ITエンジニアや社員のスキル管理ツールfapi（ファピー）を提供する株式会社エフ・ディー・シーのDXサービス事業推進部 佐々木舞美が、200名以上のITエンジニアのスキル管理・アサイン管理を25年以上行ってきた実務経験をもとに要員計画の作り方をわかりやすく解説していきます。
「要員計画の作り方がわからない」「Excelでどう管理すればいいか迷っている」——そんな人事担当者やプロジェクトマネージャーの方に向けて、策定手順を5ステップで整理し、計算式やExcelテンプレートの構成例も紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。
要員計画とは？基本的な意味と目的
要員計画とは、経営目標や事業計画を達成するために、必要な人材を「いつ・どこに・何人・どんなスキルで」確保・配置するかを定めた計画のことです。採用・異動・育成・外部リソースの活用まで含めた、人材戦略全体の指針となります。
単なる「頭数合わせ」ではなく、事業の成長を支えるために人材を戦略的に動かすことが要員計画の本質です。特に近年は、DX推進や働き方改革の影響で人材ニーズが急速に変化しており、計画的な要員管理の重要性はますます高まっています。
要員計画・人員計画・採用計画の違い
似た言葉が多く混乱しやすいので、以下の表で整理しておきましょう。
| 計画の種類 | 主な内容 | 視点 |
|---|---|---|
| 要員計画 | 人材の採用・配置・育成などを含む人材戦略全体の計画 | 中長期・経営全体 |
| 人員計画 | 要員計画をもとに、各部署への具体的な配置を決める計画 | 部署・チームレベル |
| 採用計画 | いつ・何人・どのような人材を採用するかを定める計画 | 採用活動に特化 |
要員計画が最上位の概念であり、人員計画・採用計画はその下位に位置づけられます。これらを連動させることで、組織として一貫した人材戦略を実現できます。
要員計画を立てる3つのメリット
要員計画を正しく策定することで、企業には次のような具体的なメリットがもたらされます。
① 採用ミスマッチ・早期離職の防止
採用前に「どのスキルを持つ人材が、いつ、何人必要か」を明確にすることで、入社後のギャップを最小限に抑えられます。採用ミスマッチが減ると、早期離職リスクの低下や採用コストの削減にも直結します。
② 生産性の向上
部署ごとの業務量と人員バランスを可視化することで、適材適所の配置が実現します。社員が自分の強みを活かせる環境を整えることで、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
③ 人件費の最適化
必要なタイミングで必要な人材を確保することで、過剰な人件費を防げます。また、社内育成と外部採用のバランスを考慮することで、中長期的に人件費の最適化が図れます。
要員計画の作り方｜5ステップで手順を解説
ここからは、実際の要員計画の作り方を5つのステップに分けて解説します。初めて取り組む方でも迷わず進められるよう、各ステップのポイントを丁寧に説明していきます。
ステップ1：現状の人員を把握する
まず、自社の人材の「量」と「質」を把握することから始めましょう。以下の情報を整理してください。
- 各部署の在籍人数・雇用形態の内訳
- 退職予定・育休予定など、減少が見込まれる人数
- 社員ごとのスキル・経験・評価
- 業務量の繁忙期・閑散期の差
このステップでは、現状の「ヒトの地図」を正確に描くことが重要です。情報が不正確だと、以降のすべてのステップに誤りが生じてしまいます。
ステップ2：事業計画をもとに必要な要員を調査する
次に、来期・中期の事業計画から「必要な人材像」を洗い出します。経営層へのヒアリング（トップダウン）と、各部署の現場ヒアリング（ボトムアップ）を組み合わせるのが効果的です。
- 【トップダウン】売上目標・新規事業の人員計画・人件費予算の上限
- 【ボトムアップ】各部署の業務量・スキルギャップ・増員ニーズ
ステップ3：過不足を把握し要員を調整する
ステップ1（現状）とステップ2（理想）を比較し、不足・余剰している部門・職種を明確にします。まず社内のリスキリングや異動で解消できないかを検討し、それでも不足する場合に外部採用を検討するのが基本の流れです。
ステップ4：採用計画を立案する
調整の結果、採用が必要と判断された場合は採用計画を策定します。新卒・中途・派遣・業務委託など、採用手法を組み合わせながら「いつまでに・誰を・何人」採用するかを具体化しましょう。採用市場の動向や内定辞退リスクも考慮が必要です。
ステップ5：計画を策定し定期的に見直す
採用計画を含む全体の要員計画をまとめ、経営層・各部署の承認を得て運用を開始します。要員計画は一度作れば終わりではありません。四半期ごとなど定期的に見直し、事業環境の変化に柔軟に対応することが重要です。
要員計画の計算式｜トップダウンとボトムアップの2方式
必要な人員数を算出する方法は、大きく「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2つがあります。それぞれの特徴と計算式を確認しておきましょう。
トップダウン方式（マクロ的手法）
経営目標や売上計画から必要人員数を逆算する方法です。予算管理と連動しやすい反面、現場の実態を反映しにくい面もあります。
| 計算方法 | 計算式 |
|---|---|
| 労働分配率から算出 | 必要人員数 ＝（年間売上高 × 付加価値率 × 労働分配率）÷ 1人あたり人件費 |
| 損益分岐点から算出 | 必要人員数 ＝（売上高 － 変動費 － 固定費〔人件費除く〕－ 目標利益）÷ 1人あたり平均人件費 |
ボトムアップ方式（ミクロ的手法）
現場の業務量を積み上げて必要人員を計算する方法です。実態に即した計画が立てられますが、集計に時間がかかるのが難点です。
必要人員数 ＝ 総業務量 ÷（従業員1人あたりの標準業務量 × 所定労働時間）
実務では、トップダウン方式とボトムアップ方式を組み合わせて活用するのが最も精度の高い要員計画につながります。両方の結果を照らし合わせてギャップを埋める作業が重要です。
Excelでつくるシンプルな要員計画表の作り方
要員計画の作り方に慣れていない段階では、まずExcelから始めるのがおすすめです。ここでは、Excelで要員計画表を作成する際の基本構成と主な入力項目を紹介します。
Excelシートの基本構成
- 【Sheet1】要員リスト：社員名・所属部署・雇用形態・スキル・稼働状況などを一覧管理
- 【Sheet2】要員計画表：月別・部署別の必要人員数と現状人員数を対比して記録
- 【Sheet3】採用計画：採用枠・手法・スケジュール・進捗状況を管理
要員計画表の主な入力項目
| カテゴリ | 入力項目例 |
|---|---|
| 社員情報 | 氏名、所属部署、役職、雇用形態、入社年月 |
| スキル情報 | 保有スキル、資格、経験年数、得意領域 |
| 稼働・アサイン情報 | 現在の稼働状況、アサイン中プロジェクト、稼働終了予定日 |
| 計画情報 | 必要人員数、充足状況、採用予定数、育成計画 |
Excel要員管理のメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 導入コストがかからず、すぐに始められる | 人数が増えるとデータ管理・更新が属人化しやすい |
| 自社の管理項目に合わせて自由にカスタマイズできる | リアルタイムでの情報共有・検索が困難になる |
Excelは手軽な反面、社員数が増えるにつれて管理負荷が急増します。まずはExcelで運用を始めつつ、規模拡大に備えてシステム化を検討するのが現実的な進め方です。
要員計画を運用する際の注意点
要員計画は策定して終わりではありません。実際の運用でつまずかないために、以下のポイントを押さえておきましょう。
現場のニーズを定期的にヒアリングする
要員計画は経営層と現場の両方の情報を組み合わせて初めて精度が上がります。現場の声を無視したトップダウンだけの計画は、実態とかけ離れた「絵に描いた餅」になりがちです。四半期ごとに各部署の状況を確認する仕組みを設けましょう。
退職・休職リスクを加味した計画にする
要員計画では、在籍人数だけでなく退職・産休・育休・長期病欠などで実質的に稼働できない人員のリスクも考慮した計画にすることが大切です。楽観的な前提だけで計画すると、実際の人員不足に対応できなくなります。
計画の実現可能性を常に検証する
高い目標に合わせて過大な採用計画を立てても、採用市場の競争激化によって思うように人材が集まらないケースは少なくありません。採用・育成にかかるリードタイムも考慮した、無理のない現実的な計画を立てることが重要です。
スキルデータを最新の状態に保つ
要員計画の精度はスキル情報の鮮度に大きく依存します。社員のスキルや業務経歴が古いままでは、適切なアサインも採用計画の立案もできません。定期的な情報更新の仕組みづくりが不可欠です。
要員管理に使えるExcel管理台帳を無料配布中
「まずはすぐに使えるフォーマットがほしい」という方に向けて、スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi（ファピー）を提供する株式会社エフ・ディー・シーでは、アサイン・プロジェクト管理台帳をExcelシート形式で無料配布しています。
fapiはITエンジニアや社員のスキル管理・アサイン管理に特化したクラウドサービスです。SES・受託開発業務を20年以上続けてきた株式会社エフ・ディー・シーが自社課題を解決するために開発したシステムで、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。受賞歴や認証取得の詳細は公式サイトをご確認ください。
fapiの主な機能
| 機能 | できること |
|---|---|
| スキル管理 | 社員のスキルをツリー形式で体系的に登録・管理 |
| アサイン管理 | リアルタイムで稼働状況を把握し、プロジェクトへの最適なアサインを検討 |
| 要員検索 | 全社員のスキル・稼働状況をボタンひとつで横断検索 |
| データ分析 | スキルやプロジェクト情報をグラフで可視化・集計 |
| 業務経歴表出力 | 独自フォーマットのExcel形式で業務経歴表を出力 |
料金プランの概要
| プラン | 月額費用（1人あたり・税抜） | 特徴 |
|---|---|---|
| Minimum | 300円〜 | 最低契約人数の制限なし。小規模チームにも対応 |
| Standard | 400円〜 | 最低100名〜。QAサポート無制限 |
| Premium | 800円〜 | 最低100名〜。項目間連携機能をオリジナル設定可 |
※ 初期費用や各プランの詳細な機能差については、最新情報を公式サイトでご確認ください。
Excelでの要員管理に限界を感じ始めたら、fapiへの移行をぜひご検討ください。まずはExcel台帳で管理フローを整え、規模が拡大したタイミングでシステム化するという流れが、多くの企業にとって最もスムーズな移行パスとなっています。
要員計画に関するよくある質問
Q. 要員計画はどのくらいの頻度で見直すべき？
四半期に1回の見直しが一般的です。事業環境の変化が激しい業界では月次での確認も検討しましょう。年度計画の策定時に大枠を決め、四半期ごとに実績と照合して微調整するのが実務的な進め方です。
Q. トップダウンとボトムアップはどちらを優先すべき？
どちらか一方ではなく、両方を組み合わせるのが最も精度の高い方法です。トップダウンで全社の予算枠を決め、ボトムアップで現場の実需を積み上げてから、両者のギャップを埋める調整を行いましょう。
Q. 要員計画と人員計画の違いは？
要員計画は「必要な人材を戦略的にどう確保するか」を定める上位概念で、採用・育成・異動・外部リソースまで含みます。人員計画はその下位に位置し、各部署への具体的な配置人数を決める計画です。
Q. 小規模な企業でも要員計画は必要？
規模が小さいほど一人の退職や異動の影響が大きいため、むしろ重要です。大がかりな計画書でなくても、「今後半年で誰が必要か」「退職リスクはあるか」を整理するだけでも効果があります。
Q. Excel管理からツールに移行するタイミングは？
社員数が50名を超えたあたりから、Excelでの管理に限界を感じる企業が多くなります。複数プロジェクトを並行運用している場合や、リアルタイムでのスキル・稼働情報の共有が必要な場合も、ツール化を検討するタイミングです。
まとめ
要員計画は、経営目標の達成に必要な人材を「いつ・どこに・何人・どんなスキルで」確保するかを定める重要な計画です。トップダウンとボトムアップの2つの方式を組み合わせて精度を高め、四半期ごとに見直す運用が効果的です。
まずはExcelで要員計画の運用を始め、組織の規模拡大に合わせてツール化を検討するのが現実的な進め方です。スキル情報やアサイン状況の鮮度を保つ仕組みづくりが、精度の高い要員計画の土台になります。
要員管理やアサイン管理の効率化を目指す方は、fapi（ファピー）の無料トライアルやExcel管理台帳の無料ダウンロードもぜひご活用ください。
