Salesforceレポート作成ガイド：抽出・編集・出力の完全マニュアル

Salesforceを導入している企業にとって、蓄積されたデータを活用することはビジネス成長の鍵となります。そのデータ活用の中心となるのが「Salesforceレポート」機能です。

本記事では、ITエンジニアを200名以上抱え、システム開発を25年以上経験する弊社、FS部　佐々木舞美が、Salesforceレポートの基本的な作成方法から、データの抽出・編集、さらには関数を利用した高度な分析、そして出力・共有方法まで、網羅的に解説します。

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Salesforceレポートとは、Salesforceオブジェクト（取引先、商談、ケースなど）に保存されているデータを、必要な形式で抽出・集計し、一覧化するための機能です。

単なるデータの一覧ではなく、「今期の売上目標達成率」「顧客からの問い合わせ件数の推移」「各営業担当のパイプライン状況」など、ビジネスの現状把握やKPI追跡、そしてデータに基づいた意思決定を行うための「羅針盤」として機能します。

レポートを活用することで、営業、マーケティング、サービスなど、あらゆる部門がデータドリブンな活動を推進できるようになります。

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Salesforce レポート 入門

レポート作成は、以下の基本的なステップで進めます。

1. レポートタイプの選択:
2. レポートビルダーでのカスタマイズ:
3. 保存と実行:

まず最も重要なのが、どのレポートを作成するかを定義する「レポートタイプ」の選択です。レポートタイプは、どのオブジェクトのデータ（例：商談と取引先、リードと活動など）を組み合わせるかを決定します。

• 標準レポートタイプ: Salesforceがあらかじめ用意している基本的なレポートタイプ。
• カスタムレポートタイプ: 複数のオブジェクトを関連付けたり、特定の項目を含めたりするために、管理者によって作成されるレポートタイプ。

Salesforceレポート作成の最初のステップは、これらのレポートタイプから目的に合ったものを選択することから始まります。

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レポートタイプの選択後、レポートビルダー画面に遷移し、本格的なSalesforceレポート作成方法を実行します。

1. レポートビルダー画面の構成
   • 項目（フィールド）パネル: レポートに追加できる項目の一覧。
   • プレビューエリア: リアルタイムでレポートの結果が表示される。
   • フィルタパネル: データを絞り込むための条件を設定する。
   • アウトラインパネル: 列の順序やグルーピング、集計を設定する。
2. フィールド（列）の追加・削除
   • 項目パネルから必要なフィールドをプレビューエリアにドラッグ＆ドロップするか、アウトラインパネルの「列」に追加します。
   • 不要な列はアウトラインパネルから削除します。
3. レポート形式の選択
   • 表形式（Tabular）: 単純な一覧表。
   • サマリー形式（Summary）: グループ化と小計・合計が可能。
   • マトリックス形式（Matrix）: 行と列の両方でグループ化（クロス集計）。
   • 結合レポート（Joined）: 複数のレポート形式を一つのレポート内で結合。

最初は「サマリー形式」を選び、データのグルーピングや集計を行うのが一般的です。

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レポートの価値を高めるのが、データの整理（グルーピング）と集計です。

グループ化（データの整理）

サマリー形式以上のレポートでは、行レベルでのグルーピングが可能です。

• アウトラインパネルの「行のグループ化」セクションに、グループ化したい項目（例：営業担当者、フェーズなど）をドラッグ＆ドロップします。
• これにより、同じ値を持つデータがグループ化され、小計が表示できるようになります。

サマリー集計（計算）

グループ化されたデータに対し、合計、平均、最大値、最小値などの**集計値（サマリー）**を計算できます。

• 集計したい数値項目（例：金額、件数）の▼をクリックし、「サマリー項目の追加」から計算方法を選択します。

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Salesforceレポート 抽出 条件（フィルタ）は、レポートに表示するデータを絞り込むために非常に重要です。適切なフィルタを設定することで、ノイズのない、目的に合ったデータ分析が可能になります。

標準フィルタ

レポートタイプに基づいて、最初から用意されている基本的なフィルタです。

• 表示（Show Me）: レコードの所有者（例：私の商談、すべての商談など）を絞り込みます。
• 日付項目: 特定の日付項目（例：作成日、完了予定日）に基づき、期間を絞り込みます。
  • ヒント: 日付フィルタでは「今期」「先月」「過去90日」など、相対的な日付範囲を設定すると、レポートを毎回編集しなくても最新のデータが自動的に表示されるようになります。

カスタムフィルタ

レポートに含める項目（列）を基に、より詳細な条件を設定します。

• フィルタパネルの「フィルタを追加」から項目を選択し、「次の文字列と一致する」「次の値より大きい」などの演算子と値を設定します。
• 複数のカスタムフィルタを設定し、AND/ORの条件ロジックを組み合わせることで、複雑な抽出条件を実現できます。

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レポートは一度作成したら終わりではありません。状況に合わせて調整（Salesforce レポート 編集）し、管理することが大切です。

レポートの修正

• 列の追加・削除・並び替え：アウトラインパネルで簡単に行えます。
• フィルタの変更：フィルタパネルで期間や抽出条件を変更します。
• レポート形式の変更：形式を変更することで、データの見せ方を変えられます。

レポートの保存と管理

• 保存：「保存」または「名前を付けて保存」で、レポート名と保存先フォルダを指定します。
• フォルダ管理：レポートは必ずフォルダに保存されます。公開フォルダ（社内全体で共有）や非公開フォルダ（自分専用）を適切に使い分けます。
• 共有設定：フォルダの共有設定により、レポートを誰が閲覧・編集できるかを管理できます。

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レポートの数式項目（カスタムサマリー項目）を活用することで、データベースに保存されていない計算結果を表示できます。これがSalesforce レポート 関数の活用です。

数式項目の種類

1. 行レベルの数式: レコード（行）ごとに計算を行う（例：合計金額に対する割引率の計算）。
2. カスタムサマリー項目: グループや総計に対する計算を行う（例：グループ内のレコード数に対する特定のレコードの割合）。

主な活用例

例えば、レポートに「商談総数に対する成立商談の割合」や、「目標達成率」などのパーセント計算をレポート上で実行し、データ分析の精度を高めることができます。

数式ビルダーを開き、PERCENT_B(RowCount) のようなレポート関数や、基本的な算術演算子（+、-、/、*）を使って数式を作成します。

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作成したレポートのデータを、Salesforce外のツール（Excelなど）でさらに加工・分析したい場合に、Salesforceレポート エクスポート機能を利用します。

エクスポートの手順

1. レポートを実行し、結果画面を表示します。
2. 画面右上の「▼」ボタンをクリックし、「詳細をエクスポート」を選択します。
3. エクスポートビューとエクスポート形式を選択します。

エクスポート形式の使い分け

形式	特徴	用途
.xlsx (Excel形式)	レポートの形式（グルーピング、サマリーなど）を維持して出力。	Excelでそのまま体裁を整えて利用したい場合。
.csv (カンマ区切り)	生データ（行データ）のみを出力。データ分析・加工に最適。	他の分析ツールやシステムにデータを取り込みたい場合。

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作成したレポートは、単に画面で見るだけでなく、組織全体でSalesforce レポート 出力し、共有・活用することが重要です。

ダッシュボード連携（最も重要な出力先）

レポートは、ダッシュボードの構成要素となります。

• ダッシュボードでは、複数のレポートをグラフやゲージなどの視覚的なコンポーネントとして表示し、一目で現状を把握できるようにします。
• データに基づいた意思決定を迅速に行うために、レポートを作成したら必ずダッシュボードに連携させることを推奨します。

スケジュール設定

レポートやダッシュボードを定期的にメールで自動配信する設定が可能です。これにより、レポートを毎回手動で実行する手間が省けます。

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Salesforceレポートは、単なるデータの「出力」ツールではなく、ビジネスの「分析」と「意思決定」を加速させる強力なツールです。

基本的なレポート作成方法をマスターし、抽出条件でデータを絞り込み、関数で高度な分析を行うことで、組織のデータ活用レベルは格段に向上します。

ぜひ本記事を参考に、Salesforceレポートを最大限に活用し、データに基づいたビジネス成長を実現してください。

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