SFAとは？CRM・MAとの違いや導入時のポイントを解説

顧客へのアプローチ方法が多様化・複雑化した現代では、SFAを活用した営業活動の効率化が叫ばれています。

SFAとは営業業務を効率化するためのツールで、多くの企業で成功事例が報告されているのです。

本記事ではSFAのメリット・デメリットからCRM・MAとの違いまでを解説します。

SFAの具体的な機能や定着させるためのコツも紹介するので、本記事を参考にして営業活動の効率化および利益の最大化を目指しましょう。

SFAとはSales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略で、「営業支援システム」と呼ばれます。

SFAを導入する目的は、営業担当者の行動や商談の進捗を見える化して、業務改善や生産性向上を支援することです。

営業における具体的な問題は、次のとおりです。

• 属人化で営業活動の引き継ぎができず、情報共有がされていない
• 営業担当者ごとに管理方法がバラバラになっている
• 見込み顧客のフォローができずに、受注機会を逃している
• 商談データが管理されておらず、売上予測や分析が行えない

営業プロセスを見える化して課題を明確にすることで、上司は適切なアドバイスを行えるようになります。

無駄な営業活動を改善して受注機会がアップすれば、企業の利益率アップに大きく貢献するでしょう。

前提として、SFAは顧客との接点から受注までを管理するためのツールです。

CRMとはCustomer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメントの略で、「顧客関係性マネジメント」という意味があります。

CRMは案件を受注した後の、顧客との関係性構築を支援するためのツールです。

MAとはMarketing Automation（マーケティング・オートメーション）の略で、新規顧客の開拓や既存顧客の育成に活用されます。

また、SalesforceはSFAの一種であり、IT業界から医療業界までさまざまなビジネスの現場に導入されています。

Salesforceの目的は営業効率の最大化であり、拡張性の高さと充実した連携オプションが魅力のツールです。

使用するシーンなどそれぞれのツールに違いはあるものの、各ツールを連携すれば受注からアフターフォローまで効果的・効率的に進められます。

顧客管理機能

顧客管理機能はSFAの基本的な機能で、顧客の属性や取引内容、クレーム情報などを一元管理します。

担当者が不在でも次に取るべきアクションが判断できるため、迅速が対応が可能です。

案件管理機能

案件ごとの詳細や進捗状況、課題などを管理する機能で、SFAの機能の中でも重要な役割を担います。

これまでの営業手法では各案件の詳細は担当者しか知らないことが多く、不在時に対応できなかったり不備が生じたりしていました。

「マネージャーがアドバイスする」「受注確度の高い案件を優先する」など、状況に応じて効果的に営業戦略をたてられます。

行動管理機能

行動管理機能は営業担当者の行動や結果を記録する機能です。

行動の監視が目的ではなく、無駄な業務を見直して効率的に営業活動を支援します。

例えば訪問数が多いのに提案数が少ない場合は、商品・サービスの知識不足やトークに問題があると分析ができるのです。

ここでは、SFAのメリット・デメリットを簡単に見ていきましょう。

SFAのメリット

• 営業活動を可視化できること
• 属人化を防止できること
• 営業活動が効率化すること
• 営業プロセスを標準化できること

SFAを導入する最大のメリットが、営業プロセスを仕組み化して営業活動を効率化できることです。

商談の進捗状況もリアルタイムで把握できるため、状況に応じて上長から適切な指示を行えるでしょう。

SFAを通じて営業ノウハウを情報共有することで、各営業担当者はある程度均一的に成果を上げられるようになります。

SFAのデメリット

• 導入・運用にコストがかかること
• 教育時間を確保しなければならないこと
• 情報入力が必要になること

SFAはクラウドサービス型とオンプレミス型が存在しますが、クラウド型は月額料金が必要で、オンプレミス型は初期費用が高くなりやすいのが特徴です。

また、システムの操作方法の教育や利用にあたってルールを設けるなど、使いこなすためには一定の教育時間を確保しなければなりません。

SFAの導入効果を最大化するためには正確なデータが必要なため、営業担当者に日報や商談内容の入力を徹底させる必要があるでしょう。

とはいえスマホ・タブレットに対応したSFAがほとんどなので、「会社に戻ってから入力するのが大変」という方でも安心です。

必要最小限の機能に絞ること

SFAの導入初期段階では、必要最小限の機能から始めることをおすすめします。

機能が多すぎると営業担当者の混乱を招き、本業にも支障が出るからです。

まずはシステムに慣れるまで十分な時間を確保して、その後で必要に応じて機能を追加する流れが良いでしょう。

営業担当者の負担を軽減して、長期的な目線で業務効率化を目指します。

営業部門の理解と協力を得ること

SFAを導入する前に、実際に利用する営業部門の理解が必要になります。

「目的と期待される効果を説明する」「懸念点や要望をヒアリングする」など、経営層と営業部門双方で歩み寄るのが定着するコツです。

また使い勝手の良いUIを採用しているSFAなら、営業担当者のストレスを軽減できます。

入力と期限に関するルールを徹底すること

データ入力の基準や期限に関するルールを設けることで、SFAの定着率は向上します。

営業担当者が考えなくて済むので、入力の際に迷わず短時間で業務を終えることができるからです。

期限を設定すれば入力のし忘れをある程度予防できるため、結果として営業管理の効果を高められます。

インセンティブを用意すること

SFAの入力率を高めるために、インセンティブを導入する企業もあります。

そもそも入力がされなければ、営業プロセスを改善したり属人化を防いだりできません。

「営業部門を説得できない」「営業活動を早期に改善したい」という場合には、インセンティブの導入を検討してみても良いでしょう。

ニコンは顕微鏡や医療機器、産業機器などの製品で知られる上場企業です。

「勘と経験に頼った営業スタイル」から「科学的な営業スタイル」へチェンジするべく、SFAを導入しています。

具体的には情報の早期把握と共有、AI秘書とデータを用いて、営業担当者の商談活動を支援します。

近年の顧客ニーズは多様化・複雑化しており、営業担当者は従来より多くの情報をより早くキャッチしなければなりません。

AI秘書をうまく活用したことで、商談の進捗を短時間で確認できたり顧客とのやり取り情報を簡単に探したしたりできるようになりました。

SFAは顧客管理機能や案件管理機能を搭載したツールで、業務効率化や利益拡大に結びつけるために活用されます。

導入にあたって単純に機能・料金を比較するのではなく、競合他社の導入成功事例も参考にすると良いでしょう。

営業部門と連携したうえで運用ルールを明確にして、早期に定着することが望ましいです。

次回はおすすめのSFAを紹介するので、競合他社より優位性を保ちたい方はこのまま読み進めてみてください。