SFAには営業活動を効率化するための、さまざまな機能が搭載されています。
毎日の業務を円滑かつスピーディーにするだけではなく、営業活動の見直しや売上アップにつながるものまで実に多種多様です。
この記事ではSFAに備わる基本的な機能や、営業活動を支援する便利な機能を解説します。
自社が解決したい課題を明確にして、機能を比較しながら読み進めることで、自社にぴったりなSFAが見つかるはずです。
SFAとは？CRMとの違い
SFAは営業支援システムと呼ばれる、営業活動を効率化するためのシステムです。
従来は顧客情報や案件の進捗状況、商談事例などを営業担当者が個別に管理していて、ブラックボックス化・属人化が常態化していました。SFAを導入すると日々の営業活動が詳細にデータ化されるので、属人化の防止や業務の標準化に役立ちます。
また、営業活動が見える化することで、チーム全体の生産性向上や売上高アップに大きく期待ができるのです。
なおSFAを代表するツールとしては、SalesforceやSansan、kintoneなどが挙げられます。
SFAとCRMの違い
CRMは顧客関係管理システムと呼ばれ、顧客情報や購買履歴などを管理して顧客との良好な関係構築を支援します。
CRMが活用される主なシーンは、顧客と契約が締結した後です。
SFAは営業活動の効率化を目的にしており、契約締結前に活用されるのが一般的です。
現在はSFAの機能を搭載したCRMも多くリリースされているので、企業の目的にあわせて選択すると良いでしょう。
SFAの基本的な機能
顧客管理機能
顧客管理機能は、顧客に関する情報を統合的に管理します。
具体的には顧客の属性や名刺管理、コミュニケーション履歴、購入履歴などです。
顧客管理画面を呼び出せば一目で情報を確認でき、担当者以外の人でもスムーズに顧客に対応できるでしょう。
SFAの顧客管理機能は情報共有をスムーズにして、属人化の防止や営業スキルの平準化に貢献します。
案件管理機能
案件管理機能は、見込み顧客へのアプローチから受注までのプロセスを管理するための機能です。
管理項目としては見込み顧客の情報や営業の進捗、提案中の製品・サービスなどが挙げられます。
顧客ごとの見込み受注確度を数値化することで、次に取るべき行動が明確になるのがメリットといえます。
また、案件の進捗や内容を組織内で共有できるので、担当者が不在・異動した際でもスムーズな連携が可能です。
商談管理機能
商談管理機能は内容や金額、担当者など商談のあらゆる情報を管理する機能です。
入力された情報は、進捗状況一覧や提案中の製品・サービスなどのデータに自動で反映され、入力の手間がかかりません。商談状況がリアルタイムで把握できることから、進捗が遅れている案件に対して上司が指示を出しやすくなるでしょう。
また過去の商談実績を比較して、有用なノウハウを商談に活かすこともできます。
営業活動管理機能
営業活動管理機能は、営業担当者の行動・結果をすべて数値化して管理する機能です。
具体的な管理項目の一覧は、次のとおりです。
- アポイント件数
- 訪問件数
- 提案商材数
- 成約率
- 受注率
これらのデータを検証・共有することで、効果的な営業方法を発見したり公平な評価へつなげたりできます。
売上予測・予実管理機能
売上予測・予実管理では、各営業担当者が抱える商談の売り上げや部署全体の売り上げを予測します。
商品・サービス別などさまざまな角度から売り上げを把握して、リアルタイムで予算と実績を比較できるのは、SFAならではの機能といえます。
SFAの便利な機能
スケジュール管理・タスク管理機能
スケジュール管理は各営業担当者がスケジュールを入力して、SFA内で共有する機能です。
タスク管理と組み合わせると誰が・いつ・どんな業務を行なっているかを確認でき、チーム全体の動きも一目で把握できます。必要に応じてサポートに入ったり他の担当者のスケジュールを調整したりと、個人からチームへと視点の底上げができるでしょう。
また、スケジュール情報は売上予測を立てる際にも活用されます。
日報管理機能
日報管理機能は営業報告を支援して、コア業務に集中するための機能です。
フォーマット化された報告書に入力するだけで、報告内容は自動で分析され、上司が確認する負担を軽減します。
SFA内で共有される日報は、営業担当者の行動や成果に対して上司の適切なアドバイスへとつなげます。
アクションアラート機能
SFAの便利な機能の1つに、アクションアラート機能があります。
アクションアラート機能は日々記録された営業活動の情報をもとに、適切なタイミングでアラート通知してくれるものです。
提案機会を逃さずに、各種帳票の作成や商談の準備を効率的に進めたい方におすすめです。アラート機能はすべてのSFAに搭載されているわけではないので、支援を受けたい方は事前に確認しておくと良いでしょう。
スマホ・タブレット対応
スマホ・タブレットに対応したSFAなら、社外でも進捗報告や日報作成が行えます。
SFAの顧客情報にアクセスしてそのまま顧客に電話をかけたりメールを送ったりと、外出先での営業業務効率を高められるのが魅力です。さらに見積書の作成・承認も可能なので、上司に確認してもらうために会社へ出向く必要もありません。
情報分析・分析レポート機能
分析機能は営業活動に関する情報を分析して、営業活動の効果を測定したりレポートを自動で作成できたりします。
営業担当者ごとや案件ごと、エリアごとなどさまざまざ視点から分析を行えるので、業務改善までがスムーズです。
また、必要なデータだけを抽出したレポート作成は、会議に使う資料作成の時間を大きく削減できます。
ツール・システムを選ぶポイント
拡張性の高さで選ぶ
SFAを選ぶ際には、拡張性の高さに注目すると良いでしょう。
他のシステムと連携することができれば、使える機能が増えて営業業務をさらに効率化できるからです。
CRMやMA、チャットツールなど、営業関連ツールと連携したい場合は、導入前に連携の有無を確認してみてください。
カスタマイズのしやすさで選ぶ
SFAはどんな企業でも扱えるように、機能面にはある程度の幅を持たせています。
とはいえ企業が特殊なビジネスモデルを採用している場合は、目的や用途に応じたカスタマイズが必要です。
SFAが営業プロセスやニーズに合わせた柔軟にカスタマイズできれば、生産性向上や売上アップにつながるはずです。
導入実績で選ぶ
SFAの導入実績もSFA選びの重要なポイントです。
導入実績が豊富なベンダーならSFAに関する知見が深く、自社のニーズにスムーズに応えてくれます。
営業活動の改善や売上アップにつながるので、特に初めてSFAを導入する企業は、導入実績に注目することをおすすめします。
まとめ
SFAの基本的な機能に関しては、どのツール・システムにおいても大きな違いはありません。
そのためSFAを選ぶ際は自社の導入目的を明確にして、機能とコストのバランスも考慮することをおすすめします。
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