【解説】アサイン管理システムとエクセルでのアサイン管理の比較

要員のスキル情報に業務経験、空き状況を一元管理してスムーズにプロジェクトアサインを行う「アサイン管理システム」。
営業やプロジェクトマネージャーのなかには、Excelでのアサイン管理に限界を感じている方も多いでしょう。
情報・データの管理に忙殺されアサインに時間がかかっていては、大きな機会損失です。
当記事ではITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を25年経験してきて効率化し、スキル管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がアサイン管理は「Excel」と「アサイン管理システム」、どちらがいいかをわかりやすく解説します。
それぞれのメリット・デメリットを知ることで、今の自社に合う方法がわかります。
営業やプロジェクトマネージャーなどの管理者は参考にしてみてください。

詳細は弊社コーポレートサイトをご確認ください

アサイン管理システムとは要員のスキルから稼働状況、業務経験に勤怠まで幅広い情報を一元管理できるツールです。
アサイン（assign）には「任命する」「割り当てる」といった意味があり、ビジネスシーンではプロジェクトに「要員を配置する」という使い方をします。
アサイン管理システムでスキル把握・要員管理・リソース配分を明確にすることで、最適なプロジェクトアサインが可能です。
要員の情報がわからないままでは、選出に時間がかかったり成果物の品質に影響を及ぼしたりします。
システムをうまく活用すれば、メンバーの価値を最大限に高め「生産性向上」「利益率最大化」が目指せるでしょう。
さらに、追加プロジェクトが発生しても、一からデータを集計することなくシームレスなアサイン調整が可能です。

アサイン管理をする最大の目的は要員のスキルに業務経験、能力の見える化です。
プロジェクトを進めるのは「ヒト」であり、納期に間に合うか成果物の品質はどうかというのは、すべてヒト次第といって過言ではありません。
そのため、普段から要員のスキル情報を把握しておき、迅速かつ最良なメンバーを選出する必要があるのです。
なお、アサイン管理システムは要員の負担率や業務へのマッチング度合いを推し量ることもできます。
課題を見つけて早期に解決できれば、要員のモチベーション向上や離職防止につなげられます。

使い慣れている

Excelはほとんどの人が触れたことがあるため、操作慣れしていることが多いです。
専門知識がなくても扱えるので、アサイン管理を初めて導入したい企業におすすめです。
また、インターネット上にはアサイン管理の無料テンプレートが公開されているので、自社向けにアレンジして使うこともできます。

少人数のアサイン管理に適している

要員数や管理項目が少ない場合は、Excelによるアサイン管理でも問題ないでしょう。
少人数のうちは「フォーマットを統一する」「マクロ処理の前に一声かける」など、ルールを周知徹底しやすいところもメリットです。

ファイルの確認に手間がかかる

Excelでのアサイン管理はプロジェクトやタスク、部署ごとなど複数のファイルに分かれています。
ファイルを一つひとつ確認する作業は時間や手間がかかるうえ、フォーマットが違えばさらに大変です。
結果として、プロジェクトアサインが遅々として進まない原因になってしまいます。

属人化する恐れがある

Excelでのアサイン管理で、属人化に悩まされている方も多いのではないでしょうか。
特に管理項目の種類やフォーマット、関数・マクロは属人化しやすい要素となります。
属人化された関数・マクロは、作成者が異動や退職した際に運用できなくなるという大きな欠点があります。

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人材リソース管理・アサイン管理業務を効率化できる

アサイン管理システムはアサイン管理に機能を特化しており、業務工数を大幅にカットできます。
具体的には簡単な入力だけで、アサインの適応性を判断したり損益計算を自動で行なったりしてくれます。
他にも外部システムとの連携に業務経歴表の自動作成と、プロジェクト計画をサポートする機能が満載です、

部署をまたいで要員検索ができる

システムに登録された人的リソースは、ボタン一つで簡単に横断検索できます。
フォーマットが統一されているので集計・分析をシームレスに行い、提案スピードの向上に貢献します。
要員検索にストレスを抱えていた営業やプロジェクトマネージャーの方は、快適性にきっと驚かれるはずです。

導入コストがかかる

アサイン管理システムは導入コストや運用コストがかかります。
システムによって費用は異なりますが、高額なものは自社に合わせたカスタマイズが可能だったりサポートが充実していたりします。
無料トライアルを利用すれば、機能や操作性が自社に適しているかどうか検討できます。

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結論として、Excelによるアサイン管理・プロジェクト管理・リソース管理には限界があります。
大きな障害となる理由を以下にまとめました。

• 複雑なマクロの破損によるメンテナンス
• 必要な情報を検索しにくい
• 人材の情報と紐付きがなくニ重管理になってしまう
• 複数名同時に操作することがむずかしい
• 属人化が起こりやすい

一般的に、アサイン業務はプロジェクトマネージャーがプロジェクト情報や人材リソースのマッチングを確認しながら進めます。
多くの情報にアクセスする必要があり、時間も手間もかかることからExcelの管理に疲弊している方も多いはずです。
Excelでのアサイン管理はシステムによるしがらみが多く、効果的・効率的とはいえません。
中長期的に業務工数を減らしたい場合は、アサイン管理システムの導入をおすすめします。
脱Excelで「スピーディーなアサイン管理・プロジェクトの短納期化・利益の確保」を目指してください。

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『fapi』はSES・受託開発を25年以上続ける、株式会社エフ・ディー・シーの課題を解決するためにうまれたアサイン管理システムです。
ITプロジェクトのアサイン検討・管理に特化しており、営業提案業務の効率化および生産性・利益率の向上を力強く支援します。
fapiの強みはスキル情報を可視化して細かい絞り込みと部署横断で、迅速かつ最適なメンバーを見つけられること。
実際に、fapiの導入で改善された業務効率化の事例をいくつか紹介します。

さらに脱Excel化・脱属人化によって、全体の業務工数85%のカットに成功しています。
専用のアサイン管理システムに移行することで、エンジニア情報の見落としをなくしプロジェクト案件の提案機会をものにできるのです。
他にも先輩や同年代のメンバーを比較して、自分の強みや弱み、スキルセットの確認が可能です。
意欲的にスキルアップを狙う社員が増えれば、エンゲージメントの向上、売り上げアップと、多くの効果に期待できます。

今回は「Excel」と「アサイン管理システム」による、アサイン管理の違いについて解説しました。
結論として少人数の管理には「Excel」、要員数が100人を超えるような企業には「アサイン管理システム」がおすすめです。
アサイン管理システムでは一元管理したスキル情報や稼働状況、業務経験をもとに最適なプロジェクトメンバーを選出できます。
急にプロジェクトが追加されたり空き要員が出たりしても、スキル情報をベースに適材適所のアサインを実現できます。
提案機会を確実に掴みとりスピーディーなアサインで利益を確保したい方は、導入を検討してみてください。