【実務者が解説】工数管理とは？プロジェクト成功の鍵とExcelとツール比較

工数管理は「だれが・どの作業に・どれくらい時間をかけたのか」を記録して、業務改善に役立てる活動です。
業務の現状を可視化することで、人的リソースの価値を高めたり短納期化の課題を解決できたりします。
当記事ではITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアのスキル管理を25年経験してきて効率化し、スキル管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がプロジェクト成功の鍵を握る、工数管理の重要性や「Excel」と「工数管理ツール」の違いをわかりやすく解説します。
工数管理が失敗する4つの原因もお伝えするので、プロジェクトを完遂して利益を最大化したい方はこのまま読み進めてください。

詳細は弊社コーポレートサイトをご確認ください

工数管理とはプロジェクトにかかる時間や人数、業務量を算出して業務効率化やコスト削減につなげるツールです。
工数は「プロジェクトに必要な人数×所要時間」で求めることができます。
簡単にいうと「だれが・どの作業に・どれくらい時間をかけたのか」を記録して、業務改善に役立てる活動といえます。
業務の現状を可視化することで「限られたリソースの価値をどうやって最大化するか」「品質の高さをどうやって維持するか」「短納期化には何が必要か」が見えてきます。
しかし現場で工数管理を行なっているにも関わらず、成果が出ないと嘆いている方も多いのではないでしょうか。
工数管理が失敗する原因として考えられる、4つの要素について以下にまとめました。

• メンバーがやらされ感を感じている
• プロジェクトに必要な作業量を把握していない
• 工数入力（日報）が適当に行われているため
• 工数管理の結果に対してアクションをとっていない

ここから、工数管理がうまくいかない4つの原因を分析したいと思います。

管理者主体の工数管理は結果を重視するあまり、メンバーに精神的負担を負わせているケースがあります。
メンバーが「効果を実感できない」「監視されている感じが嫌だ」といった感情が高まれば、工数管理に懐疑的な見方をしてしまうものです。
また、やらされ感が嫌で仕事のモチベーションが低下している可能性も否めません。

プロジェクトに想定される作業を把握していなければ、工数管理はうまくいきません。
プロジェクトを達成できる作業量を見誤ると、カツカツなスケジュールを組んだり納期に間に合わなかったりといった事態が起こります。
それぞれのタスクにどれほど時間がかかるか、作業が難しい箇所はどこかなどを理解したうえで、工数管理を行う必要があります。

いい加減に入力された工数管理表では、業務改善やコスト削減の目的が果たせません。
工数管理表は入力者が利用しやすいように、直感的かつ簡単に入力できるツールが必要となります。

工数管理に日報を入力するだけで終わってしまい、コミュニケーションが疎かになっていませんか。
業務の現状が明らかになっても、良かった点を確認し合ったり改善策を立てたりするアクションがなければ、意味がありません。
情報共有や意見交換は積極的に行ない、プロジェクトを効率的に進められるようにアイデアを出し合うことが大切です。

合わせて読みたい

アサイン管理ツールとは？150名のスキル管理を最適化したSierが解説

ITエンジニアを200名以上抱え、日々エンジニアの要員管理を25年経験してきて効率化し、アサイン管理ツールを開発・運用している弊社、DXサービス事業推進部　佐々木舞美がシステム開発企業で要員管理が重要な理由と、アサイン管理をするメリットや注意点についてお伝えします。

適切に工数管理を行えば、プロジェクトのスケジュール調整がしやすくなります。
「だれが・どの作業に・どれくらい時間をかけたか」を把握できるので、納期に間に合うスケジュール作成が可能です。
時間がかかりそうなタスクは予定を変更する、チームで支援するなど、対策を立てやすいところもポイントです。

正しい工数管理でプロジェクトごとの生産性や利益率がわかります。
どれだけ工数がかかっているかを可視化することで、黒字プロジェクトと赤字プロジェクトを見つけられますし、課題も見えてきます。
課題を克服することで生産性が向上し、利益に結びつけることが可能です。

工数管理で「誰がどの業務を担当すれば効率的か」わかるので、目的に沿った人材配置を実現できます。
業務負担が多いようならやり方を見直せますし、次のプロジェクトに活かすこともできるでしょう。
また、プロジェクトが予定通り進めば、予算や人件費といったコストの最適化にもなります。

工数管理で作業時間が明確になるため、ムダなく業務が進行し作業効率が上がることが期待できます。
プロジェクトメンバーが時間を意識して作業にあたることで、コスト意識が芽生えるのもメリットです。
「プロジェクト黒字化のため○○費を△△円まで抑えましょう」と目的を具体的に設定して、納得感を持って行動してもらうことが大切です。
利益最大化にはコストを抑えて生産性を高めることが大事なので、工数管理はプロジェクトに欠かせないツールといえます。

工数管理ツールとエクセルのメリット・デメリットを表にまとめました。

メリットの多さからわかるように、工数管理には「工数管理ツール」が最適です。
例えばプロジェクトや既存のワークフローに沿ったカスタマイズ性の高さ、他ツールと連携して入力の負担を軽減できるところが優れています。
プロジェクトをマネジメントする人からメンバーまで、進捗状況や情報を共有しながら仕事を効率的に進めてください。

一般的にエクセルの工数管理表は、WBS形式かガントチャート形式で作成します。
テンプレートが豊富で作成する時間や手間を軽減できますが、手作業での入力は大変です。
工数管理の効果を得るには時間がかかるため、長期間の運用や大人数のマネジメントを検討している方は工数管理ツールをおすすめします。

合わせて読みたい

工数管理ツールおすすめ10選！エクセルとの違いも徹底解説！

工数管理ツールは「だれが」「どの作業に」「どれくらい」時間がかかるかを記録して、業務効率化につなげるものです。エクセルでの工数管理は「同時編集できない」「手入力による作業負担が膨大」など、課題が多いと感じていませんか。エクセル管理に限界を感じている方、使いやすい工数管理ツールをお探しの方の悩みを3分で解決します。

『fapi』は、ソフトウェア開発・製造業の工数管理におすすめのクラウドツールです。
メンバーのスキルやアサイン状況を一元管理して、最適なプロジェクトアサインによって生産性向上を実現します。
fapiの強みはスキル情報を元に細かい絞り込みと部門横断を行い、迅速かつ的確なメンバーを見つけられることです。
実際にとある企業は脱Excel化・脱属人化に成功し、全体の業務工数を85%もカットできました。
fapiならExcelの課題だった「集計・分析が大変」「リアルタイムの情報がわからない」「本当はもっと適任者がいるかもしれない」などを解決できます。
プロジェクトに関するスキルや工数管理、予実管理などあらゆる情報をシステムに集約して、利益の確保を目指してください。
一カ月間の無料トライアルでは全機能を使って、操作性の良さやカスタマイズ性の高さを確認できます。
WEB上で資料のダウンロードもできますので、この機会にぜひエクセルとの違いを体験してみてください。

今回はプロジェクトにおける工数管理の重要性や、Excelと工数管理ツールの違いを比較してお伝えしました。
結論からいうと、工数管理に最適なのは「工数管理ツール」です。
工数管理ツールは入力の負担を軽減し自由度の高いカスタマイズで、業務効率化や利益最大化を実現します。
おすすめツールの『fapi』はプロジェクトに必要なスキルやアサイン状況、工数管理をシステムに集約し最適なメンバーを選出できます。