【アサイン面談とは？】アサイン面談をおこなう重要性を解説

アサイン面談では担当者と候補者間で、プロジェクトの内容や必要なスキルを確認します。

アサイン面談はプロジェクトの成功率を高めるために、欠かせない取り組みの1つです。

この記事ではアサイン面談の流れから、面談をおこなう際の注意点までを解説します。

アサイン管理に最適な方法もお伝えするので「アサイン管理が失敗しやすい」という方は、解決のヒントにしてみてください。

アサイン面談とは担当者と候補者間で、プロジェクト内容や必要なスキルについて確認しあうことです。

アサインは英語の「Assign」に由来し、「任命する」「割り当てる」といった意味があります。

一般的にはスキルシートを参考にしながら、ビデオチャットや対面形式で行われます。

アサイン面談の流れは、次の通りです。

1. 簡単な挨拶を交わす
2. プロジェクトの概要や求めるスキル・業務経験などを説明する
3. 候補者が自己紹介する
4. 双方で質問・回答をする

アサイン面談は就職や転職でよくある面接と違って、長所や短所などではなく案件にスキルがマッチするかの擦り合わせの意味が強いです。

担当者は候補者の人間性や向上心などを総合的に判断して、メンバーにアサインするかを決定します。

ご存知のようにプロジェクトにはヒトやモノ、カネ、時間といった経営リソースに限りがあります。

プロジェクトが無事に完遂できるかどうかは、ヒトによって決まります。

プロジェクトに対するメンバーがミスマッチだと、納期に間に合わなかったり品質が低下したりする恐れがあるのです。

クライアントからの信頼の低下や、従業員がモチベーションを保てずに離職するようなことが起これば、企業経営危機にもつながりかねません。

このように、アサイン面談は企業の存続に関わることから、ないがしろにしてはいけないといえるでしょう。

なお、メンバーを選考する際に以下のポイントをおさえると、バランスが取れてプロジェクトを達成しやすくなります。

• プロジェクトに関するスキルや業務経験
• 論理的思考ができる
• 共通のビジョンを持てる
• 協調性がある
• リーダーシップがある

アサイン面談をおこなう際には、いくつか注意点があります。

• メンバーの相手の意見や希望も考慮する
• スキル情報だけで判断しない
• 同じようなメンバーばかりを集めない
• クライアントが新規だと情報収集や整理に時間がかかる

メンバーの意見や希望も考慮する

アサイン面談では、エンジニアの意見や希望も考慮するようにしましょう。

エンジニアのモチベーションを維持できれば、短納期化や納品物の品質を、ある程度担保できるからです。

「キャリアアップを実現したい」「納期に猶予が欲しい」など、できる限り応えられる環境を整える必要があります。

スキル情報だけで判断しない

アサイン面談では、エンジニアのスキル情報だけで判断しないように注意しましょう。

プロジェクトはチームで進めるのが基本なので、コミュニケーション力や協調性なども重視する必要があるからです。

例えばコミュニケーション力がある人なら情報共有や協力がしやすくなり、タスクの負荷を分散して効率的に仕事を進められます。

同じようなメンバーばかりを集めない

同じようなメンバーばかりを集めてしまうと、イノベーションは起きにくいです。

特にチャレンジ精神や向上心がないメンバーが集まってしまうと、思考が偏りやすくミスや間違いを見落とす可能性があります。

アサイン面談では多様性のある知識や異なる業務経験をもつメンバーを見出して、チームに刺激を与える人物が求められます。

クライアントが新規だと情報収集や整理に時間がかかる

顧客が新規の場合は、顧客情報や状況の把握などに時間がかかることを覚えておきましょう。

業界だけではなく企業独自の用語も理解する必要があり、説明時間だけでも労力を割かれます。

プロジェクトをうまく回すコツは、さまざまな知識や知見を少しずつ覚えて擦り合わせていくことにあります。

アサイン面談には、炎上案件のリスクを下げる効果が期待できます。

炎上案件とはプロジェクト進行中に予算やエンジニアが不足して、納期に間に合わなくなる状態です。

炎上案件が発生する原因は、タスクの抜け・漏れや進捗問題を把握できていないことにあります。

アサイン面談ではスキルマップを活用しながら、メンバーのスキルや業務経験、予算、納期などを正確に擦り合わせることが可能です。

アサイン面談は、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーがおこなうことが多いです。

プロジェクトマネージャーはプロジェクトの企画から人材の確保、進捗の管理までを担います。

プロジェクトリーダーは業務をこなしつつ、メンバーに指示を出したり意見をまとめたりするポジションです。

プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体をマネジメントしますが、プロジェクトリーダーはメンバーの指揮系統を担うのが主な違いです。

なお、アサイン面談の参加人数は候補者1人に対して担当者が複数人のときもありますし、1人の担当者に対して候補者が複数人いるケースもあります。

一般的に、アサイン管理はExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフト、もしくはITツールでおこないます。

ITツールにはアサイン管理ツールやタレントマネジメントシステム、プロジェクト管理ツールなどさまざまなツールが存在します。

表計算ソフトは複数人での同時編集やリアルタイムでの状況確認が難しいことから、アサイン管理との相性が良いとはいえません。

テレワークの普及で会社以外で働く機会が増えていることからも、アサイン管理の主流はITツールへと変化しています。

アサイン管理には、クラウド対応のシステムの利用がおすすめです。

クラウドシステムとはインターネットを経由してサービスを受けられる仕組みを意味します。

クラウドシステムでアサイン管理するメリットは、次のとおりです。

• リアルタイムでアサイン状況を確認できる
• データを一元管理して業務工数を減らせる
• カスタマイズ性が高い
• 外部システムと連携して業務を効率化できる
• 直感的に操作しやすい
• ツールによっては無料で利用できる
• 人材マネジメントを強化できる

クラウドシステムなら最新のスキル情報やアサイン状況をもとに、成果の出やすいメンバーを素早く選出できます。

働き方の多様化でこれまで以上にスピードが重視されるため、クラウドシステムを導入してエンジニアの提案時間を削減しましょう。

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エンジニアのスキル管理をExcelでおこなっている企業では、次のような問題が発生しやすいでしょう。

• フォーマットや記載内容が統一されず、集計・分析に時間がかかる
• 管理が属人化してアサインに時間がかかる
• スキル情報が最新かわからず適任者を見過ごしている

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アサイン面談は、候補者が案件にマッチするかを擦り合わせるためにおこないます。

近年は働き方の多様化やエンジニアにソフトスキルを求める傾向が強いこともあり、アサイン面談やアサイン管理の重要性が高まっています。

アサイン検討・管理を効率化して、生産性を向上したい方はクラウドシステムの導入を検討してみてください。

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