一元管理して、社内の情報として可視化する仕組みです。
具体的には従業員の専門知識や技術力、業務経験などを登録して、組織内で共有します。
誰がどのスキル・資格を保有しているかが明らかになるため、スキルを活かした適切な人材配置が可能になります。
さらに、業務進行がスムーズになるだけではなく、人材育成や人事評価にも活用が可能です。
スキルとは
そもそもスキルの意味とは、研修や訓練で会得した「技能」や「能力」のことです。
スキルはハードスキルとソフトスキルに分類されます。
| ハードスキルの一例 | ソフトスキルの一例 |
| プログラミング言語 | コミュニケーション能力 |
| ライティング | マネジメント能力 |
| デザイン力 | 課題解決能力 |
| 営業力 | 決断力 |
| 広報組織力 | リーダーシップ |
どの企業でも、最も重視しているのは「コミュニケーション能力」です。
性格も価値観も違う従業員同士が集い、仕事で成果を出すためには良好なコミュニケーションが欠かせないからです。
スキル管理とタレントマネジメントとの違いとは
スキル管理は従業員が「現在」持っているスキルをデータ化して、どう活用するかを明確にする取り組みを指します。
タレントマネジメントはスキル管理に加えて、「潜在能力」にも着目し、リーダー育成やキャリアパスも考慮するという違いがあります。
スキル管理の対象になるスキル
コンセプチュアルスキル
コンセプチュアルスキルとは、組織全体を俯瞰して物事の本質を見極める能力で、管理職や経営層に求められます。
重要な局面でも適切な判断を下して、組織の方向性を導く役割を果たします。
テクニカルスキル
テクニカルスキルとは、業務を遂行するうえで必要な知識や能力のことです。
求められるスキルは、職種によってさまざまです。
例えば営業職ならマーケティングスキルや商品知識、企画職なら情報収集力や分析力が必要でしょう。
ヒューマンスキル
ヒューマンスキルとは、組織内で良好な人間関係を構築・維持するための能力です。
管理職と従業員によって必要な能力は違いますが、コミュニケーション能力やチームワークなどは全従業員に必須といえます。
また、管理職やマネジメント層にはコーチング力や傾聴力といった、人材育成・人材調整に関わる能力が必要です。
スキルを管理する重要性
スキルの強み・弱みを把握できる
従業員一人ひとりのスキルが可視化されると、個人および組織の強み・弱みが表面化します。
そのため、現在取り組んでいる案件や将来的に取り組む案件が達成できるかどうかの、物差しになるのです。
不足しているスキルを把握すれば、人材育成や外部委託、新たな人材の採用など、対応策を講じやすくなります。
適切な資格・スキルを持った従業員が見つけられる
スキル管理を行うと、案件に対して適切な資格・スキルを持った従業員が容易に見つけられます。
状況によっては、他部署から異動させることも可能でしょう。
さらに案件に対して最適な人材配置が行えるようになり、納品物の品質向上や短納期化を実現しやすくなります。
次世代へスキルを継承できる
スキル管理は、次世代へのスキル継承を目的とするケースもあります。
継承すべきスキルを次世代へ教える従業員、どの従業員に継承すべきかなどが明確になるからです。
また、スキルの継承がどれほど進んでいるか可視化できるのも、スキル管理を行うメリットといえるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
スキル管理でプロジェクトで自身の強みを活かせるようになり、従業員のモチベーションが向上します。
不足しているスキルを習得する機会を設けることで、さらなるレベルアップを目指してモチベーション高く業務に取り組めるでしょう。
スキルを管理しないことによる悪影響
スキル不足で計画目標を達成できない可能性がある
スキル管理を怠ると従業員一人ひとりの能力や業務経験、資格を把握できません。
スキルや資格を無視した人材配置は、炎上プロジェクトや計画の未達成を招く恐れがあります。
企業の信用が低下すると、売上減少や存続の危機につながる恐れがあるので、十分に注意しましょう。
従業員が本来の力を発揮できない
スキル管理を行わなければ、従業員が本来の力を発揮できない、いわゆるミスマッチが起こります。
例えば営業スキルが乏しいAさんが、営業職を任せられたとしましょう。
当然Aさんは思うような成績が出せず、能力以上の負荷がかかることでエンゲージメントの低下、離職のリスクを高めてしまいます。
知らない間にコンプライアンス違反になることがある
業務が多忙で資格の更新を逃してしまうと、コンプライアンス違反になる可能性があります。
例えば危険物取扱資格や第一種電気工事士は、定期的に講習を受講しなければなりません。
資格の更新漏れで有資格者が不在とならないためにも、スキル管理で更新時期をしっかりと確認することが重要です。
スキル管理の方法とは
多くの企業でスキルマップが活用されている
効果的・効率的にスキル管理を行う方法の1つに、スキルマップがあります。
スキルマップとは従業員が持つスキルや能力を定量化および可視化するツールで、多くの企業で活用されています。
各従業員のスキルレベルや習得状況を数値化することで、誰が見てもスキル状況を把握できるのがポイントです。
基本的に、スキルマップを管理する方法は「紙」「表計算ソフト」「ツール（システム）」のいずれかです。
最も効果的・効率的に管理できる方法はツールですが、費用もかかるためよく検討する必要があります。
スキルマップの作成手順と運用後の流れ
ここではExcelでスキルマップを作成する手順について、簡単に解説します。
- スキルマップの作成者とスキルの棚卸しを行う
- スキル項目を設定する
- スキルマップの評価レベルを設定する
- スキルマップの評価者を策定する
- スキルマップを管理・更新する
一般的に、スキルマップの作成は組織の上長が担当します。
スキル項目は現場の従業員の声も取り入れると、過不足なく洗い出せるでしょう。
以下のように、スキルの評価レベルは5段階がおすすめです。
| Aさん | Bさん | ||
| PCに関する基本的な操作が行える | 5 | 5 | |
| PCの基本操作 | プレゼンテーションソフトや表計算ソフトを活用して見やすい表・グラフを作成できる | 4 | 3 |
| インターネットを活用して情報収集が行える | 5 | 2 |
評価者は上長だけではなく他部署の上長も加えて、公平かつ柔軟な評価を行います。
また、時代の潮流や業種によって、業務に求められるスキルは変化します。
そのため、スキルマップは定期的に更新して、その都度従業員の目標を再設定することが重要です。
まとめ
スキル管理とは従業員のスキルを可視化して、適切な人材配置や効果的な人材育成につなげる取り組みのことです。
スキル管理にはスキルマップを活用しますが、表計算ソフトや専用ツールは組織によって最適解が異なります。
スキルマップをうまく取り入れて、効率良く社員のスキルを管理しましょう。
